Adanya supplier portal dapat mempermudah proses pengadaan barang dengan menyediakan satu platform yang terintegrasi. Lalu, apa itu supplier portal beserta fitur dan manfaatnya untuk bisnis kamu? Simak penjelasannya di bawah ini.

Definisi Supplier Portal

Supplier portal atau portal pemasok adalah platform online yang memungkinkan supplier untuk mengelola dan memantau transaksi bisnis dengan perusahaan buyer. Melalui portal ini, supplier bisa mengirimkan invoice, melacak status pembayaran, mengakses informasi pesanan, dan berkomunikasi dengan pihak buyer. 

Pada dasarnya, portal ini menyederhanakan transaksi bisnis antara supplier dan buyer. Untuk memanfaatkannya, supplier harus mendaftar dan mengelola akun mereka di dalamnya.

Fitur Utama Supplier Portal

Pertama, dilengkapi dengan berbagai fitur canggih yang dirancang untuk menyederhanakan transaksi bisnis antara supplier dan buyer. Berikut fitur utama yang ditawarkan:

  • Manajemen akun dan profil: Supplier dapat memperbarui dan mengelola akun mereka, termasuk detail kontak, alamat, dan informasi perusahaan.
  • Manajemen pesanan: Supplier dapat melihat, mengelola, dan melacak pesanan pembelian dari buyer termasuk detail pesanan, mengonfirmasi pesanan, dan melacak status pesanan.
  • Invoice dan pembayaran: Supplier dapat mengirimkan invoice dan melacak status pembayaran. Beberapa portal juga memungkinkan pengelolaan pembayaran secara online.
  • Manajemen dokumen: Fitur ini memungkinkan supplier mengunggah berbagai dokumen penting, seperti invoice, kontrak, dan sertifikat, langsung ke sistem.
  • Pengelolaan inventaris: Bagi supplier yang mengelola stok, fitur ini memungkinkan mereka memperbarui dan mengelola inventaris yang tersedia.
  • Pembaruan real-time: Supplier menerima pemberitahuan langsung tentang perubahan pesanan, status pembayaran, dan update penting lainnya.

Manfaat Menggunakan Supplier Portal

1. Atur proses procurement dari satu tempat 

Portal pemasok memungkinkan pemasok untuk memantau status pesanan secara langsung dan terkini. Portal ini juga dilengkapi dengan fitur otomatis, seperti pengiriman pesanan otomatis, konfirmasi pesanan, dan pembaruan status pesanan.

Semua dokumen yang berkaitan dengan pesanan, seperti invoice, kontrak, dan formulir pengiriman, bisa diunggah dan diakses melalui portal ini. Hal ini mempermudah pengelolaan dokumen dan mengurangi penggunaan dokumen fisik yang rentan tercecer.

2. Lebih mudah memantau status pembayaran

Pemasok dapat mengecek status pembayaran mereka dan mengetahui apakah pembayaran telah diproses atau belum oleh buyer melalui portal ini. Portal pemasok biasanya terintegrasi dengan berbagai metode pembayaran, seperti transfer bank, virtual account, marketplace, atau kartu kredit virtual, sehingga semua informasi pembayaran dapat diakses dalam satu sistem terpusat.

3. Mempermudah proses rekonsiliasi pembayaran

Portal ini mengumpulkan seluruh informasi transaksi di satu tempat, termasuk pesanan, invoice, dan pembayaran. Dengan data yang terpusat, proses rekonsiliasi menjadi lebih mudah karena semua informasi yang diperlukan sudah tersedia dalam satu sistem.

Banyak portal pemasok juga menyediakan alat untuk membuat laporan dan menganalisis data transaksi. Fitur ini membantu proses rekonsiliasi dengan memberikan gambaran yang jelas tentang status pembayaran dan invoice.

Mengapa Bisnis Membutuhkan Supplier Portal?

Supplier dan buyer seringkali memiliki dua data set yang berbeda dan tidak sinkron. Supplier portal membantu mengatasi masalah ini dengan memberikan supplier dan buyer tampilan data yang sama dan terintegrasi. Sehingga, meningkatkan efisiensi dalam proses procurement dan komunikasi di antara keduanya.

Seperti Paper.id yang menghadirkan supplier portal yang menjembatani interaksi antara buyer dan supplier. Kemudahan yang diberikan portal ini, yaitu sebagai berikut: 

  • Three way matching: Pengecekkan invoice, goods receipt dan PO terjadi secara digital, jadi lebih cepat dan minim eror.
  • Self service dashboard: Baik kamu dan supplier memiliki dashboard sendiri untuk tukar invoice dari awal hingga akhir proses.
  • Opsi pendanaan usaha untuk kamu dan supplier: Nikmati pendanaan berbasis invoice untuk supplier dan kamu lewat tambahan tempo sampai dengan 60 hari.

Nikmati proses setup hanya dalam 90 hari. Selain itu, portal ini bisa dihubungkan ke sistem procurement kamu.

Untuk info lebih lanjut cek di sini.