Proses invoicing memerlukan langkah verifikasi sebelum akhirnya invoice dibayarkan. Langkah ini dikenal sebagai invoice verification, yang memastikan bahwa semua detail invoice sudah benar dan sesuai dengan pesanan sebelum pembayaran dilakukan. Untuk mempermudah, berikut penjelasan mengenai invoice verification dan cara kerjanya.
Definisi Invoice Verification
Invoice verification atau verifikasi faktur adalah proses untuk memastikan keakuratan dan keaslian invoice yang masuk sebelum disetujui untuk dibayar. Proses ini melibatkan pencocokan detail invoice dengan pesanan pembelian, bukti pengiriman, dan perjanjian kontraktual.
Tujuannya adalah memastikan semuanya sesuai dengan dokumen yang sah dan mencegah potensi fraud atau penipuan. Setelah invoice diverifikasi dan disetujui, proses pembayaran pun dapat dilanjutkan.
Dokumen yang Diperlukan Invoice Verification
Dokumen yang diperlukan untuk verifikasi invoice bisa berbeda-beda tergantung pada jenis transaksi, kebijakan perusahaan, atau peraturan industri yang berlaku. Namun, beberapa dokumen yang biasanya digunakan dalam proses ini antara lain:
- Invoice asli dari supplier atau vendor
- Kontrak atau perjanjian detail antara supplier dan buyer
- Purchase order untuk memastikan produk atau layanan yang dipesan sudah sesuai
- Formulir order pengiriman yang telah ditandatangani dengan rincian lengkap
- Catatan pembayaran untuk semua pengeluaran yang tercantum
Cara Kerja Invoice Verification
1. Konfirmasi detail invoice
Langkah awal dalam proses invoice verification adalah memeriksa semua detail pada invoice secara menyeluruh, seperti:
- Harga
- Jumlah
- Tanggal
- Deskripsi barang atau jasa
- Pajak atau biaya yang diterapkan
- Jumlah total yang harus dibayar
Setiap biaya tambahan atau diskon juga harus diperiksa. Bandingkan informasi yang tertulis pada invoice dengan pesanan pembelian untuk memastikan bahwa supplier mengenakan biaya sesuai dengan perjanjian.
2. Verifikasi informasi supplier
Langkah berikutnya adalah memeriksa detail informasi tentang supplier, termasuk nama, alamat, dan kontak, untuk memastikan bahwa semuanya sesuai dengan catatan perusahaan. Memverifikasi informasi supplier penting untuk menghindari kesalahan pembayaran dan potensi fraud atau penipuan.
3. Verifikasi dokumen pendukung
Periksa apakah ada dokumen pendukung seperti purchase order (PO) atau kontrak yang relevan dan cocok dengan invoice. Verifikasi juga apakah ada nota pengiriman atau bukti penerimaan barang yang menyertai invoice. Ada tiga opsi dasar yang bisa dipilih untuk verifikasi invoice.
- Two-way matching: Mencocokkan invoice dengan purchase order (PO).
- Three-way matching: Mencocokkan invoice dengan purchase order (PO), dan goods receipt (GR).
- Four-way matching: Mencocokkan invoice dengan purchase order (PO), goods receipt (GR), dan pembayaran (payment).
4. Persetujuan invoice
Setelah invoice sesuai dengan kontrak, maka selanjutnya invoice harus mendapatkan persetujuan dari pihak yang berwenang di perusahaan sebelum dibayarkan. Persetujuan biasanya didapatkan dari manajer atau eksekutif yang memiliki wewenang untuk menyetujui pembayaran invoice. Persetujuan umumnya menyesuaikan dengan anggaran dan kebijakan perusahaan.
5. Pembayaran invoice
Setelah semua verifikasi selesai dan disetujui, lakukan pembayaran sesuai dengan syarat dan ketentuan yang tertera di invoice, seperti tanggal jatuh tempo atau periode pembayaran yang disepakati. Metode pembayaran pun bisa beragam, mulai dari tunai, cicilan, atau digital, seperti transfer bank, virtual account, QRIS, hingga virtual credit card.
Proses invoice verification tersebut dapat disederhanakan menggunakan Paper.id sebagai platform invoicing yang mampu membuat dan membayar invoice digital tanpa batasan dengan beragam template yang telah tersedia. Invoice dari Paper.id juga telah terjamin keabsahannya karena dilengkapi e-Materai dari PERURI.
Kamu juga bisa mengirimkan invoice digital secara otomatis ke buyer melalui email, SMS, dan WhatsApp. Buyer pun bisa membayar melalui metode m-banking, VA, Tokopedia, Shopee, Blibli, hingga kartu kredit untuk tambahan tempo pembayaran. Semua transaksi dan proses tercatat otomatis.
Tunggu apalagi? Daftar sekarang Paper.id gratis di sini.