Lebih Gampang Ingatkan Buyer, Pentingnya Pengingat Invoice Otomatis

Business owner mungkin pernah merasa kerepotan dalam mengelola tagihan dan memastikan buyer membayar invoice-nya tepat waktu. Seringkali, keterlambatan pembayaran terjadi bukan hanya karena kekurangan dana, tetapi juga karena faktor lupa.

Menurut survei terbaru dari Lexop, secara global 38% buyer tidak membayar tagihan tepat waktu karena kekurangan dana. Namun, 29% buyer yang menunggak mengaku bahwa mereka lupa membayar tagihannya.

Oleh karena itu, hadirnya pengingat otomatis pembayaran invoice atau invoice reminder membantu mengatasi masalah buyer yang lupa membayar tagihan hingga memudahkan business owner dalam proses penagihan. Lalu, bagaimana invoice reminder ini memudahkan bisnismu? Simak di bawah ini.

Bagaimana Cara Kerja Invoice Reminder?

Seperti yang sudah disebutkan, invoice reminder bekerja secara otomatis untuk memastikan buyer membayar tagihannya tepat waktu. Kamu bisa mengatur jadwal pengingat berdasarkan tanggal jatuh tempo yang telah ditentukan.

Kemudian, sistem akan secara otomatis mengirimkan notifikasi kepada buyer bisa melalui email, pesan teks, atau WhatsApp yang berisi detail invoice, jumlah yang harus dibayar, dan tanggal jatuh tempo. Jika buyer tidak kunjung merespons, sistem dapat mengirimkan pengingat tambahan sesuai frekuensi yang telah diatur. 

Baca Juga: Termasuk Pengingat Faktur, Ini 5 Cara Pembayaran Invoice Tepat Waktu

Pentingnya Pengingat Invoice Otomatis

1. Lebih mudah menjangkau buyer

Melansir Lexop, laporan terbaru menunjukkan bahwa 69% buyer yang terlambat membayar tagihannya lebih memilih dihubungi melalui email, pesan teks, atau WhatsApp, daripada melalui panggilan telepon atau surat. 

Jadi, dengan menggunakan pengingat otomatis pembayaran invoice lewat email, pesan teks atau WhatsApp untuk buyer membayar tagihan atau invoice-nya, kamu lebih bisa menjangkau buyer dengan cara yang efisien dan mengurangi risiko tagihan yang tak terbayar.

Contoh kasusnya, Smile Consulting Indonesia, yang memiliki lebih dari 2000 klien, sering menghadapi masalah keterlambatan pembayaran dan lupa menagih. Masalah ini teratasi dengan menggunakan Paper.id, yang menyediakan pengingat otomatis dan pembuatan invoice digital yang lebih cepat.

2. Mengurangi risiko buyer tidak membayar

Adanya invoice reminder (pengingat invoice) membantu mengurangi risiko piutang tak tertagih dengan memastikan bahwa buyer diberitahu akan kewajibannya untuk membayar tagihan sebelum batas waktu yang telah ditentukan. 

Menurut laporan Chaser, sekitar 56% perusahaan yang menggunakan pengingat otomatis melalui email dan SMS untuk menagih buyer melaporkan bahwa mereka berhasil mengumpulkan pembayaran lebih cepat. Kamu bisa menggunakan fitur pengingat otomatis pembayaran invoice dari Paper.id.

Di Paper.id, buyer akan menerima email pengingat otomatis untuk invoice yang belum dibayar. Kamu bisa mengatur pengingat sesuai kebutuhan, seperti H-3, hari H, dan H+3  setelah tanggal jatuh tempo, jika status invoice masih tercatat belum lunas pada tanggal-tanggal tersebut.

Baca Juga: 7 Perusahaan Ini Ubah Pembayaran Bisnisnya Jadi Lebih Baik!

Untuk memastikan invoice cepat dikirim, yuk, coba invoice digital dari Paper.id! Cukup 5 menit, invoice yang rapi dan profesional bisa kamu dapatkan dan langsung siap dikirim ke mitra bisnis lewat WhatsApp, email, dan SMS. Praktis!

3. Terintegrasi dengan pembayaran digital

Selain mengingatkan buyer untuk membayar invoice-nya, pengingat otomatis pembayaran invoice juga akan menyediakan berbagai opsi pembayaran bagi buyer. Ini karena fitur pengingat otomatis terintegrasi dengan aplikasi atau platform manajemen invoice.

Banyak aplikasi atau platform manajemen invoice terhubung dengan platform pembayaran seperti e-wallet, m-banking, virtual account, QRIS, hingga marketplace. Ini memungkinkan buyer untuk memilih berbagai metode pembayaran yang mereka sukai.

4. Proses penagihan lebih efisien

Pengingat pembayaran invoice otomatis meningkatkan efisiensi dengan menyederhanakan dan mempercepat proses penagihan dan pembayaran. Ketika kamu menggunakan pengingat otomatis pembayaran invoice, sistem akan secara rutin mengirimkan notifikasi kepada buyer atas tagihan yang jatuh tempo.

Tentunya, mengurangi beban kerja yang sebelumnya harus mengingatkan buyer secara manual atas tagihan yang belum dibayar. Pengingat otomatis juga mengurangi risiko keterlambatan pembayaran, karena buyer diingatkan secara tepat waktu.

Dengan sistem pengingat otomatis, pembuatan dan pengiriman invoice menjadi lebih cepat dan akurat. Sehingga, kamu bisa mengelola tagihan atau invoice dengan lebih banyak dan menghemat waktu dalam proses penagihan. 

Baca Juga: Cara Menagih Invoice via WA, Makin Cepat Dibayar!

5. Memberikan keamanan tambahan

Pengingat otomatis pembayaran invoice memberikan keamanan tambahan dengan memastikan bahwa proses pembayaran digital berjalan secara aman. Sistem ini sering dilengkapi dengan teknologi enkripsi yang melindungi data pribadi, seperti informasi kartu kredit dan rekening bank.

Pengingat otomatis pembayaran invoice juga menggunakan mekanisme autentikasi dan verifikasi, untuk memastikan bahwa hanya pihak yang sah yang dapat memproses transaksi. Beberapa software memiliki fitur tambahan, seperti pemantauan transaksi dan perlindungan terhadap penipuan, untuk mengatasi ancaman penipuan.

Agar pembuatan invoice semakin efisien, gunakan Paper.id sebagai platform invoicing yang mampu membuat, membayar, hingga mengirim invoice digital secara otomatis. Kamu bisa membuat invoice digital yang dilengkapi dengan e-Materai dari PERURI dan mengirimkannya otomatis ke buyer melalui email, SMS, dan WhatsApp.

Buyer pun akan dikirimkan pengingat secara otomatis untuk membayar invoice-nya, sehingga business owner tak perlu mengingatkan buyer satu per satu. Pembayarannya bisa melalui metode QRIS, VA, Tokopedia, Shopee, Blibli, hingga kartu kredit untuk tambahan tempo pembayaran.