Late payment fee atau denda keterlambatan pembayaran merupakan konsekuensi bagi buyer yang tidak membayar tagihan tepat waktu. Bagi supplier, keterlambatan pembayaran dapat berdampak negatif terhadap cash flow dan operasional mereka.
Sementara bagi buyer, denda ini menjadi sanksi untuk mematuhi syarat pembayaran yang telah disepakati dengan supplier. Lalu, apa itu late payment fee, besaran denda, dan cara menghindari tagihan yang telat dibayar buyer? Simak di bawah ini.
Definisi Late Payment Fee
Late payment fee adalah biaya tambahan yang harus dibayar pelanggan bila mereka tidak membayar tagihan pada tanggal jatuh tempo. Biaya ini berfungsi sebagai insentif untuk mendorong pembayaran tepat waktu dan mengkompensasi kerugian atau gangguan kas bisnis kamu yang mungkin terjadi akibat buyer terlambat membayar.
Besaran Denda yang Ideal untuk Late Payment
Biasanya, denda yang ideal atau dianggap wajar atas late payment adalah sebesar 1% sampai 2% dari total invoice per bulan untuk beberapa industri atau situasi. Namun, besaran ini bisa bervariasi dan tidak harus selalu terkait dengan pembebanan biaya.
Opsi lain yang bisa kamu ambil adalah mempertimbangkan pemutusan buyer di mana kamu sebagai supplier tidak lagi menyuplai barang ke buyer tersebut. Oleh karena itu, penting untuk melakukan riset di industri yang kamu geluti dan pelajari beberapa invoice yang biasanya ditetapkan oleh bisnis sejenis.
Cara Menghindari Invoice yang Telat Dibayar
1. Perluas opsi pembayaran
Opsi pembayaran yang tidak fleksibel dapat menjadi alasan tidak membayar invoice tepat waktu. Oleh karena itu, pertimbangkan untuk memperluas metode pembayaran kamu dengan menyertakan kartu kredit atau pembayaran digital, seperti QRIS, VA, m-banking, hingga melalui marketplace..
2. Tawarkan diskon untuk pembayaran cepat
Kamu bisa mempertimbangkan untuk menawarkan diskon bagi buyer yang membayar cepat. Misalnya, buyer mendapat diskon 5% jika membayar dalam waktu 10 hari. Jika tidak, buyer harus membayar penuh tagihan dalam waktu 30 hari.
3. Minta pembayaran di muka
Kamu bisa menetapkan kebijakan pembayaran di muka sebesar 20% sampai 50% dari total harga kepada buyer. Sertakan ketentuan pembayaran di muka ini dalam kontrak kesepakatan dengan buyer. Pastikan bahwa persyaratan ini tertulis dengan jelas dan dipahami bersama sejak awal.
4. Gunakan invoice otomatis
Sistem invoice otomatis dapat dikonfigurasi untuk mengirimkan pengingat pembayaran secara otomatis kepada buyer menjelang jatuh tempo pembayaran. Hal ini membantu meningkatkan kesadaran buyer untuk membayar. Dengan otomatisasi, kamu juga memastikan bahwa setiap invoice terisi informasi yang tepat dan lengkap, seperti tanggal jatuh tempo, rincian pembayaran, dan syarat-syarat lainnya.
Kini, kamu tak perlu membuat invoice secara manual karena Paper.id menghadirkan solusi bagi para business owner untuk mengelola invoice secara otomatis. Di Paper.id, kamu bisa membuat invoice digital yang langsung tertera e-Materai.
Paper.id juga menghadirkan fitur invoice reminder (pengingat invoice) yang secara otomatis dikirimkan ke buyer. Buyer dapat membayar tagihan menggunakan kartu kredit, VA, m-banking, e-wallet, QRIS, dan masih banyak lagi.
Download Paper.id di sini dan rasakan kemudahannya!