Dalam dunia bisnis, pengelolaan keuangan yang efektif dan efisien merupakan kunci utama dalam mencapai kesuksesan dan keberlanjutan operasional. Salah satu praktik yang memiliki peran vital dalam memastikan integritas transaksi pembelian adalah proses three way matching. Apa itu & seberapa vital perannya?
Definisi Three Way Matching
Three way matching adalah proses verifikasi yang digunakan dalam akuntansi dan manajemen pembelian untuk membandingkan tiga dokumen utama:
- Purchase order (PO)
- Receiving report
- Invoice dari supplier/vendor
Tujuan dari proses ini adalah untuk memastikan bahwa pembayaran yang dilakukan atas suatu pembelian hanya dilakukan setelah adanya kesesuaian informasi antara ketiga dokumen tersebut. Kesesuaian yang dimaksud mencakup jumlah barang, harga per unit, dan kondisi lain yang telah disepakati. Proses ini merupakan langkah keamanan yang penting untuk mencegah kesalahan pembayaran, seperti overcharge atau pembayaran untuk barang yang tidak sesuai dengan pesanan.
Contoh Three Way Matching
Sebagai contoh, sebuah perusahaan memesan 100 unit barang X dengan harga per unit Rp100 ribu kepada supplier. Setelah barang diterima, pengelola gudang akan mengeluarkan receiving report yang menunjukkan bahwa 100 unit barang X telah diterima sesuai dengan kondisi yang baik. Kemudian, pemasok mengirimkan invoice yang meminta pembayaran untuk 100 unit barang X dengan harga per unit Rp100 ribu. Dalam proses three way matching, akuntan perusahaan akan membandingkan ketiga dokumen tersebut. Jika semua informasi cocok, maka pembayaran kepada pemasok akan disetujui dan dilaksanakan.
Cara Three Way Matching
Proses three way matching dapat dilakukan melalui langkah-langkah berikut:
- Pengumpulan Dokumen: Kumpulkan purchase order, receiving report, dan invoice dari pemasok.
- Verifikasi Kesesuaian: Bandingkan informasi yang terdapat pada ketiga dokumen, termasuk jumlah barang, harga per unit, dan syarat-syarat lainnya.
- Penyesuaian dan Koreksi: Jika terdapat ketidaksesuaian, lakukan investigasi dan koreksi. Ini mungkin memerlukan komunikasi dengan pemasok atau departemen terkait dalam perusahaan.
- Persetujuan Pembayaran: Setelah semua informasi diverifikasi dan sesuai, maka proses pembayaran kepada pemasok dapat dilanjutkan.
Three way matching menjadi proses penting yang harus hati-hati, karena berpotensi human error. Untuk mengurangi resiko kesalahan, gunakanlah Paper.id. Ini dapat membantumu mengecek dokumen secara digital.
Selain itu, tersedia 30 lebih metode pembayaran untuk transaksi bisnis. Gunakanlah Paper.id sekarang dengan download gratis via gambar di bawah!
