Business owner perlu memahami bahwa stockout bisa berdampak langsung pada hilangnya peluang penjualan. Oleh karena itu, penting untuk memastikan stok selalu tersedia agar membantu bisnis memaksimalkan penjualan dan pendapatan. Lalu, apa itu stockout, penyebab, dan cara mencegahnya?
Definisi Stockout
Stockout adalah ketika suatu bisnis kehabisan produk tertentu. Kondisi ini merupakan kebalikan dari overstock, yang terjadi ketika persediaan barang berlebih sehingga mengakibatkan penumpukan barang yang tidak terjual. Jika stockout terjadi, buyer tidak dapat memesan produk dan memaksa bisnis untuk mengubah status ketersediaan produknya.
Penyebab Terjadinya Stockout
1. Pencatatan yang tidak akurat
Pencatatan yang tidak akurat terjadi ketika adanya ketidaksesuaian antara data dalam sistem manajemen persediaan dan stok fisik di gudang. Ini karena kesalahan saat memasukkan data stok, yang bisa menyebabkan ketidaksesuaian dengan stok fisik. Lalu, jika sistem tidak diperbarui secara real-time, informasi stok yang tersedia bisa tidak akurat, sehingga mengakibatkan bisnismu sulit merespons permintaan buyer secara tepat waktu.
2. Proses pengadaan yang lambat
Jika proses pemesanan barang memakan waktu terlalu lama, stok yang ada mungkin habis lebih dahulu sebelum pesanan baru tiba. Nah, ini bisa terjadi karena berbagai alasan, seperti prosedur yang rumit, kurangnya sistem otomatis untuk pemesanan ulang, atau ketidakmampuan untuk melakukan pemesanan dalam jumlah kecil dengan cepat.
3. Keterlambatan pengiriman barang dari supplier
Ini merupakan faktor eksternal di mana pengiriman yang terlambat dari supplier dapat menyebabkan kekurangan stok. Penyebab keterlambatan ini bisa beragam, mulai dari masalah logistik, cuaca buruk, hingga kesalahan dalam manajemen supplier. Ketika pengiriman terlambat, stok yang diharapkan ada justru tidak tersedia saat dibutuhkan, sehingga, menyebabkan stockout.
4. Sistem pengelolaan inventaris yang tidak efisien
Mengandalkan proses manual dalam pengelolaan inventaris memerlukan banyak waktu dan lebih rentan terhadap kesalahan input data. Hal ini dapat memperlambat respons terhadap permintaan pasar. Sistem manual juga biasanya tidak memberikan pembaruan data secara real-time, sehingga informasi persediaan yang digunakan sudah tidak akurat dan bisa menyebabkan kehabisan stok secara tak terduga.
Cara Mencegah Stockout
1. Meningkatkan akurasi inventaris
Melakukan penghitungan stok secara rutin, seperti setiap minggu atau bulan, membantu kamu dalam mengidentifikasi perbedaan antara jumlah stok yang tercatat dan yang sebenarnya ada. Selain itu, mengintegrasikan perangkat lunak manajemen inventaris dengan semua saluran penjualan termasuk toko fisik, e-commerce, dan distributor membantu semua pihak memiliki informasi yang sama tentang ketersediaan produk.
2. Metode just-in-time (JIT) inventory
Just-in-time (JIT) inventory adalah pendekatan manajemen persediaan di mana barang hanya dipesan atau diproduksi saat dibutuhkan, tepat sebelum digunakan atau dijual. Dengan JIT, persediaan dijaga sesuai dengan permintaan saat ini untuk meminimalkan risiko kehabisan stok, sehingga selalu tersedia sesuai dengan kebutuhan yang ada.
3. Menghitung dan menyimpan stok pengaman
Safety stock adalah cadangan ekstra yang disimpan untuk situasi darurat. Jika kehabisan stok sering terjadi, penting bagimu untuk menghitung dan menyimpan safety stock berdasarkan jumlah penggunaan harian yang paling tinggi dan rata-rata, serta waktu tunggu yang paling lama dan rata-rata, yang merupakan waktu pengiriman dari supplier ke gudang.
4. Perhatikan tren pasar
Mencegah stockout dengan memperhatikan tren pasar dapat kamu lakukan dengan analisis mendalam terhadap data historis penjualan dan permintaan untuk mengidentifikasi pola dan tren yang mungkin mempengaruhi kebutuhan inventaris di masa mendatang. Kamu juga perlu menganalisis preferensi buyer yang dapat mempengaruhi permintaan produk.
5. Gunakan software manajemen inventaris
Software manajemen inventaris memungkinkan perusahaan untuk secara efisien mengelola persediaan dengan berbagai fitur, seperti pembaruan data secara real-time, monitoring level stok, dan pemberitahuan otomatis saat stok mendekati batas minimum. Dengan software ini, pengelolaan inventaris menjadi lebih efisien dan cepat karena dapat memantau dan mengelola persediaan dengan lebih akurat dan tepat waktu.
Mencegah masalah stockout, kamu bisa gunakan Paper.id yang menghadirkan fitur stok terbaik di Indonesia untuk mempermudah urusan gudang. Salah satu fitur yang dapat diandalkan adalah Penyesuaian Stok untuk menambah atau mengurangi stok jika terjadi selisih dari produk kamu pada fisik dan sistem.
Stok secara otomatis akan berkurang atau bertambah setiap kali ada invoice pembelian atau penjualan yang dikirim, jadi kamu tidak perlu menghitungnya secara manual lagi. Penyesuaian stok produk kamu pun dapat dipantau secara maksimal.
Yuk, download gratis sekarang di sini untuk optimalkan stabilitas bisnismu!