Tips Menghindari Fraud Yang Rawan Terjadi Pada Tim Sales

Hampir semua perusahaan, baik perusahaan kecil, menengah atau besar sekali pun tidak luput dari fraud atau kecurangan, termasuk tim sales. Biasanya, kecurangan yang kerap terjadi di dalam sebuah perusahaan adalah kecurangan dalam manajemen. Kecurangan ini terjadi karena adanya peluang yang kerap dimanfaatkan orang tidak bertanggung jawab untuk kepentingan pribadi. Yang berbahaya, peluang ini dapat terjadi ketika seseorang tidak memiliki intensi untuk melakukan hal itu. 

Kecurangan manajemen terbagi menjadi beberapa jenis yakni kecurangan dalam penggelapan dana, kecurangan dalam memanipulasi laporan keuangan, kecurangan dalam praktik penyuapan. Kecurangan tersebut, selain memberi keuntungan bagi pihak yang melakukannya, juga bisa berdampak cukup fatal terhadap perusahaan tersebut, seperti misalnya hancurnya reputasi perusahaan, kerugian perusahaan, rusaknya moral karyawan serta dampak-dampak negatif lainnya.

Baca juga: Faktor pendorong terjadinya fraud pada tim sales dan bagaimana cara mengatasinya

Untuk dapat mengendalikan dan mengontrol fraud di dalam perusahaan sebaiknya anda mengetahui contoh perilaku yang akan mengarah pada fraud seperti :

• Dengan sengaja melakukan pengunduran tanggal kontrak (PO) penjualan.
• Mencatat penjualan dan pengiriman barang fiktif.
• Memasukan nilai penjualan yang lebih besar dari kenyataannya.
• Tidak mencatat serta menghilangkan bukti transaksi penjualan serta memanipulasi angka diskon dalam penjualan.
• Melakukan perubahan harga yang tidak seharusnya. 
• Melakukan penggelapan tagihan
• Adanya faktur ganda
• Pergantian mutu barang yang tidak sesuai dengan yang telah disepakati.

Berikut ini merupakan kecurangan yang sering kali dilakukan oleh bagian sales, yaitu:

Sales Canvassing 

Tentunya setiap marketing memiliki strategi masing-masing dan bermacam-macam, misalkan perusahaan menjual barang dengan harga Rp10.000 per barangnya jika membeli 100 bisa saja harganya menjadi lebih murah Rp8.000 per barangnya. Terkadang terjadi manipulasi dimana seharusnya barang ini dijual secara normal dengan harga 10000 tapi pelaporan kepada perusahaan dilaporkan dengan membuat invoice pembelian 100 diskon 20% tadi (8000/barang), maka uang yang disetorkan ke perusahaan lebih sedikit dari pada yang didapatkan sebenarnya.

Faktur piutang

Perusahaan memiliki invoice atau tagihan piutang yang diberikan kepada departemen sales untuk menagih kepada customer. Tetapi sewaktu penagihan invoice tersebut sudah lunas atau terbayar, namun belum dibayarkan oleh sales yang bersangkutan karena uangnya sudah dipergunakan untuk keperluan yang lain.

Tips atau hal yang harus dilakukan untuk menghindari terjadinya kecurangan atau fraud pada sales yaitu:

Jangan melakukan penjualan secara langsung

Diusahakan jangan melakukan penjualan secara langsung atau Gunakan program berbasis aplikasi. Proses order dari sales ke customer menggunakan mobile web atau apps dan tidak melakukan pengiriman barang dari sales. Hal ini dapat  menghindari atau memperkecil fraud.

Menagih hutang tidak perlu tunai 

Untuk menghindari atau mencegah kemungkinan terjadinya fraud, Faktur piutang customer dapat dibayarkan menggunakan fitur transfer untuk menghindari resiko kehilangan uang dan penggelapan uang. Apabila sales masih harus melakukan penagihan secara offline atau datang langsung ke tempat customer pastikan salinan Faktur yang diberikan kepada sales diminta kembali dan dihitung antara uang tagihan yang diterima dengan faktur piutang yang ditagihkan apakah sesuai atau tidak.

Baca juga: Kenalan dengan PaperChain, cara baru tukar faktur yang belum pernah Anda rasakan

Pastikan seleksi data customer dilakukan dengan baik

Diawal, Anda jangan memberikan termin piutang  kepada customer. Gunakan pembayaran secara cash atau transfer  dalam proses transaksi. Setelah mengenal cukup baik customer Anda lakukan analisa customer tersebut secara lebih detail dan teliti guna menentukan apakah customer Anda ini layak diberikan piutang. Bila  perlu siapkan departemen internal control yang bertugas untuk melakukan pengecekan lokasi atau tempat toko customer yang Anda tuju.

Untuk meminimalisir fraud pada proses penjualan di perusahaan, masih banyak lagi teknik yang bisa dilakukan seperti halnya menata tim, mengontrol sistem di dalam perusahaan agar dapat selalu termonitor atau terpantau dengan baik.