Pembuatan invoice sering kali masih manual dengan mencetaknya dalam bentuk kertas. Jika kamu menerima invoice kertas dari supplier dan ingin mengubahnya menjadi format digital, prosesnya bisa memakan waktu. Untungnya, ada software atau teknologi OCR yang bisa mengkonversi invoice kertas menjadi format digital dengan cepat dan efisien. Apa itu OCR invoice? Simak penjelasan lengkapnya di bawah ini.
Definisi OCR Invoice
OCR (Optical Character Recognition) invoice adalah teknologi yang digunakan untuk mengubah teks dari gambar atau dokumen yang dipindai menjadi teks digital yang bisa diedit. OCR dapat mengidentifikasi dan mengambil data penting dari invoice yang dipindai, seperti nomor, tanggal, nama supplier, jumlah, dan detail lainnya.
Perangkat lunak OCR memproses dokumen yang awalnya dalam format yang sulit dibaca oleh komputer, seperti PDF atau gambar, dan mengonversinya menjadi teks yang dapat diakses dan digunakan secara digital. Ini memudahkan dalam pengelolaan dan pencarian data invoice secara otomatis, tanpa perlu memasukkan data secara manual.
Cara Kerja OCR Invoice
1. Pemindaian dan pengunggahan dokumen
Invoice dan jenis dokumen lainnya dipindai secara digital ke perangkat lunak OCR. Setelah dokumen dipindai, file digital tersebut perlu diunggah ke perangkat lunak OCR. Proses pengunggahan ini biasanya dilakukan dengan cara drag-and-drop (tarik seret dokumen) atau memilih file dari sistem penyimpanan di komputer.
Beberapa perangkat lunak OCR juga dapat terintegrasi dengan sistem manajemen dokumen atau penyimpanan cloud, yang memungkinkan pengguna untuk mengunggah dokumen secara langsung. Proses ini bertujuan untuk mengubah dokumen fisik menjadi format digital yang dapat diproses lebih lanjut oleh perangkat lunak OCR.
2. Pengubahan ukuran gambar
Saat dokumen dipindai, ukuran gambar diubah agar resolusinya jelas dan detailnya terlihat dengan baik. Kemudian, OCR akan menghilangkan noise, seperti titik-titik kecil, garis, atau bintik-bintik yang terdapat dalam gambar. Tujuannya untuk membersihkan gambar agar teks bisa dibaca dengan lebih mudah. Proses ini memastikan bahwa dokumen yang dipindai memiliki kualitas yang baik dan dapat diproses dengan efisien.
3. Pemindaian teks yang ada di invoice
Sistem OCR memindai gambar dari dokumen fisik, seperti invoice kertas, dan mengenali teks yang ada di dalam gambar tersebut. Setelah teks dikenali, sistem akan mengubahnya menjadi format digital yang bisa diedit atau diproses lebih lanjut secara elektronik. Isi informasi pada invoice yang dipindai sebagai berikut:
- Tanggal jatuh tempo
- Tanggal invoice
- Item per baris
- Total invoice
- Deskripsi
Deteksi teks adalah langkah penting dalam OCR karena menentukan seberapa baik sistem dapat mengenali dan mengonversi teks menjadi format digital yang dapat diolah. Sehingga, memastikan bahwa invoice, dapat diakses, dikelola, dan digunakan dalam aplikasi lain, seperti sistem akuntansi atau basis data.
4. Validasi dan verifikasi data
Data yang dihasilkan oleh OCR diperiksa untuk memastikan formatnya sesuai standar. Misalnya, tanggal harus berada dalam format DD/MM/YYYY dan beberapa kesalahan umum seperti karakter yang salah atau terhapus harus diperbaiki. Misalnya, huruf “O” yang terdeteksi sebagai angka “0”.
Kemudian, verifikasi atau membandingkan data yang dihasilkan OCR dengan data buyer atau supplier untuk memastikan bahwa informasi tersebut valid dan tidak ada kesalahan. Dalam beberapa kasus, verifikasi manual terkadang masih dibutuhkan untuk data penting atau yang tidak bisa diverifikasi secara otomatis.
5. Ekspor data invoice
Setelah data invoice diverifikasi, kemudian invoice diekspor dalam format CSV, Excel, atau format lainnya untuk memudahkan menghubungkan data dengan sistem akuntansi atau perangkat lunak manajemen lainnya. Berikut detail isi invoice yang diekspor:
- Informasi buyer dan supplier: Nama, alamat, Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP), dan sebagainya.
- Barang atau layanan: Jumlah barang, total harga, rincian pajak termasuk jumlah pajak dan harga setelah dibebankan pajak.
- Identifikasi invoice: Nomor invoice dan nomor purchase order, mata uang, tanggal pembuatan invoice, dan tanggal jatuh tempo.
- Detail pembayaran: Nomor rekening, metode pembayaran, dan bukti pembayaran.
6. Pengarsipan data invoice
Setelah selesai, data diarsipkan untuk memastikan bahwa invoice disimpan dengan baik dan tidak tercecer. Invoice bisa disimpan dalam format digital (seperti PDF atau file gambar) atau tetap dalam bentuk fisik aslinya, tergantung pada sistem yang digunakan.
Invoice yang disimpan dalam format digital bisa diatur lebih efisien, seperti diberi label, dikategorikan berdasarkan tanggal atau buyer, dan disimpan di folder yang mudah diakses. Penggunaan cloud storage juga menjadi pilihan, karena memungkinkan akses data dari berbagai perangkat dan lokasi, serta menyediakan cadangan data yang aman.
Perbedaan OCR Invoice vs Manual Invoice
| Fitur | OCR Invoice | Manual Invoice |
| Entri data | Entri data otomatis | Entri data manual |
| Keamanan data | Penyimpanan data terenkripsi | Potensi pelanggaran data dan risiko |
| Integrasi | Mudah dan sederhana dengan perangkat lunak akuntansi yang ada | Integrasi terbatas karena entri manual |
| Waktu pemrosesan invoice | Cepat dan efisien untuk volume invoice yang besar | Lebih lambat untuk volume invoice yang besar |
Gunakan OCR invoice dari Paper.id yang menghadirkan supplier portal untuk memudahkan dalam pengelolaan tagihan, melihat status pembayaran, dan mengakses dokumen dengan lebih mudah, sementara perusahaan bisa memantau dan mengelola hubungan dengan supplier secara efisien. Kemudahan yang diberikan supplier portal dari Paper.id, yaitu sebagai berikut:
- Three way matching: Pengecekkan invoice, goods receipt dan PO terjadi secara digital, jadi lebih cepat dan minim error.
- Self service dashboard: Baik kamu dan supplier memiliki dashboard sendiri untuk tukar invoice dari awal hingga akhir proses.
- Opsi pendanaan usaha untuk kamu dan supplier: Nikmati pendanaan berbasis invoice untuk supplier dan kamu lewat tambahan tempo sampai dengan 60 hari.
Nikmati proses setup hanya dalam 90 hari. Selain itu, supplier portal bisa dihubungkan ke sistem procurement kamu.
Untuk info lebih lanjut cek di sini.