Formulir pesanan (PO form) diperlukan setiap kali kamu ingin membeli barang dan jasa dari supplier atau vendor. Dengan menggunakan PO form, bisnis dapat mengatur dan melacak pesanan dengan lebih baik. Lalu, apa itu PO form? Simak penjelasannya di bawah ini.
Definisi Form PO
Form PO atau formulir purchase order adalah dokumen resmi yang digunakan oleh buyer untuk memesan barang atau jasa dari supplier. Formulir ini berfungsi sebagai kontrak antara buyer dan supplier setelah disetujui oleh kedua belah pihak. Nantinya, form PO akan dicocokan dengan invoice.
Secara umum, isi form PO mencakup item yang dipesan beserta jumlahnya, syarat pembayaran, dan jadwal pengiriman. Setelah kedua belah pihak menyetujui syarat-syaratnya, form PO ditandatangani dan menjadi perjanjian yang mengikat antara buyer dan supplier.
Jenis-Jenis Form PO
Form PO memiliki beberapa jenis yang umumnya digunakan dalam bisnis. Berikut adalah beberapa jenis form purchase order (PO) yang bisa digunakan:
- Purchase order standar: Form PO ini digunakan untuk pembelian satu kali. Biasanya, mencakup detail seperti jenis barang/jasa, jumlah, harga, dan syarat pembayaran.
- Blanket purchase order: PO ini digunakan untuk pembelian dalam jumlah besar atau secara berkelanjutan dalam periode waktu tertentu. Mencakup rincian kesepakatan harga dan ketentuan pengiriman untuk setiap pesanan yang dilakukan dalam jangka waktu tersebut.
- Contract purchase order: Digunakan ketika sebuah perusahaan telah menyetujui perjanjian kontrak jangka panjang dengan supplier, tapi belum memutuskan detail barang/jasa tertentu yang akan dibeli.
- Planned purchase order: Ini adalah PO yang direncanakan untuk pembelian yang akan datang, di mana jumlah dan jadwal pengiriman telah direncanakan, tetapi belum ada tanggal pengiriman yang pasti.
- Service purchase order: Digunakan khusus untuk pemesanan jasa. PO ini mencakup detail seperti jenis layanan yang akan diberikan, durasi layanan, dan tarif yang disepakati.
Isi Form Purchase Order
1. Nomor PO
Nomor purchase order adalah nomor yang membantu buyer mengatur dan menemukan pesanan dengan mudah. Jika kamu perlu mencari pesanan yang pernah dibuat sebelumnya, cukup mencari berdasarkan nomor PO, sehingga mempermudah proses pencarian.
Biasanya, bisnis menyimpan data purchase order dalam database dan memberikan nomor PO secara berurutan, misalnya purchase order pertama diberi nomor #00001, yang kedua #00002, dan seterusnya.
2. Detail pesanan
PO harus mencakup detail objektif terkait transaksi. Detail pesanan ini merupakan inti dari dokumen PO yang terdiri dari:
- Setiap item yang dipesan dan deskripsinya
- Jumlah pesanan
- Subtotal
- Biaya tambahan atau diskon, seperti pajak yang berlaku dan diskon grosir (jika ada).
3. Detail pengiriman
Formulir purchase order juga harus berisi detail pengiriman pesanan yang akan dilakukan. Detail tersebut adalah:
- Alamat tujuan pengiriman
- Nama penerima yang dituju
- Perusahaan yang melakukan transaksi bisnis (biasanya tidak selalu sama dengan alamat tujuan)
- Biaya dan metode pengiriman
Informasi penagihan juga bisa ditambahkan, seperti alamat penagihan, jika berbeda dari alamat pengiriman dan nama pihak yang membayar pesanan.
4. Informasi lainnya
Setiap dokumen form PO harus memiliki tata letak yang konsisten untuk mempermudah dalam pembuatan purchase order. Tak jarang, purchase order juga menyertakan detail tambahan, seperti:
- Tanda tangan orang yang menyetujui pesanan
- Mata uang asing jika transaksi secara internasional
- Metode pembayaran, seperti cek, kredit, tunai, atau lainnya
- Asuransi untuk barang yang mungkin rusak atau hilang
Contoh Form Purchase Order
Agar pembuatan purchase order (PO) semakin efisien dan cepat, kamu perlu beralih ke pembuatan purchase order digital secara otomatis. Caranya adalah dengan menggunakan Paper.id, yang memungkinkan kamu membuat purchase order digital untuk memesan produk dari supplier.
Dengan Paper.id, setiap purchase order yang kamu buat akan secara otomatis terkonversi menjadi invoice digital, sehingga kamu tidak perlu membuat invoice secara manual lagi. Selain itu, kamu dapat memilih dari berbagai template yang tersedia untuk membuat invoice digital tanpa batasan.
Pembayaran juga lebih fleksibel dengan berbagai metode, seperti m-banking, virtual account, Tokopedia, Shopee, Blibli, hingga kartu kredit, yang memungkinkan tambahan tempo pembayaran.
Untuk info lebih lanjut cek di sini.