Proses invoice approval atau persetujuan invoice memiliki beberapa tahapan sebelum akhirnya invoice dibayar dan dicatat dalam laporan keuangan perusahaan. Bagaimanakah prosesnya? Simak penjelasan invoice approval di bawah ini. 

Definisi Invoice Approval

Invoice approval adalah tahap dimana invoice dari supplier ditinjau dan disetujui sebelum dibayarkan. Proses persetujuan invoice merupakan langkah penting untuk memastikan bahwa invoice tersebut sah, sebelum dibayarkan.

Untuk mempermudah proses ini, software pembayaran dapat digunakan. Dengan menyediakan platform yang mudah diakses, efisien, dan aman, software ini memungkinkan pengolahan invoice yang lebih lancar.  Invoice akan melewati serangkaian kontrol internal yang ditetapkan perusahaan, sering kali melibatkan peninjauan dokumen terkait seperti purchase order (PO).

Fungsi Invoice Approval 

Proses persetujuan faktur atau invoice approval bukan hanya menyetujui invoice lalu dibayar, kegunaannya lebih dari itu. Berikut adalah beberapa kegunaan utama dari proses ini:

  1. Memastikan detail tagihan sudah benar: Memeriksa bahwa semua informasi pada invoice, seperti jumlah, tanggal, dan rincian produk atau jasa sudah sesuai dengan pesanan atau purchase order. 
  2. Mencegah penipuan (fraud): Menghindari pembayaran ganda untuk invoice yang sama dengan memastikan setiap invoice hanya diproses sekali dan invoice palsu.
  3. Proses terstruktur: Menyediakan alur kerja yang jelas dan terstruktur untuk memproses faktur, sehingga mempercepat waktu penyelesaian.
  4. Membangun hubungan dengan supplier: Memastikan bahwa supplier dibayar tepat waktu, yang dapat memperkuat hubungan bisnis dan meningkatkan reputasi perusahaan.
  5. Evaluasi dan negosiasi pembayaran: Memungkinkan perusahaan untuk mengevaluasi dan menegosiasikan pembayaran kepada supplier jika invoice tidak bisa dibayarkan sesuai kesepakatan.

Proses Invoice Approval

Proses invoice approval melibatkan beberapa tahapan yang panjang dan prosesnya memakan waktu. Berikut ini tahapan atau proses pengolahan invoice dari supplier sebelum akhirnya disetujui dan siap untuk dibayar:

Proses invoice approval
Source: Corcentric

1. Penerimaan invoice dari supplier

Penerimaan invoice dari supplier bisa dilakukan secara manual atau otomatis. Proses manual melibatkan pengecekan dan input data dari invoice fisik, yang memakan waktu dan sering memperlambat alur kerja, terutama jika volume invoice yang diterima cukup besar. Dengan e-invoicing, buyer dapat menerima invoice secara otomatis tanpa perlu input data secara manual ke dalam sistem keuangan.

Misalnya, sebuah perusahaan menerima 100 invoice setiap minggu, dengan proses invoice approval yang masih manual memakan waktu sekitar 8 jam untuk memeriksa dan memasukkan data ke dalam sistem. Proses ini mungkin memakan waktu sekitar 5 menit per invoice, sehingga total waktu yang dibutuhkan untuk menginput 100 faktur adalah sekitar 8 jam.

Dengan e-invoicing, sistem dapat memproses invoice tersebut dalam hitungan menit. Invoice yang diterima secara elektronik akan diolah secara otomatis, sehingga seluruh 100 invoice bisa dimasukkan ke dalam sistem dalam waktu kurang dari 30 menit. Selain itu, karena tidak ada entri data manual, risiko salah ketik atau salah input jumlah tagihan bisa diminimalkan.

2. Verifikasi dengan three-way matching 

Proses verifikasi invoice bisa dilakukan dengan metode three-way matching atau mencocokkan invoice dengan purchase order (PO), dan goods receipt (GR). Dalam konteks three-way matching, goods receipt (GR) adalah dokumen atau catatan yang mengonfirmasi bahwa barang atau jasa yang dipesan melalui purchase order (PO) telah diterima oleh perusahaan (buyer).

Selain three-way matching, ada dua metode lainnya yaitu two-way matching dan four-way matching. Two-way matching adalah mencocokkan invoice dengan purchase order (PO) dalam sistem PO kamu. Sementara itu, four-way matching: Mencocokkan invoice dengan purchase order (PO), goods receipt (GR), dan pembayaran (payment). 

3. Invoice dikirim untuk disetujui

Invoice dikirim ke pihak-pihak yang berwenang di dalam perusahaan untuk mendapatkan persetujuan. Mereka akan meninjau dan menyetujui invoice. Pada proses manual, invoice dikirim secara fisik atau melalui email kepada pihak-pihak yang berwenang untuk disetujui.

Pihak-pihak yang berwenang meninjau dan menandatangani secara manual, baik di atas dokumen fisik atau melalui sistem email. Seluruh proses, mulai dari pengiriman hingga persetujuan, dilakukan secara manual dan memerlukan interaksi langsung.

Sedangkan, pada proses otomatis, invoice dikirim melalui sistem manajemen keuangan atau perangkat lunak ERP (Enterprise Resource Planning) yang terintegrasi. Sistem kemudian mengirim notifikasi persetujuan kepada pihak berwenang, yang dapat menyetujui atau menolak invoice secara digital. Sistem juga melacak status persetujuan secara real-time.

4. Invoice disetujui dan dibayar

Invoice yang telah disetujui oleh pihak berwenang kini siap untuk diproses lebih lanjut, yaitu pembayaran. Pembayaran invoice bisa melalui berbagai metode, seperti transfer bank, cek, atau metode pembayaran elektronik lainnya.

Sebelum pembayaran dilakukan, pastikan jumlah yang akan dibayar sesuai dengan yang tertera dalam invoice. Setelah pembayaran selesai, dana dikirim ke rekening supplier atau vendor. Sistem pembayaran pun akan mencatat transaksi tersebut untuk tujuan akuntansi dan pelaporan.

5. Pencatatan transaksi invoice 

Langkah selanjutnya adalah invoice yang telah diterima, diperiksa, disetujui, dan dibayar kemudian dicatat dalam buku besar perusahaan. Caranya, masukkan detail invoice ke dalam sistem akuntansi, termasuk jumlah yang tertera pada invoice, dan tanggal transaksi.

Kemudian, perbarui catatan keuangan perusahaan dengan pengeluaran terbaru. Misalnya, jika perusahaan menerima invoice sebesar Rp10.000.000 dari supplier, maka entri di buku besar untuk utang atau account payable (AP) mencatat debit sebesar Rp10.000.000. Dengan cara ini, perusahaan dapat memastikan bahwa saldo kas mereka diperbarui sesuai dengan pengeluaran terbaru.

Proses tersebut dapat disederhanakan dengan Paper.id yang menghadirkan supplier portal untuk memudahkan proses invoice approval kamu dengan supplier. Kemudahan yang diberikan supplier portal dari Paper.id, yaitu sebagai berikut: 

  • Three way matching: Pengecekkan invoice, goods receipt dan PO terjadi secara digital, jadi lebih cepat dan minim eror.
  • Self service dashboard: Baik kamu dan supplier memiliki dashboard sendiri untuk tukar invoice dari awal hingga akhir proses.
  • Opsi pendanaan usaha untuk kamu dan supplier: Nikmati pendanaan berbasis invoice untuk supplier dan kamu lewat tambahan tempo sampai dengan 60 hari.

Nikmati proses setup hanya dalam 90 hari. Selain itu, supplier portal bisa dihubungkan ke sistem procurement kamu. 

Untuk info lebih lanjut cek di sini.