Dalam dunia bisnis yang kompetitif saat ini, peran account receivable officer menjadi semakin vital. AR officer tidak hanya membantu menjaga cash flow bisnis, tetapi juga berkontribusi dalam membangun hubungan yang baik dengan buyer. Simak penjelasan account receivable officer di bawah ini.
Definisi Account Receivable Officer
Account receivable (AR) officer adalah seorang profesional yang bertanggung jawab atas pengelolaan piutang suatu bisnis atau perusahaan. Tugas utamanya adalah memastikan bahwa invoice atau tagihan yang dikirim kepada buyer dibayar tepat waktu, melacak pembayaran yang masuk, menjaga catatan piutang yang akurat, dan menindaklanjuti pembayaran yang tertunda.
Tantangan yang Dihadapi Account Receivable Officer
1. Pembayaran terlambat dari buyer
Salah satu tantangan besar yang dihadapi account receivable officer adalah pembayaran terlambat atau buyer yang terlambat membayar. Maka dari itu, AR officer perlu menindaklanjuti pembayaran tersebut dengan cara menghubungi buyer untuk menagih pembayaran yang masih menunggak.
2. Manajemen waktu untuk kelola piutang
Tantangan selanjutnya berkaitan dengan manajemen waktu dalam pengelolaan piutang. Account receivable officer harus memastikan semua invoice ditagih tepat waktu agar cash flow tetap lancar dalam memenuhi kebutuhan bisnis. Oleh karena itu, mereka perlu merencanakan dengan cermat dan mengatur prioritas, agar tidak ada invoice dengan tanggal jatuh tempo yang terlewat.
3. Manajemen data piutang
Semakin besar suatu bisnis tumbuh, semakin banyak data yang harus AR officer kelola terkait piutang. Data yang diperiksa pun berupa invoice yang telah dibayar dan yang belum dibayar, profil buyer untuk melacak riwayat pembayaran mereka, alamat, barang dan layanan yang diberikan, serta banyak rincian data lainnya yang mencakup tanggal jatuh tempo, syarat pembayaran, metode pembayaran yang digunakan, dan sebagainya.
Pengelolaan data ini berguna untuk memastikan cash flow yang sehat, mengurangi risiko keterlambatan pembayaran, dan mempercepat proses penagihan, sehingga membantu memperlancar operasional bisnis.
Tugas Account Receivable Officer
1. Mengelola invoice atau tagihan
Account receivable officer bertanggung jawab untuk membuat faktur atau invoice yang mencakup detail transaksi, seperti produk atau layanan yang diberikan, jumlah pembayaran, serta tanggal jatuh tempo.
Misalnya, jika perusahaan menyediakan layanan konsultasi, invoice akan mencantumkan nama klien, deskripsi layanan, jumlah jam kerja, tarif per jam, total biaya, serta tanggal jatuh tempo pembayaran. Hal ini memastikan klien dapat memproses pembayaran tepat waktu setelah invoice dikirim.
2. Memantau status pembayaran
Selanjutnya, account receivable officer perlu rutin memantau tanggal jatuh tempo invoice dan mencatat pembayaran yang sudah diterima. AR officer juga bertugas mengidentifikasi invoice yang belum dibayar atau terlambat dibayar.
Baru setelahnya, AR officer akan menyusun daftar buyer yang belum atau terlambat membayar, lalu memberikan pengingat kepada mereka untuk melunasi tagihannya yang menunggak. AR officer juga harus memastikan semua data piutang selalu diperbarui.
3. Menghubungi buyer untuk membayar tagihannya
Setelah mengumpulkan data buyer yang belum membayar, langkah berikutnya adalah menghubungi mereka untuk mengingatkan pembayaran. Biasanya, pengingat pembayaran invoice dilakukan dalam beberapa tahap, sebagai contoh:
- Pengingat pertama: Dikirim 7 hari sebelum jatuh tempo untuk memberi tahu buyer bahwa pembayaran segera jatuh tempo, sehingga mereka punya waktu untuk mempersiapkan pembayarannya.
- Pengingat kedua: Dikirim pada hari jatuh tempo untuk mengingatkan buyer bahwa hari ini adalah batas waktu pembayaran.
- Pengingat ketiga: Dikirim 1-3 hari setelah jatuh tempo untuk memberitahukan bahwa pembayaran belum diterima dan meminta konfirmasi atau informasi lebih lanjut.
- Pengingat keempat (opsional): Dikirim 7-14 hari setelah jatuh tempo untuk menindaklanjuti jika pembayaran masih belum diterima.
4. Merekonsiliasi pembayaran dari buyer
Memastikan semua pembayaran yang diterima sesuai dengan invoice yang telah dikirim, termasuk memeriksa jumlah dan tanggal pembayarannya. Selain itu, membandingkan data pembayaran dari sistem akuntansi dengan catatan transaksi untuk memastikan tidak ada kesalahan.
Jika ada ketidaksesuaian antara jumlah pembayaran dan invoice, AR officer perlu mengidentifikasi penyebabnya, apakah itu akibat kesalahan pembayaran, invoice yang tidak akurat, atau masalah lainnya.
5. Menyusun laporan piutang usaha
Terakhir, account receivable officer harus menyusun laporan piutang usaha secara berkala, biasanya setiap bulan. Laporan ini mencakup total piutang, rincian buyer, dan status pembayaran.
Proses ini dimulai dengan mengumpulkan semua transaksi piutang, termasuk invoice yang telah diterbitkan, pembayaran yang diterima, dan saldo terutang. AR officer juga mengelompokkan piutang berdasarkan kategori tertentu, seperti umur piutang. Misalnya, 0-30 hari, 31-60 hari, dan seterusnya untuk memudahkan penyusunan laporan.
Tugas AR officer tersebut bisa disederhanakan dengan bantuan Paper.id. Kamu bisa mengotomatiskan proses account receivable (AR) dengan mudah dan menggunakan buyer portal untuk mengotomatiskan proses ini yang memberikan kemudahan sebagai berikut:
- Link invoice dan pengingat pembayaran: Memungkinkan buyer untuk melihat dan membayar invoice tanpa registrasi atau login.
- Pemantauan batas kredit: Memudahkan buyer dan supplier untuk melihat batas kredit yang ditetapkan buyer untuk setiap penjualan dengan ketentuan pembayaran.
- Lacak semua transaksi AR sekaligus : Tim manajemen dan keuangan dapat merekap riwayat pembayaran yang diterima dari buyer, bersama dengan pencairan yang dilakukan ke rekening bank.
Kamu bisa membuat invoice digital yang telah tersedia template-nya dan dilengkapi e-Materai dari PERURI. Paper.id juga terintegrasi dengan metode pembayaran digital yang memudahkan buyer untuk membayar invoice.
Pembayaran bisa melalui QRIS, virtual account (VA), Tokopedia, Shopee, Blibli, virtual credit card, hingga kartu kredit untuk fleksibilitas tempo pembayaran. Ini semua gratis!