Bila suatu perusahaan perlu mengecek pengeluaran, membutuhkan adanya corporate credit card expense management, terlebih jika perusahaan menggunakan corporate card sebagai alat transaksi bisnis. Lalu, apa itu corporate credit card expense management? Simak penjelasannya di bawah ini.
Definisi Corporate Credit Card Expense Management
Corporate credit card expense management atau manajemen pengeluaran kartu kredit adalah proses untuk mengelola, mengawasi, dan mengontrol penggunaan kartu kredit perusahaan (corporate credit card). Tujuannya adalah memastikan pengeluaran sesuai anggaran, mengurangi risiko penyelewengan dana, dan mempermudah akuntansi.
Proses ini mencatat semua transaksi kartu kredit dan menyediakan laporan detail untuk mempermudah pelaporan keuangan. Selain itu, memastikan tagihan dibayar tepat waktu untuk menghindari denda atau bunga tinggi, serta memeriksa bahwa semua biaya sesuai dengan transaksi yang dilakukan.
Proses Corporate Credit Card Expense Management
| Proses | Deskripsi |
| Penerbitan corporate credit card | Corporate credit card diterbitkan untuk pemegang kartu yang ditunjuk oleh perusahaan. |
| Penggunaan kartu | Corporate credit card digunakan untuk membayar berbagai biaya bisnis, seperti perjalanan, makan, atau kebutuhan operasional lainnya. |
| Pengumpulan bukti transaksi | Pihak yang menggunakan kartu harus mengumpulkan dan menyimpan bukti transaksi seperti kwitansi atau invoice untuk setiap pembelian yang dilakukan. |
| Mencocokkan transaksi kartu kredit dengan invoice atau kwitansi | Platform akan memindai data invoice atau kwitansi dan mencocokkannya dengan transaksi yang tercatat di kartu kredit. |
| Persetujuan | Persetujuan diperlukan untuk memproses pengeluaran bisnis sesuai dengan kebijakan perusahaan. |
| Penginputan data transaksi | Transaksi dengan corporate credit card terhubung dengan perangkat lunak akuntansi atau sistem ERP (Enterprise Resource Planning) yang digunakan perusahaan. |
| Pembayaran kartu kredit | Membayar saldo kartu kredit setelah semua transaksi ditinjau dan disetujui. |
| Penyimpanan catatan | Menyimpan kwitansi dan dokumen lainnya untuk kebutuhan referensi. |
| Analisis | Menganalisis biaya dan pengeluaran selama sebulan untuk memastikan bahwa pengeluaran sesuai dengan anggaran yang telah ditetapkan. |
| Rekonsiliasi | Mengecek dan mencocokkan data kartu dengan catatan akuntansi secara otomatis untuk memastikan bahwa semuanya akurat. |
Manfaat Corporate Credit Card Expense Management
1. Menghemat waktu karena bisa terhubung dengan software akuntansi
Kartu kredit korporat memungkinkan perusahaan untuk mengelola pengeluaran dengan lebih efisien karena banyak kartu yang terhubung dengan perangkat lunak akuntansi. Integrasi ini menghemat waktu dalam manajemen laporan pengeluaran dan akuntansi, karena data transaksi dapat diimpor langsung ke dalam sistem akuntansi yang digunakan perusahaan.
Kartu kredit korporat juga dilengkapi dengan fitur yang memantau transaksi secara real–time karena setiap transaksi tercatat secara otomatis dan bisa dipantau dalam satu dashboard. Sehingga, detail transaksi dapat langsung dicocokkan dengan invoice atau kwitansi secara akurat.
2. Memisahkan pengeluaran pribadi dan bisnis
Dengan menggunakan corporate credit card atau kartu kredit khusus untuk bisnis, perusahaan dapat dengan mudah memisahkan pengeluaran pribadi dari pengeluaran bisnis. Ini karena corporate credit card diperuntukkan hanya untuk kebutuhan bisnis atau perusahaan.
Sehingga, mengurangi risiko pencampuran catatan keuangan. Semua transaksi yang dilakukan dengan kartu kredit perusahaan akan secara otomatis terdaftar sebagai pengeluaran bisnis dan membuat akuntansi menjadi lebih akurat dan mudah untuk dilacak.
3. Membatasi pengeluaran tertentu
Dengan corporate credit card, perusahaan dapat menetapkan batas pengeluaran untuk setiap kartu dan meminimalkan risiko pemborosan atau pengeluaran yang tidak terkendali. Corporate credit card juga memungkinkan perusahaan untuk menetapkan kebijakan pengeluaran yang jelas dan spesifik. Misalnya, jenis pengeluaran apa yang diperbolehkan atau batas harian/bulanan, sehingga karyawan tahu dan mematuhi aturan yang ada.
Kini, telah hadir corporate card atau kartu kredit korporat dari Paper.id bernama Paper Corporate Card. Manfaat yang bisa kamu rasakan dengan kartu kredit korporat dari Paper, sebagai berikut:
Yang terutama tuh, pengeluaran bisnis lebih transparan sehingga business owner tahu dan gak perlu repot-repot nanyain ke tim finance.
- Biaya transaksi: 1,1% dari nilai transaksi per-invoice.
- Tambahan tempo hingga 60 hari: Memaksimalkan cash flow bisnis dengan perpanjangan tempo hingga 60 hari.
- Bayar tagihan supplier lebih nyaman: Lakukan pembayaran dengan mudah dan efisien untuk transaksi bisnis.
Untuk info lebih lanjut klik di sini.