Ketika bisnis berkembang, jumlah invoice yang harus diproses pun meningkat, dan tanpa sistem yang efisien, tentunya pemrosesan invoice-nya atau invoice processing menjadi lambat dan tidak efisien. Oleh karena itu, butuh cara otomatis untuk memproses invoice. Namun, sebelum ke sana simak penjelasan invoice processing di bawah ini. 

Definisi Invoice Processing

Invoice processing atau pemrosesan invoice adalah serangkaian langkah yang dilakukan untuk mengelola dan memproses faktur atau invoice dari awal hingga akhir. Proses ini dimulai ketika invoice diterima sampai pembayaran dicatat dalam buku besar. 

Saat ini, pengolahan invoice biasanya dilakukan dengan perangkat lunak otomatisasi invoice. Namun, pemrosesan invoice secara manual juga masih dilakukan dengan dicetak dalam bentuk fisik atau kertas, dicatat secara manual dalam buku besar, atau proses pembayaran secara tunai. 

Manfaat Invoice Processing

1. Mengelola aliran uang masuk dan keluar

Invoice processing bisa sangat membantu manajemen cash flow  karena dengan memproses invoice secara efisien, perusahaan dapat memastikan bahwa semua transaksi tercatat dengan benar. Ini membantu dalam memantau pemasukan dan pengeluaran secara akurat.

Pemrosesan invoice yang baik memungkinkan perusahaan untuk melacak piutang dan utang kepada supplier. Ini membantu dalam memprediksi pergerakan cash flow dan memastikan pembayaran dilakukan tepat waktu.

2. Peningkatan hubungan dengan supplier

Invoice processing yang efektif bisa meningkatkan hubungan dengan supplier karena proses yang efisien membantu memastikan bahwa semua detail pada invoice tercatat dengan benar. Sehingga, meminimalisir kesalahan input atau perbedaan detail informasi yang tertera pada invoice. Dengan pengolahan invoice yang cepat, pembayaran kepada supplier juga dapat dilakukan tepat waktu. Sehingga, membangun hubungan bisnis yang positif dengan supplier.  

3. Waktu pembayaran yang lebih cepat

Invoice processing yang efisien dapat mempercepat waktu pembayaran karena dengan menggunakan software atau sistem otomatisasi, invoice dapat dibuat, dikirim, dan dilacak secara cepat tanpa harus melalui proses manual yang memakan waktu. Invoice digital juga dapat dikirimkan langsung ke buyer melalui email atau platform lain.

4. Mengurangi beban kerja

Invoice processing dapat membantu mengurangi beban kerja karena prosesnya yang otomatis dan terstruktur. Misalnya, jika sebelumnya harus menginput data secara manual dan mengirimkan invoice satu per satu, dengan sistem otomatis, semua bisa dilakukan lebih cepat dan akurat. Ini mengurangi pekerjaan berulang. Hasilnya, waktu dan tenaga yang biasanya digunakan untuk tugas-tugas ini bisa dialihkan ke hal lain yang lebih penting bagi bisnis.

Langkah-Langkah Invoice Processing

1. Menerima invoice dari supplier

Langkah pertama dalam pengolahan invoice dimulai setelah invoice diterima. Invoice dikirim dari supplier (atau vendor) kepada buyer dalam berbagai format, mulai dari invoice kertas hingga berbentuk elektronik atau PDF.

Jika invoice berbentuk kertas, invoice harus diubah ke format digital dengan cara dipindai atau dimasukkan secara manual ke dalam sistem komputer. Setelah itu, detail informasi invoice dicatat dalam buku besar, yaitu catatan keuangan utama perusahaan.

2. Pemeriksaan keakuratan invoice 

Setelah invoice diubah ke format digital, invoice tersebut perlu diperiksa dengan pesanan pembelian atau purchase order (PO) dan tanda terima pengiriman untuk memastikan informasi yang tertera pada invoice sudah sesuai. Jika ada perbedaan antara jumlah yang tertera di pesanan atau tanda terima dengan invoice, maka perlu menghubungi pemasok untuk konfirmasi.

Misalnya, jika di purchase order (PO) atau pesanan pembelian tercantum 100 unit barang, dan tanda terima pengiriman juga mencatat 100 unit, namun invoice mencantumkan 110 unit, ini menunjukkan adanya perbedaan detail informasi barang yang perlu diperiksa atau dikonfirmasi kepada supplier.

3. Approval Invoice 

Jika detail invoice sudah benar, langkah selanjutnya adalah mengirimkan invoice kepada pihak berwenang untuk mendapatkan persetujuan resmi. Proses persetujuan ini bisa berbeda-beda antar perusahaan, tetapi saat ini umumnya dilakukan secara digital, bukan manual. Sehingga, meminimalisir invoice hilang atau lupa dibayarkan. 

4. Pembayaran invoice ke supplier

Setelah invoice dicatat dan disetujui, proses dapat berlanjut ke tahap akhir, yaitu memproses pembayaran invoice kepada supplier. Metode pembayaran invoice bisa beragam, seperti tunai, metode pembayaran digital, kartu kredit, virtual credit card, corporate card, virtual account, atau melalui marketplace.

Tentunya, metode yang dipilih sesuai dengan kesepakatan yang telah dipilih antara buyer dan supplier. Misalnya, jika perusahaan memilih menggunakan virtual credit card (VCC), maka transaksi dilakukan secara online dan bukti pengiriman juga akan berbentuk digital. 

5. Mengotomatiskan pengolahan invoice

Pengolahan invoice bisa sangat memakan waktu dan sumber daya ketika dilakukan dalam skala besar. Misalnya, untuk perusahaan yang menerima ratusan invoice setiap bulannya, sejumlah besar waktu pasti dihabiskan untuk entri data invoice secara manual ke dalam sistem. Oleh karena itu, perlu proses otomatis dalam mengolah invoice. Beberapa manfaat otomatisasi invoice processing, sebagai berikut:

  • Menghemat waktu dalam input data untuk memproses invoice yang masuk. 
  • Menghemat biaya karena invoice tidak perlu dicetak dalam bentuk fisik atau kertas.
  • Memudahkan proses audit karena invoice disimpan dan terdokumentasikan dengan baik dalam sistem, sehingga tidak tercecer.

Invoice processing tersebut dapat disederhanakan menggunakan Paper.id sebagai platform invoicing yang mampu membuat dan membayar invoice digital tanpa batasan dengan beragam template yang telah tersedia. Invoice dari Paper.id juga telah terjamin keabsahannya karena dilengkapi e-Materai dari PERURI.

Kamu juga bisa mengirimkan invoice digital secara otomatis ke buyer melalui email, SMS, dan WhatsApp. Buyer pun bisa membayar melalui metode m-banking, VA, Tokopedia, Shopee, Blibli, hingga kartu kredit untuk tambahan tempo pembayaran. Semua transaksi dan proses tercatat otomatis.

Untuk informasi lebih lanjut, klik di sini.