Mengelola account receivable dengan baik membantu mempercepat penagihan untuk memastikan invoice dibayar tepat waktu, sehingga menjaga cash flow bisnis tetap sehat. Lalu, apa itu account receivable? Simak penjelasannya di bawah ini.
Definisi Account Receivable
Account receivable (piutang usaha) adalah jumlah uang yang berhak diterima oleh suatu perusahaan (supplier) dari pelanggannya (buyer) atas penjualan barang atau jasa secara kredit. Artinya, buyer masih punya utang yang harus dibayar kepada supplier setelah menerima produk atau layanan, tetapi belum melakukan pelunasan.
Biasanya, buyer diberi jangka waktu tertentu untuk melunasi pembayaran, seperti 30 atau 60 hari setelah transaksi terjadi. Piutang ini berhak diterima supplier dan dicatat sebagai aset di neraca keuangan. Sementara, buyer secara hukum wajib membayar hutang mereka kepada supplier.
Mentriks Penentu Keberhasilan Account Receivable
1. Days sales outstanding (DSO)
DSO mengukur rata-rata jumlah hari yang dibutuhkan sebuah bisnis untuk menagih piutang usahanya. DSO yang lebih rendah menunjukkan penagihan yang lebih efisien dan manajemen cash flow yang lebih baik.
2. Rata-rata periode penagihan
Rata-rata periode penagihan mewakili waktu rata-rata yang diperlukan buyer untuk membayar invoice mereka. Hal Ini berguna untuk menilai seberapa baik kebijakan kredit dan proses penagihan berjalan.
3. Rasio perputaran piutang
Rasio perputaran piutang menghitung berapa kali piutang usaha dikumpulkan dan digantikan selama periode tertentu. Rasio perputaran yang lebih tinggi menunjukkan manajemen piutang yang lebih efektif.
4. Penggolongan umur piutang usaha
Penggolongan umur piutang usaha mengkategorikan invoice yang belum dibayar berdasarkan lamanya waktu penunggakan. Hal ini memudahkan untuk melihat invoice mana yang paling lama belum dibayar dan memprioritaskan penagihan.
Proses Order-to-Cash
1. Menerima purchase order (PO) dari buyer
Pada tahap ini, buyer (pelanggan) membuat dan mengirimkan purchase order (PO) kepada supplier (penyedia barang/jasa). PO merupakan dokumen resmi yang berisi rincian pesanan, seperti:
- Nama dan deskripsi barang atau jasa
- Jumlah barang atau jasa yang dipesan
- Harga per unit atau per item
- Tanggal pengiriman yang diinginkan
- Alamat pengiriman
- Syarat dan ketentuan lainnya, termasuk pembayaran
PO berfungsi sebagai bukti tertulis pesanan yang menunjukkan bahwa buyer secara formal memesan barang atau jasa dari supplier. Setelah supplier menerima PO ini, mereka akan memproses pesanan tersebut dan membuat sales order (SO).
2. Supplier membuat sales order (SO)
Langkah berikutnya adalah membuat sales order, yaitu dokumen internal yang dibuat oleh supplier dan berfungsi sebagai konfirmasi atas pesanan yang diterima. Dokumen ini digunakan untuk merinci barang atau jasa yang akan disediakan oleh supplier, beserta syarat dan ketentuannya. Isi dari sales order biasanya mencakup:
- Deskripsi barang atau jasa yang dipesan
- Jumlah barang/jasa yang akan dikirimkan
- Harga per unit dan total harga
- Tanggal pengiriman yang disepakati
- Lokasi pengiriman
- Ketentuan pembayaran, seperti metode pembayaran dan jatuh tempo
3. Pengiriman barang atau jasa
Selanjutnya, supplier mengirimkan barang atau menyediakan jasa sesuai dengan pesanan. Pada tahap ini, supplier harus memastikan bahwa semua barang yang dipesan atau jasa yang diminta sesuai dengan rincian yang tercantum dalam sales order (SO). Dokumen yang dikirimkan bersama barang ialah:
- Surat jalan (delivery order): Dokumen ini berisi rincian barang yang dikirim, seperti jumlah dan deskripsi produk. Buyer akan menggunakan surat jalan ini untuk mencocokkan pesanan yang diterima dengan SO yang dibuat.
- Invoice (faktur): Dokumen ini berfungsi sebagai tagihan resmi yang berisi rincian biaya yang harus dibayar buyer, termasuk harga barang/jasa, jumlah yang harus dibayar, dan syarat pembayaran.
- Packing list (opsional): Rincian mengenai cara barang dikemas, seperti jumlah unit per kemasan, berat, atau dimensi paket.
4. Supplier mengirimkan invoice
Pada poin nomor 3, salah satu dokumen yang dikirimkan bersama barang adalah invoice atau faktur, yang berfungsi sebagai tagihan resmi kepada buyer. Dokumen ini berisi informasi lengkap mengenai transaksi yang telah dilakukan, biasanya mencantumkan informasi:
- Nama dan alamat supplier serta buyer
- Deskripsi barang atau jasa yang telah dikirim
- Jumlah barang atau jasa
- Harga per unit barang/jasa dan total harga yang harus dibayar
- Tanggal pembuatan invoice
- Nomor invoice untuk referensi
- Jatuh tempo pembayaran (tanggal pembayaran maksimal)
- Syarat pembayaran (misalnya: pembayaran 30 hari setelah invoice diterima)
Setelah selesai dibuat, supplier mengirimkan invoice ke buyer, baik secara fisik (kertas) atau melalui digital. Buyer harus membayar invoice sesuai dengan ketentuan yang tercantum.
5. Pencatatan tagihan sebagai piutang
Setelah supplier mengirimkan invoice kepada buyer, selanjutnya adalah mencatat tagihan sebagai piutang (account receivable). Pencatatan ini dilakukan secara manual dalam buku besar atau sistem akuntansi sederhana untuk memantau status pembayaran dan mengelola arus kas. Informasi yang dicatat meliputi:
- Nomor invoice
- Tanggal transaksi
- Jatuh tempo pembayaran
- Jumlah yang harus dibayar
- Nama buyer atau pelanggan
- Deskripsi transaksi
6. Supplier menagih pembayaran
Langkah selanjutnya, supplier menindaklanjuti pembayaran yang belum diterima setelah jatuh tempo untuk memastikan bahwa buyer membayar tagihan sesuai dengan ketentuan yang telah disepakati. Supplier bisa mengirimkan surat pengingat atau email kepada pelanggan yang berisi rincian invoice yang belum dibayar, jumlah yang harus dibayar, dan tanggal jatuh tempo.
7. Supplier memproses pembayaran
Setelah buyer melakukan pembayaran, langkah berikutnya adalah pencatatan dan pengelolaan pembayaran tersebut. Pastikan bahwa pembayaran telah diterima, baik melalui transfer bank, cek, atau metode pembayaran lainnya. Verifikasi jumlah pembayaran yang diterima sesuai dengan invoice yang dikeluarkan.
8. Pencatatan dan rekonsiliasi
Setelah menerima pembayaran, supplier mencatat transaksi tersebut dalam sistem akuntansi, termasuk jumlah, tanggal, dan metode pembayaran. Kemudian, melakukan rekonsiliasi dengan mencocokkan invoice, purchase order (PO), dan laporan penerimaan barang untuk memastikan semua telah sesuai. Ada tiga metode yang bisa digunakan:
- Two-way matching: Mencocokkan invoice dengan purchase order (PO).
- Three-way matching: Mencocokkan invoice dengan purchase order (PO) dan laporan penerimaan barang atau goods receipt (GR).
- Four-way matching: Mencocokkan invoice dengan purchase order (PO), laporan penerimaan barang atau goods receipt (GR), dan pembayaran.
Setelah pembayaran diterima dan dicatat, piutang pada buku besar ditutup, dan transaksi dinyatakan selesai. Alur account receivable bisa bervariasi tergantung kebijakan internal suatu bisnis, tetapi umumnya seperti ini.
Dengan Paper.id, kamu bisa mengotomatiskan proses account receivable (AR) dengan mudah. Kamu bisa menggunakan buyer portal dari Paper.id untuk mengotomatiskan proses ini yang memberikan kemudahan sebagai berikut:
- Link invoice dan pengingat pembayaran: Memungkinkan buyer untuk melihat dan membayar invoice tanpa registrasi atau login.
- Pemantauan batas kredit: Memudahkan buyer dan supplier untuk melihat batas kredit yang ditetapkan buyer untuk setiap penjualan dengan ketentuan pembayaran.
- Lacak semua transaksi AR sekaligus : Tim manajemen dan keuangan dapat merekap riwayat pembayaran yang diterima dari buyer, bersama dengan pencairan yang dilakukan ke rekening bank.
Kamu bisa membuat invoice digital yang telah tersedia template-nya dan dilengkapi e-Materai dari PERURI. Paper.id juga terintegrasi dengan metode pembayaran digital yang memudahkan buyer untuk membayar invoice.
Pembayaran bisa melalui QRIS, virtual account (VA), Tokopedia, Shopee, Blibli, virtual credit card, hingga kartu kredit untuk fleksibilitas tempo pembayaran. Ini semua gratis!