Untuk memastikan penggunaan corporate credit card tetap efisien dan sesuai dengan kebijakan perusahaan, penting untuk memiliki kebijakan corporate credit card yang jelas dan terstruktur. Simak di bawah ini penjelasan tentang corporate credit card policy atau kebijakan kartu kredit korporat.

Definisi Corporate Credit Card Policy

Corporate credit card policy adalah kebijakan yang mengatur penggunaan kartu kredit yang dikeluarkan oleh perusahaan untuk keperluan bisnis. Kebijakan ini mencakup aturan tentang siapa yang berhak menggunakan kartu kredit, jenis pengeluaran yang diizinkan, batasan kredit, prosedur pelaporan pengeluaran, dan sanksi jika ada penyalahgunaan kartu. 

Hal ini mendorong karyawan atau pemegang kartu untuk lebih bertanggung jawab dalam menggunakan dana perusahaan, memastikan bahwa setiap transaksi dapat dipertanggungjawabkan dan sesuai dengan kebijakan yang berlaku. Alhasil, karyawan menjadi lebih bertanggung jawab dalam mengelola dan melaporkan pengeluaran dana perusahaan. 

Komponen Utama Corporate Credit Card Policy

1. Proses aplikasi atau pengajuan

Proses aplikasi adalah langkah awal untuk mengajukan corporate credit card. Kebijakan ini menjelaskan prosedur yang harus diikuti, termasuk pengisian formulir aplikasi, pengajuan dokumen pendukung dan persetujuan dari manajemen atau departemen terkait. 

Karyawan mengikuti prosedur ini untuk mengajukan dan mendapatkan kartu kredit perusahaan. Proses ini memastikan bahwa hanya karyawan yang memenuhi syarat lah yang diberikan akses ke corporate credit card

2. Kriteria kelayakan  

Kebijakan ini menentukan  siapa yang memenuhi syarat untuk mendapatkan corporate credit card. Kriteria kelayakan umumnya mencakup:

  • Posisi karyawan: Karyawan dengan posisi tertentu yang membutuhkan dana perusahaan secara rutin, seperti manajer, eksekutif, atau staf dengan tanggung jawab keuangan khusus, mungkin memenuhi syarat untuk mendapatkan akses corporate credit card.
  • Tanggung jawab: Karyawan yang bertanggung jawab atas pengeluaran perusahaan yang signifikan atau yang sering melakukan perjalanan dinas bisa jadi lebih layak mendapatkan corporate credit card.
  • Kebutuhan: Karyawan yang sering bepergian atau memiliki kebutuhan terkait perjalanan, seperti biaya hotel, transportasi, dan makan, mungkin memerlukan corporate credit card.

3. Batasan kartu  

Aturan ini menetapkan batas pengeluaran untuk berbagai kategori. Transaksi kartu dapat mencakup perjalanan, penginapan, makanan, transportasi, dan sebagainya. Kebijakan ini juga menetapkan batas kredit maksimum untuk setiap pemegang kartu, yang membantu membatasi pengeluaran bisnis.

4. Persyaratan dokumen

Dalam kebijakan kartu kredit perusahaan (corporate credit card Policy), komponen utama terkait persyaratan dokumen umumnya mencakup:

  • Formulir permohonan: Berisi informasi pribadi, posisi di perusahaan, dan alasan penggunaan kartu.
  • Dokumen identitas: Salinan dokumen identitas resmi seperti KTP atau paspor.
  • Persetujuan atasan: Surat persetujuan dari atasan langsung atau manajer yang menunjukkan bahwa penggunaan kartu kredit perusahaan diperlukan untuk kebutuhan pekerjaan.
  • Kebijakan penggunaan: Kebijakan penggunaan kartu kredit perusahaan yang menjelaskan batasan, prosedur, dan tanggung jawab karyawan terkait penggunaan kartu.
  • Dokumen keuangan: Beberapa perusahaan memerlukan dokumen keuangan tambahan, seperti laporan pengeluaran atau anggaran.
  • Perjanjian tanggung jawab: Perjanjian yang menyatakan bahwa mereka akan mematuhi kebijakan penggunaan dan bertanggung jawab atas pengeluaran perusahaan.
  • Laporan penggunaan: Dokumen sering kali mencakup formulir laporan penggunaan kartu kredit, yang harus diisi oleh karyawan untuk melaporkan pengeluaran dan menyertakan bukti pendukung seperti kwitansi atau invoice.

5. Kategori pengeluaran  

Kebijakan ini membahas jenis pengeluaran apa saja yang memenuhi syarat untuk menggunakan corporate card, seperti biaya perjalanan dinas, akomodasi, makan, atau pembelian perlengkapan kantor.

Selain itu, kebijakan ini juga mencantumkan jenis pengeluaran kartu yang tidak diperbolehkan. Misalnya, biaya pribadi, denda atau penalti, atau biaya yang dianggap tidak relevan dengan kepentingan bisnis.

6. Sanksi pelanggaran 

Kebijakan ini menjelaskan sanksi ketika kebijakan atau corporate credit card policy dilanggar. Misalnya, menggunakan kartu melebihi batas pengeluaran atau untuk kepentingan pribadi. Selain itu, kebijakan ini juga mencakup hal-hal berikut:

  • Kartu hilang atau dicuri
  • Proses penggantian biaya
  • Penyelesaian sengketa
  • Pemutusan hubungan kerja
  • Pencatatan arsip

Kategori Pengeluaran pada Corporate Credit Card

Penggunaan corporate credit card dapat disesuaikan dengan kebutuhan bisnis. Namun, beberapa kategori pengeluaran yang umumnya diperbolehkan meliputi:

  1. Perlengkapan dan peralatan kantor
  2. Pengeluaran perjalanan bisnis dan makanan
  3. Biaya konferensi dan pelatihan
  4. Layanan langganan dan keanggotaan
  5. Pengeluaran untuk pemasaran dan iklan

Meskipun kategori-kategori ini umum, banyak pengeluaran yang memerlukan persetujuan sebelumnya, baik dokumen ataupun tanda terima. Selain itu, penting untuk mematuhi peraturan dan hukum yang berlaku.

Kini, telah hadir corporate card atau kartu kredit korporat dari Paper.id bernama Paper Corporate Card. Manfaat yang bisa kamu rasakan dengan kartu kredit korporat dari Paper, sebagai berikut:

  • Biaya transaksi: 1,1% dari nilai transaksi per-invoice.
  • Tambahan tempo hingga 60 hari: Memaksimalkan cash flow bisnis dengan perpanjangan tempo hingga 60 hari.
  • Bayar tagihan supplier lebih nyaman: Lakukan pembayaran dengan mudah dan efisien untuk transaksi bisnis.

Untuk info lebih lanjut klik di sini.