Efisiensi dan transparansi dalam proses procurement perlu menjadi pertimbangan business owner dalam mengelola bisnisnya. Menjawab permasalahan tersebut, buyer portal hadir sebagai solusi inovatif untuk mempermudah akses informasi produk, melakukan pemesanan, melacak pesanan, dan berkomunikasi dengan penjual atau supplier secara efektif. Lalu, apa itu buyer portal, kegunaan, dan contohnya? Simak di bawah ini.
Definisi Buyer Portal
Buyer portal atau portal pembelian adalah platform online yang memudahkan buyer mengakses informasi produk, melakukan pemesanan, melacak pesanan, dan berkomunikasi dengan penjual atau supplier. Fitur-fitur yang biasanya tersedia meliputi katalog produk, sistem manajemen pesanan, pelacakan pengiriman, dan alat komunikasi. Sehingga, buyer dapat berinteraksi dengan data yang relevan, seperti pesanan, invoice, pengiriman, dan pembayaran.
Kegunaan Buyer Portal
1. Pengelolaan informasi yang lebih efisien
Portal pembelian menyediakan satu tempat terpusat untuk semua komunikasi dan pertukaran dokumen seperti purchase order atau sales order. Buyer dapat mengakses data yang terorganisir dengan mudah kapan saja. Data ini memungkinkan buyer untuk mengakses informasi yang mereka butuhkan dengan cepat, sehingga meningkatkan efisiensi dalam proses pengambilan keputusan.
2. Meningkatkan kepuasan buyer
Software portal pembelian meningkatkan kepuasan buyer dengan memberikan akses mudah ke pusat bantuan, sumber daya, dan layanan melalui portal dukungan khusus. Dengan menggunakan portal ini buyer dapat memperoleh informasi barang atau jasa yang ditawarkan tanpa perlu mengandalkan tim layanan pelanggan. Ini juga membangun kepercayaan mereka terhadap kinerja bisnismu.
3. Pelacakan pesanan
Fitur portal pembelian memungkinkan buyer untuk memonitor status pesanan mereka, termasuk apakah pesanan telah diterima, sedang diproses, dikirim, atau dalam perjalanan. Portal ini juga memberikan detail pemesanan, termasuk nomor pelacakan dan perkiraan waktu kedatangan. Dengan demikian, membantu buyer dalam mengidentifikasi pesanan dan mengatasi masalah pengiriman, seperti penundaan atau kesalahan alamat.
4. Manajemen dokumen
Manajemen dokumen dalam portal pembelian seringkali dilengkapi dengan fitur-fitur keamanan seperti enkripsi, otentikasi pengguna, dan kontrol akses untuk memastikan bahwa hanya pengguna yang memiliki izin yang dapat mengakses dokumen. Dokumen dapat juga diatur dan dikategorikan berdasarkan berbagai kriteria seperti jenis dokumen, tanggal, pemasok, atau status transaksi, sehingga mempermudah pencarian dan pengelolaan dokumen.
Efektivitas Buyer Portal
1. Penjualan 24/7
Portal pembelian memungkinkan buyer mengakses produk dan layanan kamu dengan cepat. Lebih dari 90% pebisnis B2B menginginkan alat penjualan digital yang selalu tersedia. Dengan portal pembelian khusus, bisnis kamu juga tidak terbatas oleh zona waktu, sehingga dapat menjangkau buyer di berbagai negara.
2. Manajemen biaya
Salah satu manfaat utamanya adalah penghematan biaya. Portal pembelian membantu mengurangi biaya untuk mendapatkan buyer baru dengan menyediakan pembelian secara online yang mudah, sehingga buyer tetap setia. Ini juga mengurangi biaya layanan karena buyer bisa menemukan informasi dan menyelesaikan pembelian secara mandiri.
3. Penjualan dan pemasaran berbasis data
Portal pembelian sangat berguna untuk penjualan dan pemasaran, bisa diakses kapan saja dan di mana saja. Data yang dikumpulkan memberikan informasi untuk kamu menyesuaikan komunikasi yang tepat kepada buyer, meningkatkan target market, dan membuat kampanye pemasaran lebih efektif. Contohnya, data tentang buyer membantumu menyesuaikan cara untuk menawarkan produk baru kepada buyer yang sudah ada.
4. Peningkatan efisiensi
Implementasi portal pembelian dapat meningkatkan efisiensi operasional bisnis hingga 40%, menunjukkan dampak positif yang signifikan dalam meningkatkan kinerja dan daya saing bisnis di era digital saat ini. Ini karena portal pembelian mengoptimalkan penggunaan waktu dengan menyediakan akses yang cepat dan mudah ke informasi produk, status pesanan, dan riwayat transaksi.
5. Pengurangan biaya operasional
Buyer portal merupakan alat yang efektif dalam mengurangi biaya operasional bisnis dengan memfasilitasi proses otomatisasi pemesanan dan pembayaran. Otomatisasi ini mengurangi proses manual dalam setiap langkah transaksi dan mampu mengurangi biaya administrasi bisnis hingga 30-50%.
Portal pembelian B2B dapat terintegrasi dengan aplikasi invoicing yang berguna untuk mengalirkan data pembelian secara langsung ke dalam proses pembuatan invoice dan menyederhanakan pengelolaan administrasi keuangan bisnis. Kini, kamu dapat menggunakan Paper.id untuk kepengurusan invoicing secara digital.
Paper.id juga hadir sebagai solusi pembayaran dalam transaksi bisnis yang menyediakan fitur pembayaran mudah dan terpercaya, cukup menggunakan QRIS, m-Banking, kartu kredit, e-commerce, dan VA. Kamu juga bisa membayar supplier dan vendor dengan metode apa saja yang diinginkan.
Yuk, download Paper.id sekarang di sini.