6 Tantangan Terbesar yang Dihadapi Tim Account Receivable (AR) dan Cara Mengatasinya

Sebagai business owner, pernah tidak kamu bertanya-tanya atau memikirkan apa yang sebenarnya terjadi di balik layar ketika tim Account Receivable (AR) berusaha memastikan cash flow perusahaan tetap sehat?

Ternyata, menjaga agar tagihan dibayar tepat waktu bukanlah tugas yang mudah, lho. Dari customer yang sulit dihubungi hingga payment terms yang terus berubah, tim AR menghadapi berbagai tantangan yang bisa membuat pusing kepala.

Sesuai laporan Atradius Payment Practices Barometer 2023, rata-rata pembayaran tepat waktu oleh customer bisnis di seluruh dunia hanya sekitar 61,1% pada tahun 2023. Artinya, hampir 35% invoice dibayar terlambat!

Untuk itu, berikut ini ada beberapa tantangan terbesar yang sering menghantui tim AR dan bagaimana cara cerdas untuk mengatasinya. Simak selengkapnya di bawah!

Apa Saja Tantangan Utama dalam Account Receivable?

1. Siklus pembayaran yang lambat

Singkatnya, agar cash flow tetap lancar, tim AR harus memperpendek jarak antara penagihan dan jadwal invoice. Namun, kenyataannya tidaklah mudah, siklus ini sering kali lambat salah satunya karena prosesnya masih dilakukan dengan cara manual.

Bayangkan mengelola invoice fisik menggunakan Ms.Excel, mengirimnya melalui kurir, membutuhkan banyak waktu dan tenaga yang bisa mengurangi produktivitas tim. Bahkan dengan cara seperti itu, proses penagihan bisa memakan waktu lebih dari seminggu, dengan asumsi customer membayar tepat waktu.

Dengan waktu yang lama ini tentu akan membebani cash flow dan anggaran perusahaan, membuatnya lebih sulit untuk berkembang dan menjaga kelancaran pengelolaan invoice.

2. Melacak dan rekonsiliasi pembayaran

Tahu tidak, melacak dan melakukan rekonsiliasi pembayaran menjadi bagian penting dari proses AR. Kehilangan jejak pembayaran bisa menghasilkan catatan yang tidak akurat, menyebabkan masalah seperti pembayaran ganda atau terlewat, yang pada akhirnya bisa menunda penagihan dan mengganggu cash flow perusahaan.

Tidak hanya itu, melakukan rekonsiliasi pembayaran secara manual juga bisa memakan waktu yang tidak sebentar, lho. Bayangkan saja, tim AR perlu mencocokan pembayaran dengan invoice satu per satu, yang bisa membosankan dan rentan terhadap kesalahan, terutama untuk bisnis dengan banyak invoice.

3. DSO (Days Sales Outstanding) di atas rata-rata

Kamu tentu sudah tahu bahwa DSO (Days Sales Outstanding) atau hari penjualan yang beredar adalah waktu rata-rata untuk mengubah penjualan kredit menjadi uang tunai. Nah, DSO yang tinggi, artinya customer kamu membutuhkan waktu terlalu lama untuk melunasi hutangnya, yang pada akhirnya akan berdampak buruk terhadap cash flow perusahaan.

Jika DSO ini lebih tinggi dari rata-rata industri, pastikan rencana kredit yang kamu tawarkan tidak melebihi kemampuan perusahaan kamu. Ingat, hubungan dengan customer memang penting, tetapi mendapatkan pembayaran tepat waktu juga sama pentingnya, ‘kan?

Baca Juga: Account Receivable: Definisi, Manfaat, Hingga Resikonya

4. Pencatatan yang tidak rapi

Menjaga invoice tetap teratur menjadi salah satu tugas penting tim AR untuk mengetahui berapa banyak yang terutang kepada perusahaan, oleh siapa, dan kapan mereka diharapkan untuk membayar. 

Tanpa sistem yang terorganisir, perusahaan bisa kehilangan jejak pembayaran, mengakibatkan catatan yang tidak akurat, pembayaran ganda, atau pembayaran yang terlewat. Hal ini bisa menyebabkan penundaan dalam penagihan dan masalah cash flow yang serius. 

5. Komunikasi yang buruk dan kurangnya kebijakan yang tepat

Biasanya di awal hubungan bisnis, saluran komunikasi yang efektif dan titik kontak yang jelas sangat penting untuk pembayaran tepat waktu. Maka dari itu, tim AR perlu mencatat semua waktu dan saluran komunikasi yang digunakan dengan customer untuk menjaga alur piutang tetap sehat.

Selain itu, hal terburuk yang bisa merugikan bisnis adalah kebijakan pembayaran yang tidak praktis, seperti proses persetujuan pembayaran yang berbelit-belit dan membutuhkan banyak waktu, hingga tidak bisa mengakomodasi berbagai metode pembayaran, hingga tempo pembayaran yang tidak realistis.

Terkadang, kebijakan tersebut dibuat tanpa mempertimbangkan keadaan riil perusahaan atau tanpa memperhitungkan dampaknya terhadap proses AR. 

Baca Juga: Begini Jenis-Jenis Account Receivable dan Ketentuannya!

Bagaimana Mengatasi Tantangan Account Receivable?

1. Menawarkan berbagai metode pembayaran digital

Cara terbaik untuk mengurangi tunggakan dan meningkatkan penagihan adalah dengan membuat proses pembayaran invoice menjadi lebih mudah dan cepat. Sepakat? Nah, menawarkan berbagai pilihan pembayaran digital, seperti transfer bank, kartu kredit, hingga E-Wallet, bisa menyederhanakan proses ini. 

Dengan begitu, tim AR juga bisa mempercepat proses AR dengan menyimpan data pembayaran customer secara aman di platform mereka. Dengan kemudahan akses dan fleksibilitas ini, customer bisa membayar lebih cepat dan tepat waktu, menjaga cash flow perusahaan tetap lancar dan stabil.

Hal ini bisa kamu lakukan dengan Paper.id, lho. Makanya, yuk, download Paper.id di iOS maupun Android dengan klik banner di bawah ini!

2. Mengurangi DSO

Pertanyaannya, bagaimana caranya mengurangi DSO? Langkah pertama yang perlu dilakukan adalah menyederhanakan strategi penagihan invoice. Kumpulkan utang dengan tepat untuk memastikan setiap invoice dikirim tepat waktu, dengan syarat pembayaran yang jelas.

Misalnya, kamu bisa gunakan pengiriman invoice secara digital dibandingkan melalui pos. Sebab, invoice digital bisa mempercepat proses penagihan, menghemat lebih banyak waktu dengan mengatur customer untuk membayar secara otomatis atau melakukan pembayaran berulang.

Selain itu, kamu juga bisa tawarkan insentif untuk mendorong customer membayar lebih awal dan memberlakukan sanksi untuk pembayaran terlambat. Misalnya, tawaran diskon untuk pembayaran dalam waktu sepuluh hari ketika syarat pembayaran biasanya berlangsung selama 30 hari.

Apalagi, Paper.id punya program menarik yang bisa memberikan diskon untuk buyer kamu secara gratis! Dapatkan potongan diskon sebesar :

1. 0,2% hingga Rp50 ribu untuk transaksi dengan non-pengguna Paper.id.
2. 0,4% hingga Rp50 ribu untuk transaksi sesama pengguna Paper.id!

Selengkapnya, kamu bisa simak di artikel berikut ini, ya.

Pakai Paper.id sekarang dan nikmati kemudahan transaksi dengan 30 lebih metode pembayaran yang bisa digunakan GRATIS

3. Implementasi automation

Tim AR bisa memanfaatkan teknologi untuk mengotomatiskan proses-proses penagihan invoice. Perangkat lunak otomatis biasanya mengaitkan pembayaran dengan invoice dan memberi pemberitahuan tentang pembayaran yang tertunda.

Nah, hal ini bisa menghemat waktu, mengurangi kesalahan, dan memberikan visibilitas terhadap status pembayaran, sehingga memungkinkan tim untuk mengidentifikasi dan menyelesaikan masalah dengan cepat.

4. Memperkuat komunikasi dan meninjau kebijakan AR

Dalam menguatkan komunikasi, penting untuk selalu memperbarui informasi customer dan mengirimkan pengingat pembayaran secara teratur. Dengan cara ini, customer akan selalu terinformasi tentang tagihan yang harus mereka bayar dan tenggat waktu pembayarannya.

Sementara itu, meninjau kembali kebijakan AR akan membantu perusahaan untuk memahami lebih baik risiko kredit yang dihadapi dan memastikan bahwa syarat-syarat pembayaran yang ditawarkan sesuai dengan kondisi pasar dan kebutuhan customer.

Dengan kebijakan yang terstruktur dengan baik, perusahaan bisa mengelola risiko kredit dengan lebih efektif dan menghindari kemungkinan pembayaran terlambat atau bahkan tidak dibayar sama sekali.

Baca juga: 5 Tugas Staff Account Receivable yang Perlu Kamu Ketahui

Nah, itu dia 6 tantangan terbesar yang biasa dihadapi oleh tim Account Receivable (AR) dan cara mengatasinya. Dengan menerapkan langkah-langkah di atas, tim AR bisa mengatasi tantangan yang dihadapi dan memastikan cash flow yang lancar serta hubungan yang baik dengan customer.