Manajemen persediaan yang baik membantu mengurangi biaya penyimpanan, penanganan, pemesanan ulang barang, hingga menjaga hubungan baik dengan pemasok. Namun, business owner juga perlu memahami definisi manajemen persediaan, metode yang ada, dan cara menjaga persediaan yang baik. Simak penjelasannya di bawah ini!
Definisi Manajemen Persediaan
Manajemen persediaan mengacu pada proses pemesanan, penyimpanan, penggunaan, dan penjualan inventaris perusahaan yang mencakup pengelolaan bahan mentah, komponen dan produk jadi, serta pergudangan dan pemrosesan barang-barang tersebut.
Manajemen persediaan juga dikenal dengan inventaris atau daftar lengkap dari semua barang, bahan, perlengkapan yang dimiliki oleh bisnis atau organisasi untuk kegiatan operasional sehari-hari. Oleh karena itu, pentingnya memahami manajemen persediaan bagi business owner.
Metode Manajemen Persediaan
1. Manajemen tepat waktu
Metode manajemen tepat waktu memungkinkan perusahaan menghemat sejumlah besar uang dan mengurangi pemborosan dengan hanya menyimpan persediaan atau inventaris yang diperlukan untuk memproduksi dan menjual produk. Pendekatan ini mengurangi biaya penyimpanan dan asuransi, serta biaya membuang kelebihan persediaan.
2. Perencanaan kebutuhan material
Metode manajemen persediaan ini bergantung pada perkiraan penjualan. Artinya, produsen harus memiliki catatan penjualan yang akurat untuk mengkomunikasikan kebutuhan tersebut dengan pemasok bahan secara tepat waktu.
3. Hari penjualan persediaan
Hari penjualan persediaan atau day sales of inventory (DSI) adalah rasio keuangan yang menunjukkan rata-rata waktu dalam hari yang dibutuhkan perusahaan untuk mengubah persediaannya, termasuk barang dalam proses menjadi penjualan. Umumnya, DSI yang lebih rendah lebih disukai karena menunjukkan durasi yang lebih singkat untuk membersihkan persediaan, meskipun rata-rata day sales of inventory (DSI) bervariasi dari satu industri ke industri lainnya.
4. Kuantitas pemesanan ekonomis
Kuantitas pemesanan ekonomis atau economic order quantity (EOQ) adalah metode yang digunakan dalam manajemen persediaan dengan menghitung jumlah unit yang harus ditambahkan perusahaan ke dalam persediaannya dengan setiap pesanan batch untuk mengurangi total persediaan sambil mengasumsikan permintaan konsumen konstan.
Cara Menjaga Persediaan yang Baik
1. Tentukan sumber produk dan metode penyimpanan
Jika semua persediaan disimpan di fasilitas sendiri, ini berarti kontrol dan proses inventaris ditangani secara internal. Namun, jika persediaan disimpan secara eksternal di gudang pemasok atau menggunakan pemasok dropship, business owner perlu menghubungkan proses inventaris dan alat data ke sistem mereka.
2. Menentukan cara melacak data persediaan
Data persediaan yang ingin dicatat dan lacak, umumnya mencakup nomor produk internal dan pemasok, quantities on hand (QOH) atau jumlah stok saat ini per-item, lokasi penyimpanan produk, informasi pemasok, biaya produk, dan harga eceran. Sehingga, mengelola ini semua dapat dilakukan dengan mudah secara digital atau menggunakan aplikasi.
3. Membuat sistem SKU internal
Membuat sistem stock keeping unit (SKU) atau unit penyimpanan stok produk internal berguna untuk mengidentifikasi dan melacak produk dengan cepat selama aktivitas bisnis sehari-hari. SKU umumnya menggunakan kombinasi huruf dan angka yang disusun untuk menyampaikan detail penting tentang suatu item secara sekilas.
4. Mengatur area penyimpanan persediaan
Jika persediaan atau inventaris disimpan di fasilitas sendiri, langkah pertama adalah merancang dan menandai area penyimpanannya, seperti rak-rak, dan kemudian menetapkan setiap produk ke area yang telah ditentukan. Di sinilah, SKU internal berharga karena memudahkan penghubungan area tertentu di toko, ruang penyimpanan, atau gudang menggunakan kode-kode yang telah ditentukan.
5. Gunakan prediksi untuk memesan persediaan
Prediksi memperkirakan berapa banyak inventaris yang diperlukan untuk memenuhi permintaan yang akan datang. Tentu saja, ini melibatkan banyak faktor, seperti kecepatan penjualan produk, promosi yang akan datang, tren pasar, musim, pertumbuhan bisnis, dan sebagainya.
6. Mengatur prosedur penerimaan persediaan
Prosedur terbaik adalah menerima stok berdasarkan pesanan pembelian dan membuka serta memeriksa semua kotak untuk memastikan semuanya sudah benar. Jangan bergantung pada label kotak dan slip pengepakan dari pemasok saja karena mereka bisa melakukan kesalahan. Setelah diterima, stok juga harus segera disimpan di tempat yang telah ditentukan.
7. Melacak tingkat persediaan
Melacak tingkat persediaan dapat dilakukan dengan perhitungan siklus, yaitu bagi inventaris menjadi beberapa bagian yang dihitung secara bergilir berdasarkan jadwal, ini bisa berdasarkan pemasok, kategori barang atau lokasi stok. Kedua, Pemeriksaan mendadak, yaitu perhitungan berkala pada beberapa barang untuk menemukan kesalahan dalam penyimpanan pemesanan atau kehilangan karena pencurian.
Nah, apakah manajemen persediaanmu sudah berjalan optimal? Atau masih sering telat, terutama dalam soal produksi? Coba cek kesehatannya lewat fitur cash flow check up dari Paper.id.
Kamu bisa mengecek manajemen persediaan, penagihan ke buyer hingga pembayaran ke supplier dengan maksimal. Dengan begitu, kamu tahu apakah siklus cash flow kamu perlu ditingkatkan atau sudah sesuai taraf yang ada. Coba sekarang gratis dan evaluasi cash flow dalam 5 menit!