Payment reconciliation atau rekonsiliasi pembayaran sering kali masih dilakukan secara manual dengan mencocokkan setiap transaksi satu per satu. Proses ini bisa sangat memakan waktu. Oleh karena itu, untuk mempermudah pemahaman, simak penjelasan payment reconciliation di bawah ini.
Definisi Payment Reconciliation
Payment reconciliation atau rekonsiliasi pembayaran adalah proses mencocokkan dan membandingkan catatan transaksi untuk memastikan bahwa pembayaran yang dilakukan atau diterima sudah akurat dan konsisten dengan apa yang tercatat dalam buku akuntansi atau laporan keuangan bisnis. Proses rekonsiliasi bisa dilakukan secara harian, mingguan, atau bulanan.
Proses ini bertujuan untuk memastikan kesesuaian antara catatan keuangan dan pembayaran yang masuk, guna mencegah adanya ketidaksesuaian dalam catatan keuangan. Dengan mengelola catatan keuangan dengan baik, perusahaan bisa menghindari biaya overdraft, memahami pola pengeluaran, dan memantau arus kas. Hal ini membantu meningkatkan efisiensi operasional bisnis.
Jenis-Jenis Payment Reconciliation
1. Rekonsiliasi bank
Rekonsiliasi bank adalah proses mencocokkan transaksi yang tercatat dalam akun kas perusahaan dengan transaksi yang tercantum dalam laporan bank. Tujuannya adalah memastikan bahwa saldo kas yang tercatat di buku perusahaan sama dengan yang dilaporkan oleh bank. Contohnya dinyatakan dalam tabel rekonsiliasi bank di bawah ini.
| PT Lukman Abadi Jaya | |||
| Rekonsiliasi Bank | |||
| Periode 31 Juli 2024 | |||
| Keterangan | Buku Perusahaan (Rp) | Rekening Bank (Rp) | Penyesuaian (Rp) |
| Saldo awal | Rp10.000.000 | Rp10.500.000 | |
| Tambah: Setoran dan pemasukan | 5.000.000 | Rp4.000.000 | |
| Kurang: pembayaran dan penarikan | (3.000.000) | (2.000.000) | |
| Saldo akhir | Rp12.000.000 | Rp12.500.000 | |
| Penyesuaian | |||
| (+) Setoran dan pemasukan yang belum tercatat | Rp1.000.000 | ||
| (-) Pembayaran dan penarikan yang belum tercatat | (Rp500.000) | ||
| Saldo akhir setelah penyesuaian | Rp12.000.000 | Rp12.000.000 | |
2. Rekonsiliasi kartu kredit
Rekonsiliasi kartu kredit mirip dengan rekonsiliasi bank, tetapi khusus untuk akun kartu kredit. Proses ini melibatkan pencocokan transaksi yang tercatat dalam sistem akuntansi dengan laporan kartu kredit untuk memastikan semuanya akurat dan mendeteksi transaksi yang tidak sah atau penipuan. Contohnya dinyatakan dalam tabel rekonsiliasi kartu kredit di bawah ini.
| Tanggal | Keterangan Transaksi | Jumlah (Rp) | Laporan Kartu Kredit (Rp) | Catatan Internal (Rp) | Selisih (Rp) |
| 01/07/2024 | Pembelian A | Rp500,000 | Rp500,000 | Rp500,000 | 0 |
| 03/07/2024 | Pembelian B | Rp250,000 | Rp250,000 | Rp250,000 | 0 |
| 07/07/2024 | Biaya Administrasi | Rp100,000 | Rp100,000 | Rp100,000 | 0 |
| 10/07/2024 | Pembelian C | Rp400,000 | Rp400,000 | Rp390,000 | -10,000 |
| 15/07/2024 | Pembelian D | Rp300,000 | Rp300,000 | Rp300,000 | 0 |
| Total | Rp1,550,000 | Rp1,550,000 | Rp1,540,000 | -10,000 | |
3. Rekonsiliasi piutang
Rekonsiliasi piutang adalah proses mencocokkan pembayaran dari buyer dan nota kredit dengan invoice yang telah dikeluarkan untuk memastikan catatan pembayaran akurat. Proses ini penting untuk mengidentifikasi dan meminimalkan risiko kesalahan pencatatan, serta memastikan bahwa semua transaksi tercatat dengan benar dalam laporan keuangan. Contohnya dalam tabel rekonsiliasi piutang di bawah ini.
| PT Lukman Abadi Jaya | ||||||
| Rekonsiliasi Bank | ||||||
| Periode 31 Juli 2024 | ||||||
| Keterangan | Tanggal | Nomor Invoice | Jumlah Piutang (Rp) | Status Piutang Catatan Perusahaan | Status Piutang Catatan Buyer | Selisih (Rp) |
| PT. ABC | 2024-07-01 | 2001 | Rp5.000.000 | Belum dibayar | Belum dibayar | 0 |
| PT. EFG | 2024-07-10 | 2002 | Rp3.000.000 | Terbayar | Terbayar | 0 |
| PT. KLM | 2024-07-15 | 2003 | Rp7.000.000 | Belum dibayar | Terbayar | 0 |
4. Rekonsiliasi utang
Rekonsiliasi utang adalah proses untuk memastikan bahwa catatan utang dalam buku besar perusahaan sesuai dengan invoice dan pembayaran yang ditagih supplier. Proses ini membantu bisnis memastikan bahwa jumlah yang mereka utang kepada supplier sudah benar dan pembayaran telah dilakukan tepat waktu. Contohnya dinyatakan dalam tabel rekonsiliasi utang di bawah ini.
| PT Lukman Abadi Jaya | ||||||
| Rekonsiliasi Bank | ||||||
| Periode 31 Juli 2024 | ||||||
| Tanggal | Nomor Invoice | Nama Kreditor | Jumlah Invoice | Pembayaran | Jumlah yang Terutang | Ket. |
| 01/07/2024 | INV-001 | PT. ABC | Rp5.000.000 | Rp4.000.000 | Rp1.000.000 | Terbayar sebagian |
| 05/07/2024 | INV-002 | PT. EFG | Rp3.000.000 | Rp3.000.000 | Rp0 | Lunas |
| 10/07/2024 | INV-003 | PT. KLM | Rp2.500.000 | Rp0 | Rp2.500.000 | Belum dibayar |
| 15/07/2024 | INV-004 | PT. OPQ | Rp4.000.000 | Rp1.000.000 | Rp3.000.000 | Terbayar sebagian |
5. Rekonsiliasi buku besar
Rekonsiliasi buku besar adalah proses yang mencakup berbagai jenis rekonsiliasi, termasuk yang telah disebutkan sebelumnya. Perusahaan memeriksa dan membandingkan saldo akun yang tercatat di buku besar dengan saldo yang terdapat dalam laporan bank atau catatan keuangan lainnya. Tujuan utama dari rekonsiliasi buku besar adalah untuk memastikan bahwa semua transaksi dan akuntansi perusahaan telah dicatat dengan akurat. Contohnya dinyatakan dalam tabel rekonsiliasi buku besar di bawah ini.
| PT Lukman Abadi Jaya | ||||||
| Rekonsiliasi Bank | ||||||
| Periode 31 Juli 2024 | ||||||
| Tanggal | Deskripsi | Debit (Rp) | Kredit (Rp) | Saldo Buku Besar (Rp) | Saldo Kas (Rp) | Selisih (Rp) |
| 30-06-2024 | Saldo Awal | – | – | Rp10.000.000 | Rp10.000.000 | – |
| 01-07-2024 | Setoran Tunai | Rp2.000.000 | – | Rp12.000.000 | Rp12.000.000 | – |
| 05-07-2024 | Pembayaran Biaya | – | Rp500.000 | Rp11.500.000 | Rp11.500.000 | – |
| 08-07-2024 | Penarikan Kas | – | Rp1.000.000 | Rp10.500.000 | Rp10.500.000 | – |
| 15-07-2024 | Kas untuk Pembayaran | Rp200.000 | – | Rp10.700.000 | Rp10.700.000 | – |
| 20-07-2024 | Kesalahan Penginputan | – | – | Rp10.800.000 | Rp10.700.000 | Rp100.000 |
| 25-07-2024 | Biaya Administrasi | – | Rp200.000 | Rp10.600.000 | Rp10.600.000 | – |
Cara Kerja Payment Reconciliation
Rekonsiliasi invoice melibatkan proses sistematis untuk memastikan bahwa invoice sesuai dengan purchase order dan pembayaran dilakukan tepat waktu. Berikut cara kerja dari proses ini:
- Kumpulkan dokumen: Kumpulkan semua dokumen terkait, seperti invoice, purchase order, laporan penerimaan, dan dokumen lainnya.
- Cocokkan informasi: Bandingkan informasi pada invoice dengan purchase order dan laporan penerimaan untuk memastikan detail seperti deskripsi produk, jumlah, dan harga sudah sesuai.
- Identifikasi apakah ada ketidaksesuaian: Jika ada perbedaan atau ketidaksesuaian jumlah atau harga, hubungi supplier atau periksa kemungkinan kesalahan entri data.
- Catat transaksi: Setelah proses rekonsiliasi selesai, catat transaksi tersebut dalam sistem akuntansi. Pastikan semua rincian, seperti jumlah pembayaran dan tanggal, dicatat dengan benar untuk menjaga akurasi laporan keuangan perusahaan.
- Setujui hasil rekonsiliasi: Setelah semua dokumen dan informasi diverifikasi, berikan persetujuan resmi atas hasil rekonsiliasi. Langkah ini penting sebagai tanda bahwa proses rekonsiliasi sudah selesai.
- Simpan catatan: Simpan catatan proses rekonsiliasi dan salinan semua dokumen terkait untuk keperluan audit.
Proses payment reconciliation tersebut dapat disederhanakan menggunakan Paper.id sebagai platform invoicing yang mampu membuat dan membayar invoice digital tanpa batasan dengan beragam template yang telah tersedia.
Di Paper.id, proses rekonsiliasi pembayaran terjadi otomatis. Invoice yang sudah terbayar, statusnya akan tergantung langsung. Data tercata real-time, sehingga memudahkan kinerja tim finance, sekaligus meminimalisir human error.
Untuk informasi lebih lanjut, klik di sini.
Tunggu apalagi? Daftar sekarang Paper.id gratis di sini untuk bisnismu!