Tips Mempercepat Penagihan untuk Atasi Masalah Cash Flow Bisnis

Pernah tidak kamu merasa pusing karena piutang yang tak kunjung dibayar atau cair, padahal kamu sangat membutuhkan dana tersebut untuk mengembangkan bisnis? Jika ya, kamu perlu mengurangi Days Sales Outstanding (DSO) atau hari penjualan yang beredar. Bagaimana caranya?

Bayangkan terlebih dahulu, jika kamu bisa mengubah piutang menjadi uang tunai lebih cepat, hal ini tentu akan meningkatkan aliran kas kamu, dan memberikan stabilitas keuangan yang lebih baik kedepannya.

Sebelum mengetahui bagaimana cara menguranginya, alangkah lebih baiknya kamu perlu memahami faktor apa saja yang mempengaruhi DSO bisnis kamu. Yuk, simak selengkapnya di bawah!

Faktor yang Mempengaruhi DSO

Sebenarnya tidak ada berapa angka rata-rata, karena angka DSO bisa mencakup banyak industri. Mungkin angka rata-rata untuk industri F&B sekitar 30 hari, lain halnya dengan industri tekstil dan pakaian, elektronik, dan lain sebagainya.

Untuk memahami DSO bisnis kamu sendiri, kamu harus membandingkannya dengan perusahaan lain di industri yang sama. Misalnya, jika industri kamu punya rata-rata DSO 65 hari, mungkin 65 hari bukan skor yang baik. 

Pertimbangkan untuk mengurangi DSO kamu agar sesuai dengan perusahaan lain yang berukuran serupa. Namun, DSO 90 hari mungkin tidak seburuk kelihatannya jika kamu berada di industri di mana DSO yang lebih tinggi adalah hal yang biasa.

Jika perusahaan kamu mengalami fluktuasi musiman, kamu juga perlu mempertimbangkannya. Sesederhana, nilai DSO di bulan Juni bisa sangat berbeda dengan nilai DSO di bulan Desember, lho.

Untuk memperhitungkan perubahan ini, mungkin ide yang baik untuk menghitung DSO berdasarkan periode kuartalan atau tahunan. Ini akan memberikan DSO yang lebih akurat. Pertanyaan, bagaimana cara menghitung DSO? Nah, di bawah caranya!

Baca Juga: Mengoptimalkan Arus Kas Bisnis dengan Cash Conversion Cycle

Bagaimana Cara Menghitung DSO?

Untuk menghitung DSO, mulailah dengan menentukan periode laporan keuangan kamu. Periode bulanan adalah pilihan yang baik,. Kemudian, cari saldo piutang di neraca untuk periode yang dipilih dan bagi angka tersebut dengan total penjualan kredit. Terakhir, kalikan hasilnya dengan jumlah hari dalam periode tersebut. Nilai ini adalah DSO perusahan kamu.

Atau kamu bisa melihat rumus menghitung DSO ini:

DSO = (Total Piutang / Total Penjualan Kredit) x Jumlah Hari dalam Periode

Keterangan:

• Total Piutang: jumlah total piutang yang belum dibayar pada akhir periode.
• Total Penjualan Kredit: jumlah total penjualan kredit selama periode yang sama.
• Jumlah Hari dalam Periode: biasanya 30 hari untuk perhitungan bulanan atau 365 hari untuk perhitungan tahunan.

Misalnya, perusahaan kamu punya data keuangan berikut untuk bulan April:

• Total Piutang pada akhir April: Rp 500.000.000
• Total Penjualan Kredit selama April: Rp 3.000.000.000
• Periode: 30 hari

Maka, perhitungannya sebagai berikut:

DSO =  Rp 500.000.000 / Rp 3.000.000.000 x 30

= 1/6 x 30

= 5 x 5 = 5 hari

Jadi, DSO untuk perusahaan kamu pada bulan April adalah 5 hari.

Cara Mengurangi DSO

Nah, berikut ini ada beberapa cara untuk membantu mengurangi DSO untuk meningkatkan cash flow bisnis kamu, di antaranya sebagai berikut:

1. Otomatisasi invoice dan kirim pengingat pembayaran

Kamu pasti pernah mendengar pernyataan “semakin cepat customer menerima invoice, maka semakin cepat mereka membayar”. Nah, mengotomatisasi proses penagihan adalah cara yang sangat efektif untuk mengurangi DSO, lho.

Dengan otomatisasi, pengiriman invoice bisa dilakukan lebih cepat. Ini juga menghilangkan kemungkinan kesalahan manusia atau human error, sehingga customer menerima invoice dengan akurat, jelas, dan ringkas.

Tidak hanya itu, dengan otomatisasi juga bisa mengurangi keterlambatan pembayaran, lho. Faktanya, menurut Paystand pada 2024 mengatakan faktanya sekitar 75% perusahaan dengan proses penagihan piutang otomatis menyatakan hal tersebut memberikan pengalaman customer yang lebih baik.

Terakhir, jangan lupa juga untuk memberikan pengingat pembayaran (payment reminder). Kirim pengingat invoice dengan informasi tentang proses, syarat, tenggat waktu, dan insentif untuk pembayaran lebih awal. Kamu bisa gunakan berbagai cara komunikasi seperti email, pesan teks, dan panggilan telepon.

Baca Juga: Cara Mengatur Cash Conversion Cycle: Solusi Untuk Arus Kas yang Lebih Positif

2. Berikan insentif untuk pembayaran cepat

Siapa sih yang tidak suka diskon? Berikan insentif kecil seperti potongan harga jika customer membayar lebih cepat dari tempo pembayaran yang ditentukan. Misalnya, diskon 2% jika pembayaran dilakukan dalam waktu 10 hari. 

Tahu tidak, insentif semacam ini bisa mendorong customer untuk menyelesaikan pembayaran lebih cepat, sehingga DSO kamu bisa berkurang. 

Contohnya, jika biasanya DSO kamu adalah 30 hari, dengan adanya diskon ini, customer mungkin akan lebih termotivasi untuk membayar dalam waktu 10 hari, sehingga DSO kamu bisa turun drastis. 

Selain itu, ini juga menunjukkan bahwa perusahaanmu menghargai pembayaran tepat waktu, yang bisa meningkatkan hubungan baik dengan customer.

3. Menyediakan berbagai opsi pembayaran

Menyediakan berbagai opsi pembayaran digital seperti transfer bank, kartu kredit, dompet digital, dan sebagainya bisa membuat proses pembayaran menjadi lebih mudah dan cepat, yang pada gilirannya mendorong customer untuk membayar lebih cepat, lho. Memang bisa?

Ya, dengan menawarkan opsi pembayaran, customer bisa memilih metode yang paling sesuai bagi mereka sehingga akan mengurangi hambatan dalam proses pembayaran. Selain itu, pembayaran digital juga umumnya lebih cepat dibandingkan dengan metode konvensional seperti cek atau transfer bank manual.

Terlebih, pernyataan tersebut selaras dengan laporan dari Statista pada tahun 2021, yang menyatakan nilai transaksi pembayaran digital global mencapai lebih dari 6,6 triliun USD, dan diperkirakan akan tumbuh sebesar 12% per tahun hingga 2025. 

Hal ini menunjukkan bahwa semakin banyak customer yang beralih ke metode pembayaran digital.

4. Manfaatkan teknologi untuk otomatisasi

Di era digital seperti sekarang, sudah saatnya kamu memanfaatkan teknologi untuk membantu mengelola piutang. Gunakan software akuntansi atau aplikasi invoice yang bisa mengirimkan pengingat otomatis kepada customer sebelum tenggat tempo pembayaran. 

Selain itu, teknologi juga memungkinkan kamu untuk memantau dan menganalisis data piutang dengan lebih efektif, sehingga kamu bisa mengambil tindakan yang diperlukan lebih cepat.

Baca juga: 6 Tantangan Terbesar yang Dihadapi Tim Account Receivable (AR) dan Cara Mengatasinya

Nah, itu dia beberapa cara mengurangi nilai DSO untuk mengatasi masalah cash flow. Mengurangi DSO memang bukan pekerjaan mudah, tapi mau tidak mau pekerjaan ini memang sangat penting untuk kesehatan finansial bisnis kamu.

Paper.di sebagai aplikasi invoice dan pembayaran antar digital bisa menjadi opsi solusi cerdas untuk memperlancar cash flow bisnis kamu, lho.

Bagaimana tidak, di Paper.id tersedia berbagai kebutuhan yang diperlukan untuk mengurangi nilai DSO, seperti pembuatan invoice digital dan langsung rekonsiliasi hanya dalam satu dashboard hingga tersedianya berbagai opsi pembayaran yang bisa kamu tawarkan ke customer.

Yuk, daftarkan bisnis kamu sekarang juga dan nikmati semua fiturnya dengan cara klik di sini!

Atau kamu mau tahu seberapa lancar cash flow bisnis dengan memahami berapa nilai Cash Conversion Cycle (CCC) kamu? Yuk, klik tombol di bawah ini dan masukkan data-data yang diperlukan. Selamat kamu bisa menganalisis hasilnya dan dapat rekomendasinya!