Dalam pembuatan invoice atau pencatatan akuntansi, human error bisa terjadi ketika salah memasukkan jumlah barang atau harga unit yang berpengaruh pada jumlah total harga yang harus dibayar oleh pelanggan atau buyer.
Definisi Human Error
Menurut Merriam-Webster, human error adalah kesalahan yang dilakukan oleh manusia dan bukannya mesin. Dalam konteks bisnis atau finansial, human error mengacu pada kesalahan dalam pencatatan, perekapan, atau pelaporan data keuangan yang disebabkan oleh kelalaian, kurangnya pengetahuan, atau faktor ketidaktelitian manusia.
Dampak Human Error bagi Bisnis
1. Peningkatan biaya operasional
Human error bisa berdampak pada peningkatan biaya operasional karena kesalahan dalam pengolahan data, yang bisa menyebabkan kesalahan penagihan, keterlambatan pembayaran, salah input data pesanan, dan sebagainya yang mengarah pada penambahan biaya untuk memperbaikinya.
Misalnya, kamu memiliki bisnis yang bergerak di industri fnb,memesan bahan baku untuk produksi. Seharusnya mereka memesan 1.000 kg gula, tetapi karena human error, jumlah yang dipesan dalam purchase order (PO form) menjadi 10.000 kg.
Sayangnya, pihak supplier tidak menerima pengembalian pesanan, karena kesalahan berasal dari pihak pembeli, sesuai dalam kontrak. Akibatnya, bisnismu harus menanggung biaya ekstra untuk mengatur ulang proses produksi, yang berdampak pada peningkatan biaya operasional.
2. Dampak pada reputasi perusahaan pada layanan
Hubungan antara perusahaan dengan buyer-nya sangat bergantung pada fondasi kepercayaan. Apabila terjadi human error, misalnya, salah menginput informasi pesanan, buyer bisa saja menerima produk yang tidak sesuai. Alhasil, buyer bisa merasa tidak puas dan mengurangi rasa percayanya terhadap layanan perusahaan.
Kesalahan akibat human error ini yang masih dianggap sepele oleh business owner. Padahal, bisa berdampak pada kepercayaan buyer dan reputasi bisnis lebih jauh. Jika levelnya sudah pada pemangku kepentingan, baik itu investor atau kreditor, human error bisa berakibat fatal.
3. Penurunan produktivitas bisnis
Human error bisa berdampak pada turunnya produktivitas bisnis, yaitu keterlambatan dalam proses pembayaran, kesalahan dalam pengolahan data, dan peningkatan biaya, yang semuanya berkontribusi pada penurunan produktivitas bisnis. Pekerjaan yang seharusnya selesai tepat waktu bisa terhambat dan mempengaruhi alur kerja.
Misalnya, jika bisnismu adalah supplier kopi, human error seperti staf yang lupa mengingatkan buyer untuk membayar invoice-nya yang sudah jatuh tempo, membuatmu kehilangan pemasukan. Ditambah lagi, ada beberapa buyer yang meminta tambahan tempo untuk membayar, yang semua ini berpotensi menurunkan produktivitas bisnis.
4. Penipuan atau fraud
Dalam industri bisnis, fraud biasanya berupa manipulasi laporan keuangan, penggelapan dana, atau penyalahgunaan aset perusahaan. Kurangnya kontrol dan sebab lainnya akibat human error, bisa mengakibatkan fraud terjadi, seperti:
- Penggelapan dana: Karyawan mengalihkan uang dari kas perusahaan ke akun pribadi mereka.
- Manipulasi laporan keuangan: Mengubah angka dalam laporan untuk menciptakan ilusi kinerja yang lebih baik, seperti overstating pendapatan atau understating biaya.
- Pencurian aset: Mengambil barang atau inventaris perusahaan untuk penggunaan pribadi.
- Penyalahgunaan wewenang: Karyawan menggunakan posisi mereka untuk mendapatkan keuntungan pribadi, seperti memberikan kontrak kepada perusahaan milik keluarga.
Cara Mencegah Terjadinya Human Error dalam Bisnis
1. Penggunaan software akuntansi
Software akuntansi adalah aplikasi yang membantu bisnis dalam mengelola dan mencatat transaksi keuangan, seperti pendapatan, pengeluaran, dan laporan keuangan. Untuk mencegah human error, kamu bisa menggunakan software atau aplikasi akuntansi yang user-friendly dan memiliki fitur untuk meminimalkan kesalahan input.
Contohnya, dengan menggunakan software yang menawarkan template untuk membuat invoice, PO, dan laporan keuangan otomatis, sangat mempermudah dalam proses input data. Adapun aplikasi yang sudah terintegrasi dengan sistem pembayaran dan pengingat otomatis untuk tagihan yang mendekati jatuh tempo juga sangat membantu dalam mengurangi human error.
2. Pelatihan karyawan
Mencegah human error tidak hanya pada penggunaan software atau aplikasi akuntansi, tetapi juga pada pelatihan karyawan. Business owner bisa mengadakan pelatihan untuk memastikan karyawan memahami prosedur dan sistem keuangan yang digunakan.
Pelatihan jenis ini juga bisa membantu pengembangan skill karyawan. Terlebih, karyawan yang terlatih juga bisa meminimalisir terjadinya human error yang merugikan bisnismu.
3. Sistem pemeriksaan ganda
Cara selanjutnya yang bisa kamu lakukan adalah dengan menerapkan sistem pemeriksaan ganda yang melibatkan dua atau lebih orang atau sistem yang melakukan verifikasi data atau proses yang sama. Tujuannya untuk mengidentifikasi kesalahan akibat human error oleh satu pihak.
Misalnya, sebelum invoice dibayarkan, invoice bisa diperiksa pertama kali untuk memastikan bahwa semua detailnya telah sesuai, dan kemudian diperiksa lagi untuk verifikasi. Ada tiga opsi dasar yang bisa dipilih untuk verifikasi invoice:
- Two-way matching: Mencocokkan invoice dengan purchase order (PO) dalam sistem PO kamu.
- Three-way matching: Mencocokkan invoice dengan purchase order (PO), dan goods receipt (GR).
- Four-way matching: Mencocokkan invoice dengan purchase order (PO), goods receipt (GR), dan pembayaran (payment).
5. Review secara berkala
Mencegah human error dalam aspek finansial bisa dilakukan melalui review secara berkala, seperti pemeriksaan rutin terhadap laporan keuangan, transaksi, dan prosedur akuntansi lainnya. Dengan melakukan review ini, kesalahan akibat human error bisa diidentifikasi lebih awal sebelum fatal.
Meminimalkan human error, bisnis bisa menggunakan teknologi dan software untuk mendukung pencatatan dan pelaporan data keuangan. Urusan penagihan, seperti invoice, kamu bisa mempercayakan Paper.id sebagai sebagai platform invoicing yang mampu membuat, membayar, hingga mengirim invoice digital secara otomatis dan data sudah terenkripsi dijamin keamanannya.
Kamu bisa membuat invoice digital yang telah tersedia template-nya yang bisa dibubuhi e-Materai dari PERURI, sehingga terjamin keabsahannya. Buyer pun akan dikirimkan pengingat otomatis untuk membayar invoice-nya, sehingga kamu tak perlu mengingatkan buyer satu per satu.
Buyer juga bisa langsung membayar melalui metode QRIS, VA, Tokopedia, Shopee, Blibli, hingga kartu kredit untuk tambahan tempo pembayaran. Paper.id juga menghadirkan layanan pembuatan berbagai jenis laporan keuangan secara otomatis dan real–time.
Tunggu apalagi? Yuk, daftar sekarang di sini.
Kamu juga tak perlu khawatir karena daftar Paper.id gratis dan mudah. Pastikan kamu bisa menikmati fitur lengkap Paper.id dengan menyelesaikan verifikasi bisnisnya seperti panduan berikut!
