Kehadiran vendor portal bisa menyederhanakan proses procurement atau pengadaan barang dalam satu platform yang terintegrasi. Lalu, apa itu vendor portal beserta fitur dan manfaatnya untuk bisnis kamu? Simak penjelasannya di bawah ini.

Definisi Vendor Portal

Vendor portal atau dikenal juga supplier portal adalah platform online yang memudahkan perusahaan untuk melakukan procurement dengan vendor pihak ketiga. Biasanya, digunakan oleh perusahaan besar dan lembaga pemerintah yang sering berurusan dengan banyak vendor.

Untuk menggunakannya, vendor perlu mendaftar dan mengelola akun mereka di portal tersebut. Portal ini memudahkan vendor dalam mengakses dan mengelola informasi penting terkait produk atau layanan mereka, termasuk pesanan, invoice, dan detail pembayaran.

Fitur Utama Vendor Portal

Portal ini dilengkapi dengan berbagai fitur canggih yang dirancang untuk menjembatani interaksi antara buyer dan supplier. Berikut fitur utama yang ditawarkan:

  • Manajemen akun dan profil: Vendor dapat mengelola akun mereka, termasuk detail kontak, alamat, dan informasi perusahaan.
  • Manajemen pesanan: Fitur ini memungkinkan vendor untuk melihat, mengonfirmasi, dan melacak status pesanan dari buyer.
  • Invoice dan pembayaran: Vendor dapat mengajukan invoice dan melacak status pembayaran. Beberapa portal juga memungkinkan pengelolaan pembayaran secara online.
  • Pengunggahan dokumen: Fitur utama yang memungkinkan vendor mengunggah berbagai jenis dokumen seperti invoice, kontrak, sertifikat, dan dokumen penting lainnya langsung ke sistem.
  • Pengelolaan inventaris: Untuk vendor yang juga mengelola stok, fitur ini memungkinkan mereka untuk memperbarui dan mengelola inventaris yang tersedia.

Manfaat yang Ditawarkan Vendor Portal

1. Kelola procurement dari satu tempat 

Vendor portal memungkinkan vendor untuk melihat status pesanan secara real-time atau terkini. Portal ini juga dilengkapi dengan fitur otomatisasi, seperti pengiriman pesanan otomatis, konfirmasi pesanan, dan pembaruan status pesanan. 

Semua dokumen terkait pesanan, seperti invoice, kontrak, dan formulir pengiriman, dapat diunggah dan diakses melalui portal ini. Sehingga, mempermudah dalam pengelolaan dokumen dan meminimalisir penggunaan dokumen fisik yang mudah tercecer.

2. Memantau status pembayaran lebih mudah

Vendor bisa memeriksa status pembayaran mereka dan melihat apakah pembayaran sudah diproses atau belum. Portal ini juga sering terintegrasi dengan berbagai metode pembayaran, seperti transfer bank, virtual account, marketplace, atau kartu kredit virtual, yang memungkinkan semua informasi pembayaran diakses dalam satu sistem terpusat.

3. Mempermudah proses rekonsiliasi pembayaran

Vendor portal mengumpulkan semua informasi terkait transaksi di satu tempat, termasuk pesanan, invoice, dan pembayaran. Dengan data yang terpusat, proses rekonsiliasi menjadi lebih mudah karena semua informasi yang dibutuhkan sudah ada di satu sistem.

Banyak portal ini yang juga menyediakan alat untuk membuat laporan dan analisis data transaksi. Ini membantu dalam proses rekonsiliasi dengan memberikan gambaran yang jelas tentang status pembayaran dan invoice.

Seperti Paper.id yang menghadirkan supplier portal yang menjembatani interaksi antara buyer dan supplier. Kemudahan yang diberikan supplier portal dari Paper.id, yaitu sebagai berikut: 

  • Three way matching: Pengecekkan invoice, goods receipt dan PO terjadi secara digital, jadi lebih cepat dan minim eror.
  • Self service dashboard: Baik kamu dan supplier memiliki dashboard sendiri untuk tukar invoice dari awal hingga akhir proses.
  • Opsi pendanaan usaha untuk kamu dan supplier: Nikmati pendanaan berbasis invoice untuk supplier dan kamu lewat tambahan tempo sampai dengan 60 hari.

Nikmati proses setup hanya dalam 90 hari. Selain itu, supplier portal bisa dihubungkan ke sistem procurement kamu. 

Untuk info lebih lanjut cek di sini.