Proses pembuatan, pengiriman, penagihan, dan rekonsiliasi invoice kerap kali masih dilakukan secara manual, yang bisa memakan waktu. Namun, dengan kemajuan teknologi, automasi account receivable (AR) kini hadir sebagai solusi untuk mengatasi masalah tersebut. Lalu, apa itu AR automation? Simak penjelasannya di bawah ini. 

Definisi AR Automation

AR automation atau account receivable automation adalah penggunaan teknologi digital untuk mengelola dan memproses pembayaran invoice dari buyer. Dengan AR automation, pelacakan pembayaran, pengiriman tagihan, dan pemeriksaan status pembayaran invoice menjadi lebih mudah karena terbantu oleh software. 

Kamu juga bisa menggunakan AR automation untuk memantau tanggal jatuh tempo invoice, mengirimkan pengingat otomatis kepada buyer yang belum membayar, dan menangani proses penagihan dengan lebih mudah. Sistem ini juga menyediakan laporan dan analisis mendetail mengenai status cash flow serta kesehatan keuangan bisnis.

Alur Account Receivable secara Manual

1. Menerima purchase order (PO) dari buyer

Pada tahap ini, buyer (pembeli) membuat dan mengirimkan purchase order (PO) kepada supplier (penyedia barang/jasa). PO merupakan dokumen resmi yang berisi rincian pesanan, seperti:

  • Nama dan deskripsi barang atau jasa
  • Jumlah barang atau jasa yang dipesan
  • Harga per unit atau per item
  • Tanggal pengiriman yang diinginkan
  • Alamat pengiriman
  • Syarat dan ketentuan lainnya, termasuk pembayaran

PO berfungsi sebagai bukti tertulis pesanan yang menunjukkan bahwa buyer secara formal memesan barang atau jasa dari supplier. Setelah supplier menerima PO ini, mereka akan memproses pesanan tersebut dan membuat sales order (SO).

2. Supplier membuat sales order (SO)

Langkah berikutnya adalah membuat sales order, yaitu dokumen internal yang dibuat oleh supplier dan berfungsi sebagai konfirmasi atas pesanan yang diterima. Dokumen ini digunakan untuk merinci barang atau jasa yang akan disediakan oleh supplier, beserta syarat dan ketentuannya. Isi dari sales order biasanya mencakup:

  • Deskripsi barang atau jasa yang dipesan
  • Jumlah barang/jasa yang akan dikirimkan
  • Harga per unit dan total harga
  • Tanggal pengiriman yang disepakati
  • Lokasi pengiriman
  • Ketentuan pembayaran, seperti metode pembayaran dan jatuh tempo

3. Pengiriman barang atau jasa

Selanjutnya, supplier mengirimkan barang atau menyediakan jasa sesuai dengan pesanan. Pada tahap ini, supplier harus memastikan bahwa semua barang yang dipesan atau jasa yang diminta sesuai dengan rincian yang tercantum dalam SO. Dokumen yang dikirimkan bersama barang ialah:

  • Surat jalan (delivery order): Dokumen ini berisi rincian barang yang dikirim, seperti jumlah dan deskripsi produk. Buyer akan menggunakan surat jalan ini untuk mencocokkan pesanan yang diterima dengan SO yang dibuat.
  • Invoice (faktur): Dokumen ini berfungsi sebagai tagihan resmi yang berisi rincian biaya yang harus dibayar buyer, termasuk harga barang/jasa, jumlah yang harus dibayar, dan syarat pembayaran.
  • Packing list (opsional): Rincian mengenai cara barang dikemas, seperti jumlah unit per kemasan, berat, atau dimensi paket.

4. Supplier mengirimkan invoice

Pada poin nomor 3, salah satu dokumen yang dikirimkan bersama barang adalah invoice atau faktur, yang berfungsi sebagai tagihan resmi kepada buyer. Dokumen ini berisi informasi lengkap mengenai transaksi yang telah dilakukan, biasanya mencantumkan informasi:

  • Nama dan alamat supplier serta buyer
  • Deskripsi barang atau jasa yang telah dikirim
  • Jumlah barang atau jasa
  • Harga per unit barang/jasa dan total harga yang harus dibayar
  • Tanggal pembuatan invoice
  • Nomor invoice untuk referensi
  • Jatuh tempo pembayaran (tanggal pembayaran maksimal)
  • Syarat pembayaran (misalnya: pembayaran 30 hari setelah invoice diterima)

Setelah selesai dibuat, supplier mengirimkan invoice ke buyer, baik secara fisik (kertas) atau melalui digital. Buyer harus membayar invoice sesuai dengan ketentuan yang tercantum.

5. Pencatatan tagihan sebagai piutang 

Setelah supplier mengirimkan invoice kepada buyer, langkah selanjutnya adalah mencatat tagihan sebagai piutang (account receivable). Pencatatan ini dilakukan secara manual dalam buku besar atau sistem akuntansi sederhana untuk memantau status pembayaran dan mengelola arus kas. Informasi yang dicatat meliputi:

  • Nomor invoice
  • Tanggal transaksi
  • Jatuh tempo pembayaran
  • Jumlah yang harus dibayar
  • Nama buyer atau pelanggan
  • Deskripsi transaksi

6. Supplier menagih pembayaran

Langkah selanjutnya, supplier menindaklanjuti pembayaran yang belum diterima setelah jatuh tempo untuk memastikan bahwa buyer membayar tagihan sesuai dengan ketentuan yang telah disepakati. Supplier bisa mengirimkan surat pengingat atau email kepada pelanggan yang berisi rincian invoice yang belum dibayar, jumlah yang harus dibayar, dan tanggal jatuh tempo.

7. Supplier memproses pembayaran

Setelah buyer melakukan pembayaran, langkah berikutnya adalah pencatatan dan pengelolaan pembayaran tersebut. Pastikan bahwa pembayaran telah diterima, baik melalui transfer bank, cek, atau metode pembayaran lainnya. Verifikasi jumlah pembayaran yang diterima sesuai dengan invoice yang dikeluarkan.

8. Pencatatan dan rekonsiliasi

Setelah menerima pembayaran dari buyer, supplier mencatat transaksi tersebut dalam sistem akuntansi. Ini termasuk mencatat jumlah yang dibayar, tanggal pembayaran, dan metode pembayaran. 

Supplier kemudian melakukan rekonsiliasi atau membandingkan informasi yang tercantum pada invoice dengan purchase order dan laporan penerimaan barang untuk memastikan bahwa deskripsi produk, jumlah, dan harga telah sesuai. Ada tiga metode pencocokan yang bisa digunakan:

  • Two-way matching: Mencocokkan invoice dengan purchase order (PO).
  • Three-way matching: Mencocokkan invoice dengan purchase order (PO) dan laporan penerimaan barang atau goods receipt (GR).
  • Four-way matching: Mencocokkan invoice dengan purchase order (PO), laporan penerimaan barang atau goods receipt (GR), dan pembayaran.

Alur Account Receivable Automation

Alur account receivable di atas bisa disederhanakan dengan memanfaatkan software atau teknologi yang mempercepat prosesnya atau AR automation. Berikut alur atau cara kerja dari AR automation: 

  1. Pembuatan invoice: Sistem otomatis dapat membuat dan mengirim invoice secara digital kepada buyer yang biasanya sudah tersedia template dan dilengkapi e-Materai. Invoice yang dihasilkan pun dalam file digital seperti PDF, DOCS, Excel, dan sebagainya. 
  2. Pengklasifikasian invoice: Software memantau dan mengklasifikasikan invoice yang belum dibayar, berdasarkan kategori atau jenis transaksi, sehingga memudahkan proses rekonsiliasi nantinya.
  3. Penagihan invoice: Sistem secara otomatis membantu proses penagihan dengan mengirimkan pengingat otomatis kepada buyer untuk membayar tagihan mereka, sehingga proses penagihan menjadi lebih efisien.
  4. Proses rekonsiliasi: Sistem otomatis melakukan rekonsiliasi dengan mencocokkan pembayaran yang diterima dari buyer dengan invoice yang telah dikeluarkan. Ini memastikan bahwa setiap pembayaran yang masuk sesuai dengan invoice yang telah diterbitkan.

Dengan Paper.id, kamu bisa mengotomatiskan proses account receivable (AR) dengan mudah. Kamu bisa menggunakan buyer portal dari Paper.id untuk mengotomatiskan proses ini yang memberikan kemudahan sebagai berikut: 

  • Link invoice dan pengingat pembayaran: Memungkinkan buyer untuk melihat dan membayar invoice tanpa registrasi atau login. 
  • Pemantauan batas kredit: Memudahkan buyer dan supplier untuk melihat batas kredit yang ditetapkan buyer untuk setiap penjualan dengan ketentuan pembayaran.
  • Lacak semua transaksi AR sekaligus : Tim manajemen dan keuangan dapat merekap riwayat pembayaran yang diterima dari buyer, bersama dengan pencairan yang dilakukan ke rekening bank.

Kamu bisa membuat invoice digital yang telah tersedia template-nya dan dilengkapi e-Materai dari PERURI. Paper.id juga terintegrasi dengan metode pembayaran digital yang memudahkan buyer untuk membayar invoice.

Pembayaran bisa melalui QRIS, virtual account (VA), Tokopedia, Shopee, Blibli, virtual credit card, hingga kartu kredit untuk fleksibilitas tempo pembayaran. Tunggu apalagi? Ini semua gratis!

Untuk informasi lebih lanjut klik di sini.