Membuat invoice dengan Microsoft Excel memberikan kemudahan, terutama karena format rumus yang bisa otomatis dihasilkan. Namun, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan untuk membuat invoice di Excel. Simak penjelasan lengkap invoice Excel beserta contoh template-nya di bawah ini.
Definisi Invoice Excel
Invoice Excel adalah invoice atau faktur yang dibuat dan dikelola menggunakan Microsoft Excel. Biasanya, format ini digunakan untuk membuat invoice yang memuat informasi seperti nama perusahaan, detail barang atau jasa, jumlah pembayaran, tanggal jatuh tempo, serta informasi pembayaran lainnya.
Kelebihan Membuat Invoice di Excel
Membuat invoice di Excel memiliki kelebihan, salah satunya menyediakan perhitungan rumus otomatis, yang memudahkan perhitungan total harga dan pajak tanpa perlu hitung manual. Namun, ada kelebihan lain dari membuat invoice di Microsoft Excel, sebagai berikut:
- Fleksibel menyesuaikan template: Excel memudahkan pengguna untuk mengatur format dan tampilan invoice sesuai dengan kebutuhan bisnis.
- Mudah digunakan dengan fitur yang familiar: Excel adalah software yang umum digunakan dan mudah diakses oleh banyak orang tanpa memerlukan keterampilan khusus.
- Perhitungan otomatis dengan rumus: Excel memudahkan penghitungan total, pajak, dan diskon dengan formula sederhana yang otomatis bisa dihasilkan oleh sistem.
- Menyimpan data dengan mudah dalam satu file: Pengguna dapat dengan mudah menyimpan dan melacak data invoice di lembar kerja yang sama untuk analisis keuangan. Sehingga, data tidak tercecer atau lebih terorganisir.
Namun, untuk volume transaksi yang besar, Microsoft Excel tidak efisien digunakan karena memakan ukuran file yang besar dan rentan hilang. Oleh karena itu, dibutuhkan software invoicing yang menawarkan fitur lebih lengkap dan memadai.
Komponen Isi pada Invoice
Invoice sebagai dokumen bukti transaksi memiliki komponen isi yang harus lengkap dan jelas. Baik invoice template Excel atau format lainnya, umumnya komponen isi invoice memuat detail informasi berikut ini:
1. Komponen isi utama
| Kategori | Deskripsi |
| Informasi supplier | Nama perusahaan, alamat, nomor PPN (VAT ID) dari supplier |
| Informasi buyer | Nama bisnis, alamat, ID PPN buyer |
| Tanggal invoice | Tanggal invoice diterbitkan |
| Nomor invoice | Nomor invoice sebagai identifikasi |
| Deskripsi barang atau jasa | Deskripsi baris item barang atau jasa yang disediakan |
| Jumlah dan harga satuan | Jumlah dan harga satuan barang atau jasa |
| Diskon atau potongan harga | Diskon atau potongan harga yang berlaku |
| Jumlah total yang harus dibayar | Jumlah total yang harus dibayar, subtotal, dan jumlah total pajak yang dibebankan |
| Tarif pajak dan jumlah pajak | Tarif pajak yang berlaku dan jumlah pajak yang dibebankan untuk setiap tarif |
| Mata uang dan nilai tukar | Mata uang yang digunakan dan nilai tukar terhadap mata uang lokal (jika ada) |
2. Komponen isi tambahan
| Kategori | Deskripsi |
| Judul dokumen | Judul dokumen |
| Syarat pembayaran | Syarat pembayaran |
| Metode pembayaran | Metode pembayaran (cash, virtual account, transfer bank, e–wallet, marketplace, kartu kredit, atau paylater, dan sebagainya) |
| Tenggat waktu | Tenggat waktu pembayaran |
| Status pendaftaran PPN | Apakah bisnis terdaftar PPN atau tidak, dan apakah invoice ini merupakan invoice PPN |
| ID supplier, nomor pesanan | ID supplier, nomor pesanan pembelian, dan informasi relevan lainnya |
Contoh Invoice Template Excel
Untuk mempermudah kamu dalam pembuatan invoice, berikut ini template invoice kosong format Excel yang bisa kamu unduh di bawah ini. Dengan begitu, kamu tak perlu hitung manual!
Sekarang, kamu tak perlu repot membuat template invoice secara manual satu per satu atau dengan menggunakan Microsoft Excel di mana dokumen mudah hilang. Dengan menggunakan platform seperti Paper.id, proses pembuatan invoice menjadi lebih praktis berkat adanya template yang hanya perlu kamu isi sesuai kebutuhan.
Invoice dari paper.id juga telah dilengkapi dengan e-Materai dari PERURI dan buyer juga bisa membayar invoice melalui metode QRIS, virtual account, Tokopedia, Shopee, Blibli, hingga kartu kredit untuk tambahan tempo pembayaran. Ini semua gratis!
Daftar sekarang di sini untuk bisnismu!
Kamu juga tak perlu khawatir karena daftar Paper.id gratis dan mudah dengan 4 langkah berikut ini. Pastikan kamu bisa menikmati fitur lengkap Paper.id dengan menyelesaikan verifikasi bisnisnya seperti panduan berikut!
