Procure to pay adalah istilah yang sering ditemui dalam dunia bisnis. Proses ini memiliki tahap awal yang berupa penyusunan daftar permintaan pembelian atas barang atau jasa tertentu. Lalu, apa itu procure to pay, manfaat utama, dan langkah-langkahnya? Simak di bawah ini.
Definisi Procure to Pay
Procure to pay adalah serangkaian proses terkait dengan pembelian barang atau jasa, dimulai dari identifikasi kebutuhan pembelian hingga pembayaran kepada supplier. Proses ini menggabungkan langkah-langkah pembelian, penerimaan barang, dan pembayaran dalam satu alur kerja.
Selain itu, procure to pay juga mencakup penanganan berbagai dokumen seperti formulir persetujuan pembelian, purchase order, laporan penerimaan barang atau jasa, dan invoice dari supplier. Agar lebih jelas, berikut langkah-langkah proses procure to pay yang perlu kamu ketahui.
Langkah-Langkah Proses Procure to Pay
1. Buat daftar permintaan pembelian
Langkah pertama adalah menyusun daftar permintaan pembelian. Daftar ini disusun ketika ada kebutuhan akan pembelian barang atau jasa, kemudian diajukan kepada manajer terkait untuk mendapatkan persetujuan. Jumlah persetujuan yang diperlukan bisa bervariasi tergantung pada skala pembelian tersebut.
2. Pilih supplier
Setelah mendapat persetujuan, langkah selanjutnya adalah memilih supplier dari daftar yang disetujui untuk membeli barang atau jasa tersebut. Pemilihan suplier bisa dipengaruhi oleh pertimbangan seperti industri, lokasi, dan harga.
3. Buat pesanan pembelian
Kemudian, membuat purchase order (PO) yang akan dikirim kepada supplier yang telah dipilih. Terkadang, tergantung pada ukuran dan jenis pembelian, beberapa purchase order mungkin perlu kita kirimkan ke beberapa supplier.
4. Menerima barang dan jasa
Setelah supplier menerima pesanan pembelian, mereka akan mengirimkan barang atau jasa kepada pembeli. Jika tidak ada kendala, pesanan tersebut akan disetujui, dan supplier akan menandainya sebagai “terpenuhi”.
5. Terima invoice yang cocok dengan pembelian
Buyer menerima invoice dari supplier yang mencantumkan jumlah yang harus dibayarkan dan tanggal jatuh tempo. Invoice tersebut juga mencatat barang atau jasa yang telah diberikan.
6. Rekonsiliasi dan setujui invoice
Untuk memastikan keakuratan status pembelian, invoice dari supplier perlu diperbandingkan dengan pesanan pembelian yang di awal. Ketika buyer dan manajer yang bertanggung jawab secara resmi mengonfirmasi penerimaan barang atau layanan, barulah invoice bisa diajukan untuk proses pembayaran.
7. Bayar supplier
Terakhir, invoice yang telah disetujui perlu dikirim ke tim keuangan yang bertanggung jawab atas pembayaran. Umumnya, pembayaran dilakukan melalui cek atau transfer ke rekening bank supplier. Namun, untuk transaksi internasional, mungkin ada persyaratan pembayaran yang berbeda.
8. Analisis kinerja dan identifikasi hambatan yang perlu ditingkatkan
Langkah pertama dalam analisis ini adalah mengumpulkan data dari seluruh proses procure to pay termasuk waktu pemrosesan, biaya yang dikeluarkan, kepuasan supplier, dan internal. Data ini kemudian digunakan untuk memantau key performance indicator (KPI) yang relevan, seperti lead time pengadaan, tingkat akurasi pesanan, tingkat penyelesaian invoice tepat waktu, biaya pemrosesan, dan tingkat kepuasan supplier.
9. Perbarui kinerja supplier
Terakhir, penting untuk mengevaluasi kinerja supplier saat ini. Sudahkah barang atau jasa diterima sesuai dengan waktu yang telah disepakati? Apakah kuantitas, kualitas, dan biayanya sesuai dengan kesepakatan yang ada di kontrak?
Pemantauan kinerja supplier penting dilakukan. Dengan memperbarui catatan kinerja supplier, lebih mempersiapkan kamu dalam bernegosiasi, mengelola proses keuangan, dan meningkatkan efisiensi biaya serta kinerja bisnis.
Bagaimana Digitalisasi Membantu Procure to Pay Lebih Efisien?
Karena proses procure to pay panjang, business owner bisa mengandalkan platform digital untuk membantu prosesnya agar lebih ringkas dan merasakan beberapa manfaat seperti:
1. Menyederhanakan proses pengadaan barang
Procure to pay mempermudah proses pengadaan barang dari mulai pengajuan pembelian hingga pembayaran. Software procure to pay ini menghubungkan seluruh bagian perusahaan, mempercepat persetujuan pembelian, membantu memilih supplier berdasarkan data, serta membuat dan mengirimkan purchase order (PO) secara elektronik yang bisa dilacak dengan mudah.
2. Mengurangi biaya pemrosesan invoice hingga 80%
Menerapkan sistem paperless dalam proses procure to pay mengurangi biaya dan waktu hingga 80% dalam pemrosesan invoice. Dengan sistem paperless, membantu mengurangi masalah yang sering terjadi dalam proses manual procure to pay, seperti kesalahan dalam memasukkan data, pengaturan persetujuan, atau masalah lain yang bisa memperlambat atau mengganggu proses pembayaran.
3. Meningkatkan hubungan dengan supplier
Procure to pay memungkinkan komunikasi yang lebih terstruktur dan transparan antara perusahaan dengan supplier. Melalui platform procure to pay, supplier dapat dengan mudah mengakses informasi terkait permintaan pembelian, status pembayaran, dan detail lainnya secara real-time.
Proses ini dapat dilakukan dengan platform invoicing, karena pembuatan invoice merupakan salah satu langkah kunci dalam proses tersebut. Platform invoicing mengotomatiskan pembuatan, pengiriman, dan pelacakan invoice, mengurangi beban kerja manual dan menghemat waktu.
Kamu dapat menggunakan Paper.id sebagai platform invoicing yang membuat invoice digital secara otomatis. Dengan Paper.id, kamu bisa menggunakan invoice digital yang dilengkapi e-Materai, sehingga proses penagihan ribuan invoice bisa dilakukan lebih cepat dan mudah.
Kamu juga tak perlu repot untuk mengingatkan buyer akan invoice yang perlu dibayar, karena Paper.id menyediakan fitur invoice reminder yang secara otomatis mengingatkan buyer. Selain membuat dan mengirim invoice, buyer bisa bayar invoice melalui kartu kredit, VA, transfer bank, QRIS, dan masih banyak lagi.
Segera download Paper.id di sini dan nikmati kemudahannya!