Bayangkan kamu sedang menjalankan sebuah perusahaan yang bergerak di bidang kuliner. Setiap harinya, kamu membutuhkan bahan baku segar seperti daging, sayuran, dan bumbu-bumbu untuk hidangan lezat yang digemari buyer.

Pertanyaannya, bagaimana kamu bisa memastikan bahan-bahan tersebut selalu tersedia dengan harga yang terjangkau dan kualitas yang terjamin? Nah, di sinilah peran penting procurement dalam bisnis.

Lantas, apa itu procurement? Apa peran dan tujuannya? Bagaimana prosesnya? Hingga bagaimana tantangannya? Yuk, simak selengkapnya di bawah!

Definisi Procurement

Procurement, atau pengadaan, adalah proses yang melibatkan pembelian barang, jasa, atau bahan baku yang dibutuhkan oleh suatu perusahaan atau organisasi untuk keperluan operasionalnya.

Proses ini meliputi berbagai aktivitas, mulai dari identifikasi kebutuhan, pencarian dan evaluasi supplier atau vendor, negosiasi harga, pembelian, hingga manajemen hubungan dengan supplier, vendor atau mitra lainnya.

Peran dan Tujuan Procurement

Procurement memiliki peran strategis dalam bisnis karena bisa mempengaruhi kualitas produk akhir, efisiensi operasional, dan profitabilitas. Untuk itu, tujuan utama procurement meliputi:

  1. Memastikan ketersediaan: Menjamin bahwa semua barang dan jasa yang diperlukan tersedia saat dibutuhkan.
  2. Mengoptimalkan biaya: Mencari supplier yang menawarkan harga terbaik tanpa mengorbankan kualitas.
  3. Menjaga kualitas: Memastikan barang dan jasa yang diperoleh memenuhi standar kualitas yang ditetapkan.
  4. Mengelola risiko: Mengidentifikasi dan mengurangi risiko yang terkait dengan pengadaan, seperti risiko kegagalan supplier.
  5. Mendukung inovasi: Bekerja dengan supplier untuk menemukan solusi baru dan inovatif yang dapat meningkatkan efisiensi dan kualitas.

Proses Procurement

Proses procurement umumnya terdiri dari beberapa tahapan berikut:

1. Identifikasi kebutuhan

Tahap pertama adalah mengidentifikasi kebutuhan barang, jasa, atau bahan baku yang diperlukan oleh perusahaan. Hal ini bisa dilakukan dengan menganalisis kebutuhan operasional, anggaran yang tersedia, dan spesifikasi teknis yang dibutuhkan.

Misalnya, sebuah perusahaan manufaktur yang memproduksi perangkat elektronik mungkin akan mengidentifikasi kebutuhan akan komponen semikonduktor tertentu.

2. Pencarian dan evaluasi supplier

Setelah kebutuhan diidentifikasi, langkah selanjutnya adalah mencari dan mengevaluasi supplier yang potensial. Hal ini bisa dilakukan dengan berbagai cara, seperti mencari informasi melalui internet atau meminta rekomendasi dari pihak lain.

3. Negosiasi harga

Setelah supplier terpilih, langkah selanjutnya adalah melakukan negosiasi harga. Negosiasi harga harus dilakukan dengan cermat dan profesional untuk mendapatkan harga terbaik bagi perusahaan. Pastikan juga salah satu pihak tidak merasa dirugikan.

4. Pembelian

Setelah negosiasi harga selesai, langkah selanjutnya adalah melakukan pembelian barang, jasa, atau bahan baku. Pembelian harus dilakukan sesuai dengan spesifikasi yang telah disepakati dan dengan memperhatikan prosedur yang berlaku di perusahaan.

5. Penerimaan dan pembayaran

Setelah barang, jasa, atau bahan baku diterima, langkah selanjutnya adalah melakukan penerimaan dan pembayaran. Penerimaan harus dilakukan dengan cermat untuk memastikan bahwa barang yang diterima sesuai dengan spesifikasi yang telah disepakati. Pembayaran harus dilakukan sesuai dengan waktu yang telah disepakati dalam kontrak pembelian.

6. Manajemen hubungan supplier

Membangun dan memelihara hubungan yang baik dengan supplier adalah penting untuk memastikan kelancaran dan efisiensi proses procurement. Hal ini bisa dilakukan dengan cara berkomunikasi secara terbuka dan transparan dengan supplier, memberikan feedback yang konstruktif, dan menyelesaikan masalah dengan cepat dan profesional.

Strategi dalam Procurement 

Strategi yang efektif dalam procurement bisa memberikan keuntungan kompetitif bagi perusahaan. Beberapa strategi tersebut meliputi:

  1. Strategi sumber tunggal (Single Sourcing): Memilih satu supplier utama untuk barang atau jasa tertentu. Keuntungan: hubungan jangka panjang dan diskon volume. Risiko: ketergantungan pada satu supplier.
  2. Strategi sumber ganda (Multiple Sourcing): Menggunakan beberapa supplier untuk barang atau jasa yang sama. Keuntungan: mengurangi risiko dan meningkatkan kompetisi harga. Risiko: kompleksitas manajemen supplier.
  3. Strategi pengadaan elektronik (E-Procurement): Menggunakan platform digital untuk mengelola proses procurement. Keuntungan: efisiensi, transparansi, dan pengurangan biaya transaksi.
  4. Supplier Relationship Management (SRM): Membangun hubungan yang kuat dan strategis dengan supplier utama untuk mendorong kolaborasi dan inovasi.

Tren dan Tantangan dalam Procurement

Tren terbaru dalam procurement mencakup peningkatan fokus pada keberlanjutan dan tanggung jawab sosial, adopsi teknologi digital, dan pengelolaan risiko yang lebih baik. Namun, ada juga berbagai tantangan yang harus dihadapi:

  1. Volatilitas pasar: Perubahan harga bahan baku dan fluktuasi pasar global bisa mempengaruhi biaya dan ketersediaan barang.
  2. Regulasi dan kepatuhan: Mematuhi berbagai regulasi lokal dan internasional juga bisa menjadi kompleks dan memakan waktu.
  3. Keberlanjutan: Menjaga keseimbangan antara efisiensi biaya dan tanggung jawab lingkungan.
  4. Risiko supply chain: Mengelola risiko yang terkait dengan rantai pasokan global, termasuk bencana alam, perubahan politik, dan kegagalan supplier.

Nah, itu dia penjelasan mengenai procurement. Ya, pengadaan menjadi proses yang penting bagi perusahaan untuk mendapatkan barang, jasa, atau bahan baku yang dibutuhkan dengan kualitas yang baik dan harga yang kompetitif. 

Dengan menerapkan strategi procurement yang efektif, perusahaan bisa menghemat biaya, meningkatkan efisiensi, meminimalkan risiko, meningkatkan kualitas, dan mendukung pencapaian tujuan bisnisnya.

Berbicara soal pengadaan barang atau jasa, tentu kamu membutuhkan dokumen seperti atau Purchase Order sebagai daftar pembelian yang harus kamu list sebelum memesan ke supplier. Bayangkan, jika kamu harus membuat PO secara manual dengan jumlah yang tidak sedikit, akan memakan banyak waktu, ‘kan?

Nah, solusinya kamu bisa buat Purchase Order lebih mudah dan secara digital di Paper.id. Kamu bisa kirim langsung ke supplier, kamu juga bisa langsung mengubah menjadi Purchase Invoice dengan sekali klik, jadi 3x lebih cepat dari biasanya!

Yuk, download aplikasinya dengan klik banner berikut ini!

download paper