Dalam jual-beli bisnis, goods receipt punya fungsi yang begitu penting, sehingga tak kalah dari invoice, penting juga untuk mengetahui definisinya. Yuk, simak penjelasannya berikut ini.
Definisi Goods Receipt
Goods receipt atau yang disebut sebagai penerimaan barang dalam bahasa Indonesia adalah dokumen yang berfungsi menandai barang pesanan telah diterima oleh buyer. Dengan dokumen ini, sebuah transaksi resmi telah selesai dan barang telah berpindah tangan dari supplier ke buyer.
Tahapan pembuatan goods receipt adalah sebagai berikut:
1. Pembuatan purchase order (PO)
Proses dimulai dengan pembuatan purchase order, yaitu dokumen permintaan pembelian yang berisi rincian barang yang akan dibeli, jumlah, harga, dan pemasok.
2. Pengiriman barang
Setelah PO disetujui, pemasok akan mengirimkan barang sesuai dengan pesanan.
3. Penerimaan barang
Perusahaan akan menerima barang dan melakukan pengecekan terhadap kuantitas, kualitas, dan kondisi barang yang diterima.
4. Pembuatan goods receipt
Setelah pemeriksaan selesai, perusahaan akan membuat dokumen goods receipt yang berisi informasi mengenai barang yang diterima, tanggal penerimaan, nomor PO, dan tanda tangan penerima.
5. Pembaruan sistem
Jika bisnismu menggunakan platform digital, maka sistemnya akan terbarui.
Dokumen GR akan digunakan untuk memperbarui sistem akuntansi perusahaan, terutama dalam modul persediaan. Hal ini akan mengurangi jumlah barang yang belum diterima (outstanding PO) dan meningkatkan akurasi data persediaan.
Contoh Goods Receipt
Berikut adalah contoh dokumen goods receipt yang bisa jadi referensi bisnismu:
Untuk mempermudah bisnismu, kamu bisa menggunakan Paper.id, platform invoicing dan pembayaran digital, di mana kamu bisa membuat dokumen goods receipt dengan praktis juga. Terlebih lagi, pencocokan dokumen (rekonsiliasi) bisa dilakukan secara otomatis, sehingga mengurangi potensi kesalahan dan mempercepat prosesnya! Yuk, download Paper.id untuk iOS dan Android dengan klik banner berikut ini, tentunya gratis!
Lalu, jangan lupa registrasikan bisnismu ke Paper.id!