Tindakan fraud atau penipuan yang rentan menimpa bisnis bisa mengakibatkan kerugian finansial yang besar. Oleh karena itu, penting bagi setiap bisnis untuk menerapkan strategi pencegahan yang efektif. Lalu, apa saja langkah pencegahannya? Simak di bawah ini.
Definisi Pencegahan Fraud
Pencegahan fraud adalah serangkaian tindakan atau strategi untuk mendeteksi, mencegah, dan meminimalkan risiko penipuan dalam suatu sistem atau proses, baik di lingkungan bisnis, keuangan, maupun digital. Sementara, fraud adalah tindakan curang yang dilakukan untuk mendapatkan keuntungan secara tidak sah, biasanya dengan menipu orang lain.
Bentuk fraud bisa bermacam-macam, seperti pemalsuan invoice, penipuan keuangan, penyalahgunaan identitas, atau manipulasi pembayaran. Fraud sering kali melibatkan pelanggaran hukum dan bisa merugikan individu, perusahaan, atau lembaga.
Cara Mencegah Fraud dalam Bisnis
1. Rekonsiliasi semua invoice yang diterima
Sebelum membayar invoice, pastikan untuk melakukan rekonsiliasi dengan mencocokkan dokumen pendukung, seperti purchase order (PO), kontrak kesepakatan, nota pengiriman, atau bukti penerimaan barang. Ada tiga metode rekonsiliasi yang bisa kamu gunakan:
- Two-way matching: Mencocokkan invoice dengan purchase order (PO) dalam sistem PO kamu.
- Three-way matching: Mencocokkan invoice dengan purchase order (PO), dan goods receipt (GR).
- Four-way matching: Mencocokkan invoice dengan purchase order (PO), goods receipt (GR), dan pembayaran (payment).
Kamu bisa menggunakan sistem manajemen invoice atau perangkat lunak akuntansi. Dengan memanfaatkan teknologi, kamu bisa mengotomatiskan pencocokan dokumen, mengurangi kesalahan akibat human error, dan mempercepat proses pembayaran.
2. Audit internal secara berkala
Audit internal adalah proses sistematis yang dilakukan oleh tim audit di dalam perusahaan untuk menilai efektivitas dan efisiensi proses, kebijakan, dan prosedur yang ada. Tujuannya untuk memastikan bahwa semua aktivitas bisnis berjalan sesuai dengan peraturan dan standar yang telah ditetapkan.
3. Penggunaan teknologi dalam bisnis
Penggunaan teknologi dalam bisnis berarti menggunakan software dan sistem digital untuk mencegah dan mendeteksi tindakan fraud. Dengan sistem akuntansi yang terintegrasi, data keuangan menjadi lebih transparan dan akurat.
4. Memperkuat aturan proses pembayaran invoice
Cara selanjutnya adalah memperkuat aturan proses pembayaran invoice ke supplier. Misalnya, kamu bisa menerapkan aturan bahwa invoice hanya dibayarkan jika memiliki form PO, atau jika invoice berasal dari supplier yang terdaftar dari jaringan bisnismu.
Jika ada permintaan pembayaran yang tidak biasa, pastikan lakukan verifikasi atau pemeriksaan ulang sebelum menyetujui pembayaran. Proses ini membantu mengurangi risiko penipuan dan memastikan bahwa semua pembayaran dilakukan sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan.
5. Pendidikan dan pelatihan karyawan
Business owner bisa memberikan pelatihan kepada karyawan tentang apa itu fraud, bagaimana cara terjadinya, dan dampaknya bagi perusahaan. Pencegahan ini bisa melalui sosialisasi dan pelatihan yang dilakukan secara berkala selama karyawan bekerja di perusahaan.
Mencegah terjadi fraud, seperti invoice palsu, transaksi palsu, penggelapan dana, hingga manipulasi laporan keuangan, kamu bisa mempercayakan Paper.id sebagai platform invoicing yang mampu membuat, membayar, hingga mengirim invoice digital secara otomatis dan data sudah terenkripsi dijamin keamanannya.
Kamu bisa membuat invoice digital yang telah tersedia template-nya yang bisa dibubuhi e-Materai dari PERURI, sehingga terjamin keabsahannya. Buyer pun akan dikirimkan pengingat otomatis untuk membayar invoice-nya, sehingga kamu tak perlu mengingatkan buyer satu per satu.
Buyer juga bisa langsung membayar melalui metode QRIS, VA, Tokopedia, Shopee, Blibli, hingga kartu kredit untuk tambahan tempo pembayaran. Paper.id juga menghadirkan layanan pembuatan berbagai jenis laporan keuangan secara otomatis dan real–time.
Kamu juga tak perlu khawatir karena daftar Paper.id gratis dan mudah. Pastikan kamu bisa menikmati fitur lengkap Paper.id dengan menyelesaikan verifikasi bisnisnya seperti panduan berikut!
