Menagih pembayaran ke buyer, kamu membutuhkan invoice sebagai bukti transaksi dan detail pembayaran. Dengan invoice, kamu dapat mengatur dan mengelola tagihan dengan lebih baik. Ketahui lebih lanjut tentang invoice penagihan di bawah ini.
Definisi Invoice Penagihan
Invoice penagihan adalah dokumen yang dikirim oleh penjual (supplier) kepada pembeli (buyer) sebagai permintaan pembayaran untuk barang atau jasa yang telah diberikan. Dokumen ini mencantumkan rincian transaksi, seperti item yang dibeli, jumlah, harga, dan total yang harus dibayar.
Invoice ini biasanya juga mencantumkan syarat pembayaran, tanggal jatuh tempo, dan informasi rekening untuk transfer dana. Fungsi utamanya adalah sebagai catatan resmi untuk kebutuhan akuntansi dan pelacakan pembayaran.
Komponen Isi Invoice Penagihan
| Komponen Isi | Deskripsi |
| Informasi kontak | Nama dan alamat supplier dan buyer, serta informasi kontak seperti nomor telepon dan email. |
| Nomor invoice | Nomor unik yang digunakan untuk mengidentifikasi invoice tersebut. |
| Tanggal invoice | Tanggal saat invoice dikeluarkan. |
| Tanggal jatuh tempo | Tanggal terakhir pembayaran harus dilakukan. |
| Deskripsi barang atau jasa | Rincian tentang barang atau jasa yang diberikan, termasuk jumlah, deskripsi, dan harga per unit. |
| Subtotal | Jumlah sebelum pajak atau diskon dihitung. |
| Pajak | Informasi tentang pajak yang dikenakan (misalnya, PPN). |
| Diskon | Informasi tentang diskon atau potongan harga yang diberikan (jika ada). |
| Total tagihan | Jumlah total yang harus dibayar setelah pajak dan diskon dihitung. |
| Syarat pembayaran | Ketentuan pembayaran, seperti metode pembayaran yang diterima dan jangka waktu pembayaran. |
| Informasi rekening bank | Rincian rekening bank atau informasi pembayaran lainnya untuk transfer dana. |
| Catatan tambahan | Informasi tambahan yang relevan, seperti nomor pesanan atau referensi transaksi. |
| Tanda tangan atau stempel | Tanda tangan atau stempel perusahaan untuk menandakan keabsahan dokumen. |
Proses Invoice Penagihan secara Manual
1. Pembuatan invoice penagihan
Setelah transaksi atau pengiriman produk/jasa, buat invoice atau nota tagihan yang mencakup detail seperti nama perusahaan, nomor invoice, tanggal, deskripsi barang/jasa yang dipesan, jumlah yang harus dibayar, dan syarat pembayaran. Sertakan juga informasi kontak bisnismu, sehingga buyer dapat dengan mudah menghubungi, jika ada pertanyaan atau masalah terkait invoice.
2. Pengiriman invoice kepada buyer
Kirim invoice kepada pelanggan (buyer) melalui metode yang telah disepakati, seperti email, pos, atau secara langsung. Kemudian, konfirmasi bahwa buyer telah menerima invoice, baik melalui email, telepon, atau tanda terima pos untuk memastikan tidak ada masalah dalam pengiriman.
3. Pencatatan invoice penagihan
Catat setiap invoice yang telah dikirim dan perhatikan tanggal jatuh temponya untuk memantau status pembayaran secara aktif dan memastikan tidak ada invoice yang terlewat. Dengan mencatat tanggal jatuh tempo, kamu bisa mengetahui jika ada pembayaran yang belum diterima dan menjaga cash flow bisnis tetap lancar.
4. Follow-up dan beri pengingat
Jika ada pembayaran yang belum diterima mendekati atau melewati tanggal jatuh tempo, kirimkan pengingat kepada buyer. Pengingat ini bisa berupa email dengan rincian invoice dan tanggal jatuh tempo, panggilan telepon untuk membahas status pembayaran secara langsung, atau surat pengingat.
5. Penerimaan Pembayaran
Setelah pembayaran diterima, konfirmasi penerimaan pembayaran dan perbarui catatan keuangan. Selanjutnya, rekonsiliasi pembayaran dengan invoice terkait untuk memastikan semua informasi cocok. Proses rekonsiliasi bisa dilakukan dengan metode three way matching, yaitu pengecekan invoice, goods receipt dan PO. Dokumen hasil rekonsiliasi kemudian disimpan.
Contoh Invoice Penagihan
1. Invoice penagihan standar
2. Invoice proforma
3. Invoice pembayaran bertahap (installment)
Dari tiga contoh invoice penagihan di atas, ada beberapa poin penting yang perlu dicantumkan dalam setiap invoice untuk memastikan informasi disampaikan dengan jelas. Berikut lima poinnya:
- Identitas bisnis (nama, alamat, dan informasi kontak)
- Nomor invoice
- Identitas buyer
- Informasi mengenai pemesanan item barang/jasa
- Jumlah tertagih
- Keterangan tambahan
Membuat invoice penagihan tidak perlu lagi menggunakan Ms. Word, Excel, atau Spreadsheet karena kamu cukup menggunakan Paper.id sebagai platform invoicing yang mampu membuat, membayar, hingga mengirim invoice digital secara otomatis. Kamu bisa membuat invoice digital yang telah tersedia template-nya.
Invoice dari Paper,id juga telah dilengkapi e-Materai dari PERURI. Buyer pun akan dikirimkan pengingat secara otomatis untuk membayar invoice-nya, sehingga business owner tak perlu mengingatkan buyer satu per satu. Buyer juga bisa membayar melalui metode QRIS, VA, Tokopedia, Shopee, Blibli, hingga kartu kredit untuk tambahan tempo pembayaran.
Tunggu apalagi? Daftar sekarang di sini.
Kamu juga tak perlu khawatir karena daftar Paper.id gratis dan mudah dengan 4 langkah berikut ini. Pastikan kamu bisa menikmati fitur lengkap Paper.id dengan menyelesaikan verifikasi bisnisnya seperti panduan berikut, ya!
