Kwitansi Pembelian Barang: Pengertian dan Contohnya

Kita mengenal banyak jenis kwitansi, salah satunya yang sering digunakan adalah kwitansi pembelian. Kwitansi ini sering kita temui saat melakukan transaksi jual beli. Sejatinya, kwitansi telah kita gunakan sejak zaman dahulu kala, tepatnya sekitar tahun 3200 SM.

Kwitansi bertindak sebagai bukti pembayaran dengan info yang tertera di kertas tersebut. Selanjutnya, info tersebut berguna untuk pembeli dan penjual sebagai bukti pembayaran yang akan disimpan untuk pelacakan jejak transaksi.

Kwitansi pembelian sering digunakan dan penting bagi kita untuk tahu mengenai pengertian serta hal-hal yang berhubungan dengannya. Berikut ini hal-hal yang harus kamu ketahui tentang kwitansi tersebut.

Apa Itu Kwitansi Pembelian Barang?

Kwitansi pembelian barang adalah dokumen resmi yang dikeluarkan oleh penjual kepada pembeli sebagai bukti bahwa transaksi pembelian telah dilakukan. Kwitansi ini biasanya mencakup informasi penting seperti nama dan alamat penjual, nama dan alamat pembeli, deskripsi barang yang dibeli, jumlah yang dibayarkan, serta tanggal transaksi. 

Kwitansi ini berfungsi sebagai bukti sah yang dapat digunakan untuk keperluan akuntansi dan audit. Sehingga secara tidak langsung kwitansi tersebut adalah salah satu pendukung dokumen penting dalam bisnis yang kamu kelola.

Kwitansi terdiri dari 3 rangkap, rangkap pertama diberikan kepada konsumen. Rangkap yang kedua akan ditandatangani oleh konsumen dan disimpan oleh penjual. Selanjutnya, rangkap kedua tersebut akan digunakan sebagai lampiran penagihan di hari lain. Terakhir, ada rangkap ketiga yang akan disimpan dalam buku invoice atau faktur.

Baca Juga: Cara Membuat Kwitansi di Word dan Excel, Mudah dan Cepat!

Manfaat Kwitansi Pembelian Barang

Membuat kwitansi pembelian barang untuk bisnis kamu tentu dapat mendatangkan banyak manfaat. Salah satunya yaitu seperti manfaat yang tertera berikut di bawah ini.

1. Sebagai bukti transaksi

Kwitansi berfungsi sebagai bukti sah bahwa suatu transaksi telah dilakukan. Ini penting untuk keperluan akuntansi dan sebagai referensi jika terjadi sengketa di kemudian hari.

2. Pengelolaan keuangan

Dengan adanya kwitansi, pemilik usaha dapat lebih mudah mengelola dan mencatat transaksi keuangan. Ini membantu dalam penyusunan laporan keuangan yang akurat.

3. Memudahkan pengembalian barang

Jika barang yang dibeli tidak sesuai atau mengalami kerusakan, kwitansi dapat digunakan sebagai bukti untuk mengajukan pengembalian atau klaim garansi.

4. Meningkatkan kepercayaan pelanggan

Penggunaan kwitansi yang jelas dan profesional dapat meningkatkan kepercayaan pelanggan terhadap penjual, yang pada gilirannya dapat meningkatkan loyalitas pelanggan.

5. Menunjukkan kepatuhan pajak

Kwitansi pembelian barang dapat digunakan sebagai bukti dalam pelaporan pajak, membantu pemilik usaha untuk memenuhi kewajiban perpajakan mereka.

Perbedaan Kwitansi Pembayaran Barang dan Invoice

Invoice dan kwitansi memiliki pengertian dan fungsi yang berbeda.

Kwitansi digunakan setelah transaksi usai, invoice merupakan bukti pembayaran yang berisi tagihan akan sejumlah uang yang harus dibayar oleh konsumen setelah membeli sebuah barang atau menggunakan jasa.

Pada invoice, tidak terdapat jumlah tagihan yang harus dibayarkan. Invoice hanya berisi rincian barang barang, biaya lain-lain, nama penerima invoice dan lain-lain. Sedangkan kwitansi memiliki jumlah tagihan yang harus dibayarkan.

Terakhir, perbedaan invoice dan kwitansi terletak pada pemberi bukti transaksi itu. Invice dikeluarkan oleh pihak penjual sedangkan kwitansi tidak diberikan oleh pihak yang spesifik, karena kwitansi hanya akan dikeluarkan sebagai bukti transaksi keuangan yang terjadi antara dua orang.

Komponen Utama Kwitansi Pembelian Barang

Adapun dalam membuat kwitansi pembelian barang ada beberapa kriteria penting yang harus diperhatikan.

1. Informasi lengkap

Kwitansi harus mencakup semua informasi penting, termasuk nama dan alamat penjual dan pembeli, tanggal transaksi, dan deskripsi barang yang dibeli.

2. Nomor kwitansi

Setiap kwitansi harus memiliki nomor unik untuk memudahkan pencatatan dan pelacakan transaksi.

3. Tanda tangan

Kwitansi harus ditandatangani oleh penjual dan, jika perlu, oleh pembeli untuk menunjukkan bahwa transaksi telah disetujui oleh kedua belah pihak.

4. Format yang jelas

Kwitansi harus disusun dalam format yang jelas dan mudah dibaca, sehingga informasi dapat dipahami dengan cepat.

5. Meterai (jika diperlukan)

Untuk transaksi dengan nilai tertentu, kwitansi mungkin memerlukan meterai sebagai tanda bahwa dokumen tersebut memiliki kekuatan hukum.

Tahapan Pembuatan Kwitansi Pembelian Barang

Berikut adalah tahapan dalam pembuatan kwitansi pembelian barang secara lengkap.

1. Persiapkan template kwitansi

Buatlah template kwitansi yang mencakup semua elemen penting seperti nama penjual, alamat, nomor kwitansi, tanggal, dan rincian barang.

2. Isi informasi penjual dan pembeli

Lengkapi informasi tentang penjual dan pembeli, termasuk nama lengkap, alamat, dan nomor telepon jika perlu.

3. Deskripsikan barang yang dibeli

Cantumkan deskripsi barang yang dibeli, termasuk jumlah, harga satuan, dan total harga.

4. Hitung total pembayaran

Hitung total pembayaran yang harus dilakukan oleh pembeli, termasuk pajak jika ada.

5. Tambahkan nomor kwitansi

Berikan nomor unik pada kwitansi untuk memudahkan pencatatan dan pelacakan.

6. Bubuhkan tanda tangan

Minta penjual untuk menandatangani kwitansi. Jika perlu, pembeli juga dapat menandatangani sebagai tanda persetujuan.

7. Simpan salinan

Simpan salinan kwitansi untuk arsip dan catatan keuangan. Berikan salinan kepada pembeli sebagai bukti transaksi.

Baca Juga: Cara Menulis Kwitansi yang Baik dan Benar, Ikuti 6 Langkahnya!

Perkembangan Kwitansi dalam Dunia Digital

Langkah di atas yang bisa jadi cukup ribet jika dilakukan secara manual kini ada solusinya secara digital.

Sebagai contoh, berikut adalah tampilan kwitansi digital yang bisa langsung kamu buat lewat Paper.id, baik dari desktop maupun mobile. Cara kerja Paper.id yang simpel bisa kamu pahami dahulu di sini.

Teknologi yang semakin pesat mendorong munculnya kwitansi digital yang dimanfaatkan oleh banyak orang. Penemuan ini dimanfaatkan oleh banyak pihak terutama bagi orang-orang yang sering menggunakan bukti transaksi tersebut.

Kehadiran kwitansi digital sangat membantu banyak orang terutama dalam memudahkan transaksi jual beli yang bisa terjadi dimana saja dan kapan saja. Biasanya, hal ini dimanfaatkan oleh para penjual untuk memberikan kemudahan dalam transaksi bagi konsumen mereka.

Selain buat kwitansi, tentu kamu juga bisa membuat invoice digital dan langsung menghubungkannya ke pencatatan bisnis dan juga 30+ opsi pembayaran, termasuk kartu kredit tanpa mesin EDC. Nantinya, rekonsiliasi transaksi langsung terjadi secara otomatis oleh sistem, sehingga kamu tak perlu capek-capek merekap pembayaran bisnismu.

Yuk, segera registrasi bisnismu ke Paper.id!