Surat Permohonan Pembayaran dan Efeknya Pada Bisnis B2B

paperblog

Agustus 14, 2019

Surat Permohonan Pembayaran dan Efeknya Pada Bisnis B2B

Surat permohonan pembayaran menjadi solusi bagi sebuah perusahaan untuk menagih pembayaran kepada kliennya atau perusahaan lainnya. Lewat surat permohonan tersebut, pihak yang tertagih diharapkan akan segera melunasi pembayarannya.

Cara ini dipandang sebagai salah satu cara yang efektif untuk mengingatkan klien atau perusahaan akan tagihan yang belum dibayar. Setelah itu, pihak yang tertagih akan segera melunasi tunggakannya dan perusahaan akan menerima pembayaran.

Untuk membuatnya, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan. Berikut penjelasan lengkap mengenai surat permohonan pembayaran serta cara-cara untuk membuatnya.

Penjelasan surat permohonan pembayaran

Berdasarkan fungsinya, surat permohonan pembayaran berfungsi sebagai pengingat bagi klien/pelanggan/perusahaan lain untuk segera melunasi pembayaran berdasarkan transaksi yang telah terjalin sebelumnya.

Ada banyak contoh yang terjadi. Pertama, ada perusahaan yang memesan barang untuk bahan baku dan belum melunasi pembayarannya. Karena itu, pihak supplier mengirimkan surat sebagai langkah follow up untuk mengingatkan si pemesan untuk melunasi pembayarannya.

Kedua, permintaan untuk pembayaran uang muka. Hal ini juga berhubungan dengan kasus yang pertama. Perusahaan B meminta supplier untuk memasok sejumlah bahan baku untuk proses pembuatan produk mereka. Pihak supplier akan mengirimkan surat guna mengabarkan besaran uang muka yang harus dibayar.

Selain itu, surat ini juga bisa digunakan untuk keperluan lainnya yang berhubungan dengan tagihan pembayaran. Dengan begitu, pihak penagih berharap agar perusahaan segera melunasi pembayaran untuk kelancaran operasional mereka.

Pada perusahaan B2B (Business to Business), surat permohonan pembayaran biasanya digunakan oleh pihak supplier untuk menagih pembayaran akan pemesanan bahan baku yang dilakukan oleh klien mereka. Selain itu, hal ini juga terjadi di perusahaan dengan bidang yang berbeda seperti perusahaan jasa yang melakukan penagihan kepada klien mereka atas layanan jasanya.

Cara membuat surat permohonan pembayaran

Sekarang, kita beralih ke cara pembuatan surat permohonan pembayaran. Cara pembuatannya cukup mudah karena mirip dengan surat bisnis biasa yang biasanya kita kirimkan kepada perusahaan lainnya.

Ada 3 bagian yang terdapat pada surat ini yakni, bagian kop surat yang berisi alamat, logo dan perusahaan pengirim, dan lainnya, bagian kedua yang berisi isi surat dan terakhir ada bagian penutup berupa tanda tangan dan meterai (mirip dengan surat penutup pada umumnya). Untuk lebih jelasnya, silahkan lihat pada gambar berikut.

Pada gambar diatas, ada 3 bagian yang telah dijelaskan sebelumnya. Pada bagian kop surat, pastikan untuk menulis alamat sejelas mungkin, logo perusahaan, tanggal pembuatan surat serta pihak yang dituju. Dengan begitu, hal ini menambah nilai keabsahan surat.

Kedua, masukkan isi surat dimana, isinya berupa tagihan akan pembayaran yang belum selesai atau sebuah transaksi. Berikan rincian sejelas mungkin serta hal apa saja yang perlu dibayar. Usahakan untuk menggunakan Bahasa yang sopan untuk menjaga sopan santun.

Terakhir, berikan kalimat penutup atau tanggal Batasan pembayaran jika diperlukan. Masukkan bagian tanda tangan dan logo perusahaan atau meterai jika diperlukan untuk menegaskan bahwa surat tersebut bersifat valid dan menandai keseriusan pihak penagih.

Masalah penagihan via surat permohonan pembayaran

Terkadang, ada beberapa perusahaan yang belum menyelesaikan tagihan yang ada saat sudah menerima surat tagihan tersebut. Hal ini mempersulit operasional sebuah perusahaan sehingga, mereka kerap melayangkan surat tagihan kedua.

Namun, cara ini kurang efektif karena, ada saja perusahaan yang tetap tidak mau membayarnya. Dalam hal ini, kamu bisa menggunakan software akuntansi Paper.id untuk mengatasinya. Paper.id merupakan software invoice dengan fitur reminder otomatis yang dapat membantu kamu untuk mengingatkan klien kamu untuk segera melunasi pembayaran.

Selain itu, ada juga reminder otomatis untuk kamu agar kamu tahu siapa saja klien yang belum bayar. Paper.id mudah untuk digunakan terutama bagi mereka yang tidak mengerti akuntansi. Yang terpenting, ada banyak fitur yang bisa kamu gunakan selain Invoice seperti kwitansi, surat jalan, quotation, purchase order, dan hal lainnya yang dibutuhkan untuk keperluan operasional kantor.

Semuanya telah terintegrasi secara otomatis dan berdasarkan prinsip akuntansi. Tagihan cepat lunas dan kamu tidak lagi khawatir dengan Paper.id! GUNAKAN GRATIS SEKARANG DENGAN KLIK LINK DIBAWAH INI!