Jika jumlah invoice yang perlu diproses sangat banyak, maka pengelolaannya bisa memakan waktu lama dan memerlukan banyak tenaga kerja. Namun, dengan hadirnya invoice generator atau teknologi yang membantu membuat invoice digital, masalah ini kini bisa teratasi. Apa itu invoice generator? Simak penjelasan lengkapnya di bawah ini.

Definisi Invoice Generator 

Invoice generator adalah software yang digunakan untuk membuat dan mengelola faktur (invoice) secara otomatis. Alat ini memungkinkan kamu membuat invoice dengan template yang telah tersedia untuk berbagai jenis transaksi atau buyer, sehingga kamu tidak perlu membuatnya dari awal. 

Dengan invoice generator, kamu bisa menyesuaikan template sesuai kebutuhan bisnis, menambahkan logo, detail perusahaan, dan informasi penting lainnya secara cepat dan efisien. Pada tahap ini, invoice dibuat secara otomatis dan siap dikirimkan ke buyer.

Elemen Isi Invoice pada Invoice Generator

1. Header atau bagian atas invoice

Pada bagian header berisi logo perusahaan di sebelah kiri atau kanan tergantung template. Kamu bisa menambahkan logo perusahaan untuk memberikan tampilan yang lebih profesional pada invoice. Jika bisnismu belum memiliki logo, kamu bisa membiarkan bagian ini kosong, asalkan isi invoice lainnya sudah lengkap dan benar.

2. Nama dan detail perusahaan

Informasi ini mencakup nama dan kontak perusahaan, seperti alamat, nomor telepon, dan email. Biasanya, detail perusahaan ditulis di bagian atas invoice untuk membedakan antara perusahaan yang memberikan barang atau jasa dan perusahaan yang menerimanya.

3. Nama dan detail buyer 

Tuliskan dengan jelas nama dan detail kontak buyer atau klien kamu. Detail kontak ini harus mencakup alamat, nomor telepon, dan alamat email. Tujuannya adalah untuk memastikan bahwa informasi tentang buyer cukup lengkap dan mudah dihubungi.

4. Nomor dan tanggal invoice 

Nomor invoice berisi nomor file (INV0001), kode tagihan, atau nomor pesanan berdasarkan tanggal. Jika kamu menggunakan invoice generator atau software, sistem akan otomatis membuat dan memperbarui setiap nomor invoice setiap kali digunakan.

Kemudian, invoice juga harus berisi tanggal penerbitan. Karena pembayaran biasanya jatuh tempo dalam jumlah hari tertentu setelah invoice diterima. Tanggal berfungsi untuk menunjukkan kapan pembayaran jatuh tempo.

5. Deskripsi barang atau layanan yang dipesan

Item ini berisi deskripsi setiap barang atau layanan yang dipesan. Setiap baris harus mencakup:

  • Nama barang atau layanan yang diberikan.
  • Harga per unit.
  • Jumlah total pesanan secara keseluruhan.
  • Tambahan pajak (jika ada).
  • Biaya tambahan (jika ada).

6. Syarat dan ketentuan pembayaran

Syarat dan ketentuan pembayaran berisi termin pembayaran, garansi, dan metode pembayaran yang digunakan. Umumnya, ketentuan pembayaran isinya bervariasi tergantung pada jenis industri, kebijakan perusahaan, atau riwayat transaksi dengan buyer sebelumnya.

Contoh Template Invoice dengan Invoice Generator 

Sebagai referensi, berikut ini contoh template invoice yang dihasilkan oleh invoice generator: 

Contoh template invoice

Cara Kerja Invoice Generator

1. Input data yang dibutuhkan

Pertama, kamu perlu memasukkan data yang diperlukan dalam pembuatan invoice. Pengguna perlu mengisi informasi penting, yang mencakup:

  • Informasi perusahaan: Nama, alamat, dan detail kontak perusahaan kamu.
  • Informasi buyer: Nama, alamat, dan detail kontak klien atau buyer.
  • Detail produk/jasa: Deskripsi produk atau jasa yang diberikan, termasuk nama, kuantitas, harga per unit, dan total harga untuk masing-masing item.
  • Nomor invoice: Nomor unik yang digunakan untuk mengidentifikasi invoice.
  • Tanggal invoice: Tanggal ketika invoice dibuat.
  • Pajak dan diskon: Informasi mengenai pajak yang berlaku dan diskon jika ada.
  • Keterangan: Berisi instruksi pembayaran, ucapan terima kasih, dan lainnya.
  • Syarat dan ketentuan pembayaran: Informasi tentang batas waktu pembayaran dan metode pembayaran yang diterima.

Setelah data dimasukkan, sistem invoice generator akan memproses dan menyusunnya menjadi format invoice yang rapi dan siap untuk dikirim.

2. Pilih template sesuai kebutuhan

Pengguna dapat memilih template atau format invoice dari berbagai pilihan yang tersedia, yang biasanya sudah dirancang dengan tampilan profesional. Setelah memilih template, pengguna bisa menyesuaikan elemen seperti warna, font, dan logo perusahaan untuk membuat invoice menjadi lebih personal dan sesuai dengan identitas merek mereka.

Beberapa invoice generator menyediakan berbagai jenis template, seperti template untuk invoice standar, proforma, atau kredit memo. Pengguna dapat memilih jenis yang paling sesuai dengan kebutuhan mereka.

3. Invoice dikonversi menjadi format digital

Setelah semua informasi diisi, invoice generator akan memproses data yang telah dimasukkan, seperti detail produk, jumlah, harga, dan informasi kontak, untuk menghasilkan invoice dalam format yang dipilih (misalnya PDF, DOCX, atau format lain). Generator juga akan mengatur data sesuai dengan template yang dipilih, memastikan tata letak, font, dan elemen desain lainnya sesuai dengan format yang diinginkan.

Kamu bisa menggunakan invoice generator dari Paper.id sebagai platform invoicing yang mampu membuat dan membayar invoice digital tanpa batasan dengan beragam template yang telah tersedia. Invoice dari Paper.id juga telah terjamin keabsahannya karena dilengkapi e-Materai dari PERURI.

Kamu juga bisa mengirimkan invoice digital secara otomatis ke buyer melalui email, SMS, dan WhatsApp. Buyer pun bisa membayar melalui metode m-banking, VA, Tokopedia, Shopee, Blibli, hingga kartu kredit untuk tambahan tempo pembayaran. Semua transaksi dan proses tercatat otomatis.

Untuk info lebih lanjut cek di sini.