Mengirimkan tagihan invoice ke klien atau customer bisa diibaratkan seperti dua sisi koin. Di satu sisi, kegiatan ini bisa terasa menyenangkan karena artinya sejumlah uang akan masuk dan menambah jumlah MRR perusahaanmu. Namun, kesenangan itu bisa berubah sebaliknya jika tagihan invoice yang kamu kirimkan tidak kunjung ditanggapi oleh klien.

Padahal, masalah sepele soal tunggakan tagihan invoice bisa diselesaikan jika kamu menggunakan SMTP Relay service. Yuk kita menyelam lebih dalam ke pembahasannya.

Apa Itu SMTP Relay?

Simple Mail Transfer Protocol (SMTP) Relay adalah sebuah sistem/protokol yang memungkinkan developer untuk mengirim dan menerima email melalui aplikasi atau situs web mereka. SMTP Relay biasa digunakan untuk keperluan pengiriman transactional email seperti konfirmasi pesanan, pembuatan akun, reset password, termasuk penagihan invoice.

Dengan SMTP Relay, kamu cukup melakukan setting integrasi di awal dan tidak perlu melakukan pengiriman email secara manual, karena email akan dikirimkan secara otomatis. Selain mengurangi beban kerja, sistem otomatisasi berdasarkan trigger semacam ini dapat mencegah terjadinya kesalahan. Entah itu terkirim ke alamat yang salah, terlambat dikirimkan, hingga detail isi di dalamnya.

Perusahaan-perusahaan yang memiliki aktivitas email dengan frekuensi tinggi terbiasa menggunakan SMTP Relay service untuk membantu bisnis mereka. Biasanya dari industri finansial (seperti perbankan, asuransi, investasi) dan retail (seperti marketplace dan e-commerce).

Baca juga: Cara Mudah Menagih Invoice via Email yang Bisa Kamu Coba Sekarang!

Coba Buat Invoice Gratis Tanpa Daftar

Hanya 5 Menit & Mudah

powered by Advanced iFrame. Get the Pro version on CodeCanyon.

SMTP Relay untuk Tagihan Invoice

Seperti yang kami sebutkan sebelumnya, SMTP Relay dapat digunakan untuk pengiriman tagihan invoice melalui email. Secara garis besar, konsepnya tidak ada bedanya dengan pengiriman yang dilakukan secara manual. Namun, ada hal-hal yang bisa kamu konfigurasi melalui SMTP Relay service agar tagihan invoice cepat dibayar.

1. Memastikan akurasi pengiriman

Dengan SMTP Relay service, kamu akan lebih mudah dalam memastikan akurasi pengiriman tagihan invoice. kamu bisa menjamin bahwa email akan selalu dikirimkan ke penerima yang tepat pada waktu yang tepat.

Lebih daripada itu, emailmu akan terhindar dari masalah lalulintas email yang menyebabkannya terlambat sampai atau tertahan oleh spam filter. Tentu, ini hanya jika kamu memilih SMTP Relay service dengan reputasi pengiriman yang baik dan protokol keamanan berstandar internasional.

2. Memantau status email

Jika semua email invoice kamu mendarat ke tujuan yang tepat, artinya tidak ada lagi alasan keterlambatan membayar akibat klien tidak menerima tagihan. Namun, masih ada kemungkinan bahwa mereka tidak melihatnya. Nah, SMTP Relay service yang baik akan menyediakan fitur analytic agar kamu dapat melihat status emailmu.

Apakah email berhasil dikirim, jika tidak apa alasannya, apakah email sudah dibuka, kapan, dan sebagainya. Berbekal data-data ini, kamu jadi memiliki panduan atas langkah yang harus kamu ambil selanjutnya, yatu mengirimkan follow-up email.

3. Mengirimkan email follow-up

Melanjutkan poin sebelumnya, jika sudah melewati batas waktu yang kamu tentukan klien tidak kunjung membuka email tagihan invoice-nya, kamu bisa mengirimkan email follow-up kepada mereka. Isinya bisa sekadar mengingatkan bahwa klien yang bersangkutan masih memiliki tagihan yang belum diselesaikan.

Di dalam email tersebut, kamu bisa langsung menyodorkan CTA dan menekankan urgensi agar klien mau menyelesaikan proses pembayarannya. Mengenai strategi lainnya, kamu bisa putuskan sendiri dengan bantuan pengiriman otomatis menggunakan transactional SMTP Relay service.

mailtarget: Solusi Tagihan Invoice Bisnismu

Bukan solusi namanya jika tidak menyertakan rekomendasi layanannya sekaligus. Tidak perlu mencari layanan asing, SMTP Relay service lokal seperti mailtarget mungkin justru adalah pilihan terbaik bagimu. Yuk, kita lihat overview-nya!

Kenapa harus pilih mailtarget?

1. Deliverability rate

Pertama dan yang utama, jelas kamu harus sangat memperhatikan tingkat keterkiriman emailnya. Ini biasanya dipengaruhi oleh IP dan domain reputation, jenis server, dan teknologi yang digunakan. Nah, mailtarget unggul dalam hal ini karena mereka akan memberikanmu dedicated server yang dapat memperlancar pengiriman email.

2. Keamanan terjamin

Akan jadi percuma jika semua email invoice kamu berhasil dikirimkan namun data-datanya tercuri. Oleh karena itu, protokol keamanan juga menjadi faktor krusial. Paling mudah, kamu bisa memastikan bahwa layanan SMTP Relay mailtarget sudah memiliki sertifikasi ISO dan menerapkan TLS/SSL dalam sistemnya.

3. Fitur lengkap

Tidak wajib, namun fitur yang lebih lengkap jelas akan jadi poin plus. Misalnya, jika dengan harga yang sama atau mirip kamu bisa mendapat tambahan fitur seperti email analytic, email log, email testing, email validation, dan lainnya, mengapa memilih yang hanya menawarkan SMTP saja?

Lagi pula, fitur-fitur ini bisa menyelamatkanmu dari masalah. Sebagai contoh, ada seorang klien yang komplain karena tagihan invoice-nya tidak pernah dikirim. Kamu bisa memeriksa kebenarannya melalui fitur email log.

4. Menyediakan Sandbox

Langsung berlangganan tanpa tahu kualitas yang sebenarnya bisa berisiko bagi bisnismu. Tapi mailtarget punya solusinya, yaitu dengan menyediakan Sandbox environment yang bisa kamu gunakan secara gratis untuk melakukan uji coba pengiriman email invoice-mu.

Baca juga: 3 Tips Penting dalam Pengiriman Invoice Email dan Contohnya

5. Sesuai regulasi OJK

Terakhir, ini penting terutama bagi perusahaan finansial. SMTP Relay mailtarget memiliki basis infrastruktur lokal, sehingga kamu bisa bebas dari ancaman pelanggaran regulasi OJK.

Sekian informasi ini kami tulis demi kenyamanan pemeliharaan bisnismu. Semoga dengan menggunakan SMTP Relay service, kamu bisa mengurangi persentase keterlambatan pembayaran invoice.

*Artikel ini hasil kerja sama antara MTARGET dan Paper.id

Muhamad Dika Wahyudi
Latest posts by Muhamad Dika Wahyudi (see all)