Surat tagihan pembayaran sering dipakai dalam transaksi sehari-hari termasuk bisnis. Memahami komponen dan cara membuatnya dapat membantu bisnis beroperasi lebih efisien dan profesional. Yuk, kenali lebih dalam terkait fungsi, komponen, hingga contohnya!
Definisi Surat Tagihan Pembayaran
Surat penagihan adalah dokumen yang disusun dan dikirimkan oleh supplier kepada buyer atau mitra bisnisnya. Tujuannya adalah untuk mengingatkan dan meminta buyer agar segera melakukan pembayaran untuk barang atau jasa yang telah diterima.
Jika buyer belum membayar sesuai kesepakatan, supplier bisa mengirimkan surat tagihan pembayaran untuk mengingatkan dan mendorong buyer agar segera melunasi pembayarannya. Ini bisa membantu mempercepat proses pembayaran dan mengurangi risiko masalah keuangan akibat keterlambatan.
Fungsi Surat Tagihan Pembayaran
1. Dokumentasi transaksi jual-beli
Surat tagihan pembayaran berfungsi sebagai bukti transaksi jual-beli, membantu memastikan bahwa transaksi telah terjadi dan pembayaran untuk barang atau jasa telah ditagih. Selain itu, surat ini juga berguna untuk menyelesaikan masalah sengketa jika terjadi perselisihan mengenai pembayaran atau detail transaksi, karena menyediakan bukti tertulis yang jelas.
2. Mengingatkan buyer atas tagihannya
Fungsi lain dari surat penagihan ini adalah sebagai pengingat resmi kepada buyer atau mitra bisnisnya untuk melunasi pembayaran. Surat ini mencantumkan informasi penting seperti jumlah yang harus dibayar, tanggal jatuh tempo, dan detail transaksi, sehingga membuatnya jelas dan mudah dipahami oleh buyer.
3. Mematuhi aturan pajak
Surat tagihan berfungsi sebagai bukti bahwa transaksi telah terjadi dan memudahkan perhitungan pajak yang harus dibayar. Dengan adanya surat tagihan, kamu bisa menghitung jumlah pajak yang harus dibayar ke pemerintah. Ini termasuk pajak pertambahan nilai (PPN) atau pajak lainnya yang berlaku.
4. Memantau pola pembayaran
Dengan mencatat setiap transaksi menggunakan surat tagihan, kamu bisa melihat riwayat pembayaran dari setiap buyer. Ini memudahkan untuk mengetahui apakah buyer sering membayar tepat waktu atau justru sering terlambat. Data dari surat tagihan juga membantu kamu melihat pola pembayaran buyer.
Ini mencegah kesalahpahaman dan memastikan komunikasi tetap lancar antara kedua belah pihak. Selain itu, dengan memberi waktu yang cukup untuk buyer membayar tepat waktu, kamu bisa menghindari konflik dan menjaga hubungan bisnis tetap harmonis dan menguntungkan.
Komponen Isi Surat Tagihan Pembayaran
Agar surat tagihan pembayaran tersusun dengan benar, kamu harus memahami komponen isi yang harus ada di dalamnya, yaitu sebagai berikut:
1. Kop surat: Nama dan alamat perusahaan yang mengirimkan tagihan.
2. Identitas penerima (buyer atau mitra usaha).
3. Tanggal pengiriman surat tagihan.
4. Nomor tagihan: Nomor referensi untuk memudahkan pengidentifikasian tagihan.
5. Rincian tagihan:
- Deskripsi produk atau layanan yang diberikan.
- Jumlah unit atau volume produk atau layanan.
- Harga per unit atau tarif yang dikenakan.
- Total biaya yang harus dibayar.
6. Tanggal jatuh tempo: Tanggal terakhir pembayaran untuk menghindari denda atau biaya tambahan.
7. Syarat dan ketentuan pembayaran:
- Metode pembayaran yang diterima (misalnya transfer bank, pembayaran online, atau kartu kredit ).
- Informasi rekening bank atau detail metode pembayaran lainnya.
- Ketentuan denda atau bunga jika pembayaran terlambat.
8. Informasi kontak:
- Nama dan jabatan orang yang dapat dihubungi untuk kontak lebih lanjut.
- Nomor telepon dan alamat email untuk kontak lebih lanjut.
8. Pernyataan penutup dan tanda tangan:
- Pernyataan penutup yang sopan.
- Tanda tangan dan nama penanggung jawab dari perusahaan atau individu yang mengirimkan surat tagihan.
9. Lampiran: Dokumen tambahan yang relevan, seperti salinan invoice, kontrak, atau bukti pengiriman.
Contoh Surat Tagihan Pembayaran
Agar penagihan semakin efisien, gunakan Paper.id sebagai platform invoicing yang mampu membuat invoice digital tanpa batasan dengan berbagai template yang tersedia. Kamu bisa membuat invoice digital dengan e-Materai dari PERURI dan mengirimkannya otomatis ke buyer melalui email, SMS, dan WhatsApp.
Tak hanya itu, buyer pun akan dikirimkan pengingat secara otomatis untuk membayar tagihannya, sehingga business owner tak perlu mengingatkan buyer satu per satu. Buyer juga bisa membayar melalui metode QRIS, VA, Tokopedia, Shopee, Blibli, hingga kartu kredit untuk tambahan tempo pembayaran.
Tunggu apalagi? Daftar sekarang Paper.id gratis di sini untuk bisnismu!