Proses penerimaan, pembayaran, dan rekonsiliasi invoice kerap kali masih dilakukan secara manual yang memakan waktu dan biaya. Namun, kehadiran AP automation mempermudah business owner dalam mengelola invoice yang perlu dibayarkan. Lalu, apa itu AP automation? Simak penjelasannya di bawah ini.
Definisi AP Automation
AP automation atau account payable automation adalah penggunaan perangkat lunak (software) atau teknologi yang mengotomatiskan proses pembuatan invoice dari supplier, pembayaran, dan rekonsiliasi. Mengotomatiskan proses account payable memungkinkan bisnis untuk memproses invoice secara digital tanpa cara manual.
Semua data pun disimpan dalam satu sistem, sehingga lebih mudah untuk dicari dan diaudit. Dengan data yang tersimpan secara terpusat, pengelolaan keuangan bisnis menjadi lebih transparan.
Cara Kerja AP Automation
1. Buat dan kirim purchase invoice secara digital
Langkah pertama dalam AP automation adalah membuat dan mengirim purchase invoice secara digital. Ini bisa dilakukan via software atau OCR (Optical character recognition), yang memindai, membaca, dan membuat invoice digital. Selain itu, sistem e-invoicing memungkinkan supplier untuk mengirimkan invoice mereka secara elektronik, mempercepat dan menyederhanakan proses penerimaan invoice.
2. Menunggu pengiriman barang
Setelah purchase invoice dibuat dan dikirim, langkah berikutnya adalah menunggu barang yang dipesan dikirim atau tiba. Sistem AP automation memungkinkan perusahaan untuk melacak status pengiriman barang secara otomatis. Informasi terkait pengiriman seperti jadwal dan status barang akan terus diperbarui dalam sistem, sehingga memudahkan monitoring tanpa perlu cara manual.
3. Verifikasi dan cocokkan barang
Setelah barang diterima, sistem AP automation akan secara otomatis memverifikasi dan mencocokkan purchase invoice dengan pesanan pembelian (purchase order) dan dokumen penerimaan barang. Proses ini dikenal sebagai three-way matching dan bertujuan untuk memastikan bahwa rincian di invoice sesuai dengan barang yang diterima dan jumlah yang dipesan. Jika ada ketidaksesuaian, sistem akan mengirimkan notifikasi atau flag untuk ditinjau lebih lanjut.
4. Pembayaran invoice secara digital
Selanjutnya, invoice perlu disetujui dan dibayarkan. Setelah disetujui, pembayaran invoice dilakukan secara otomatis melalui metode pembayaran digital, seperti transfer bank, virtual account, QRIS, virtual credit card, atau melalui marketplace. Dengan metode pembayaran digital, bayar invoice pun menjadi lebih fleksibel, mudah, dan aman.
5. Rekonsiliasi pembayaran
Setelah pembayaran, sistem akan melakukan proses rekonsiliasi otomatis yang mencocokkan laporan bank dengan catatan keuangan perusahaan kamu untuk memverifikasi bahwa jumlah uang yang diterima sudah sesuai. Sehingga, kamu tidak perlu lagi melakukan rekonsiliasi pembayaran secara manual dan data yang disajikan lebih akurat.
Manfaat AP Automation
AP automation menawarkan berbagai keuntungan dan mengurangi biaya operasional bisnis dalam pengelolaan invoice. Berikut ini manfaat AP automation untuk bisnis kamu:
1. Mempercepat proses invoicing
Invoice yang diterima diproses secara otomatis, dengan data jumlah, tanggal, dan detail lainnya langsung diinput ke dalam sistem. Kemudian, sistem secara otomatis memverifikasi invoice terhadap dokumen pendukung seperti purchase order (PO) dan kontrak untuk memastikan bahwa setiap invoice yang diterima telah sesuai dan tanpa memerlukan pemeriksaan manual yang memakan waktu.
Contohnya, perusahaan F&B Unicorn, Kopi Kenangan sebelumnya memiliki masalah dalam mengelola ribuan invoice karena mereka harus mengelola lebih dari 4000 invoice dari ratusan supplier berbagai negara. Oleh karena itu, Kopi Kenangan telah mengubah pengelolaan invoice beserta pembayarannya secara digital.
Kini, mereka mengelola ribuan invoice dan memantau penyediaan bahan baku dengan satu sistem yang lengkap dan mudah dengan memanfaatkan supplier portal dari Paper.id. Portal ini menyediakan update status real-time dan memudahkan pemantauan status invoice, sehingga tidak memakan waktu dalam pemrosesan invoice dari supplier, pembayaran, dan rekonsiliasi.
2. Penghematan biaya operasional bisnis
Perusahaan yang menggunakan AP automation bisa mengurangi biaya pengolahan invoice secara manual hingga 80%. Hal ini dikarenakan AP automation menggantikan proses manual seperti pencetakan, pengiriman fisik, dan penyimpanan dokumen dengan sistem digital yang lebih efisien.
Selain itu, otomatisasi mempercepat waktu pemrosesan invoice, yang mengurangi biaya administrasi, meminimalisir kesalahan input, mempercepat proses verifikasi dan persetujuan invoice. Sehingga, ini semua berkontribusi dalam penghematan biaya operasional bisnis.
3. Memberikan data real-time terkait status invoice
Sistem otomatis bisa mengirimkan notifikasi atau pengingat ketika invoice telah mendekati jatuh tempo atau buyer telat membayar. Misalnya, jika sebuah invoice mendekati jatuh tempo, sistem otomatis dapat mengirimkan notifikasi kepada buyer atau penerima invoice beberapa hari sebelumnya.
Jika pembayaran terlambat, sistem dapat mengirimkan pengingat otomatis kepada pihak yang berutang, termasuk rincian jumlah yang harus dibayar dan tanggal jatuh tempo yang terlewat. Gunanya untuk memastikan bahwa semua pihak selalu terinformasi tentang status invoice mereka, mengurangi risiko keterlambatan pembayaran, dan membantu menjaga cash flow perusahaan tetap lancar.
4. Data yang disimpan lebih aman
Data yang disimpan dalam sistem AP automation dilindungi dengan enkripsi untuk mencegah akses yang tidak sah selama proses penyimpanan atau pengiriman invoice. Misalnya, dalam sistem AP automation, data invoice yang disimpan dan dikirim melalui sistem dilindungi dengan enkripsi end-to-end. Ini berarti bahwa informasi seperti detail pembayaran, nomor invoice, dan data kontak tidak bocor.
Kini, kamu bisa mengotomatiskan proses account payable (AP) menggunakan Paper.id. Tersedia solusi untuk perusahaan medium large enterprises lewat solusi Paper Enterprise Solution. Percayakan kepada kami dengan supplier portal, dimana pengelolaan invoice hingga pembayaran tersentralisasi dalam 1 tempat.
Ini sudah dibuktikan lewat J&T Cargo dan Kopi Kenangan yang menggunakan solusi kami. Untuk info lebih lanjut silakan klik di sini.
Tunggu apalagi? Download Paper.id sekarang di sini.