Ini 7 Cara Mencegah Masalah Fraud dalam Account Payable!

Mencegah fraud dalam account payable (AP) krusial untuk menjaga keamanan keuangan perusahaan. Ini karena fraud atau penipuan AP bisa saja menghampiri, sehingga menjadi ancaman serius bagi keuangan dan reputasi perusahaan.

Sebelum mencegahnya, business owner perlu mengetahui dahulu bahwa fraud dalam account payable adalah kegiatan manipulatif yang melibatkan penggunaan proses pembayaran perusahaan untuk tujuan penipuan. Mengatasi masala ini, kamu perlu mengimplementasikan strategi pencegahan yang efektif. 

Namun, kamu tak perlu khawatir karena ada cara untuk mencegah fraud dalam account payable. Berikut tujuh cara yang bisa business owner terapkan untuk mencegah perusahaan dari potensi fraud account payable. Simak di bawah ini.

1. Analisis Proses Pembayaran saat Ini

Mengutip Nomentia, langkah pertama untuk mencegah fraud dalam account payable adalah menganalisis proses pembayaran yang berjalan saat ini, termasuk sistem atau bank yang digunakan, siapa yang memiliki akses dan otoritas untuk melakukan pembayaran, serta jumlah pembayaran yang dikeluarkan setiap harinya. Analisis ini berguna untuk menemukan risiko dan kelemahan dalam proses pembayaran yang bisa dimanfaatkan untuk melakukan penipuan. 

Source: Nomentia

Kamu juga perlu mengenali masalah fraud dalam account payable yang terbagi menjadi dua area utama pada pembayaran B2B, yaitu internal dan eksternal. Untuk area internal, berikut kategorinya:

• Billing schemes terjadi ketika pelaku memalsukan transaksi dengan membuat perusahaan cangkang atau memalsukan invoice.
• Reimbursements terjadi ketika karyawan meminta penggantian biaya atas pengeluaran yang sebenarnya tidak terjadi atau tidak sah.
• Kickback terjadi ketika karyawan menerima uang atau hadiah dari pihak ketiga sebagai imbalan karena telah memberikan bisnis kepada pihak ketiga tersebut.

Sementara, area eksternal memiliki empat kategori. Berikut penjelasan dari masing-masing kategorinya:

• Wire transfer terjadi ketika pelaku memalsukan identitasnya sebagai supplier atau perusahaan mitra dan kemudian meminta transfer sejumlah uang.
• Phishing biasanya terjadi di email, tetapi bisa juga melalui panggilan telepon, pesan, atau situs berbahaya.
• Identity theft terjadi ketika pelaku fraud mencuri informasi bisnismu untuk memanipulasi agar melakukan pembayaran yang salah.
• Account takeover terjadi ketika pelaku memiliki akses ke semua informasi yang terkait dengan akun.

Baca Juga: 5 Masalah Fraud Yang Sering Terjadi Dalam Account Payable

2. Memeriksa Ulang Informasi Supplier

Selanjutnya, selalu memeriksa ulang atau verifikasi setiap ada perubahan informasi seputar detail rekening bank atau kontak supplier. Hal ini untuk mencegah terjadinya fraud dalam AP, seperti yang menimpa sebuah perusahaan di Afrika Selatan.

Melansir Fraud Magazine, seorang karyawan bagian kredit di sebuah perusahaan di Afrika Selatan yang meminta pembayaran sebesar US$140,803 atau Rp2.312.999.041 untuk dikirim ke rekening baru.

Tanpa melakukan verifikasi tambahan, pegawai tersebut memproses pembayaran ke rekening baru yang ternyata milik penipu. Kasus ini terungkap ketika supplier yang asli menghubungi perusahaan untuk menanyakan pembayaran yang belum mereka terima. 

3. Tetapkan Aturan dalam Proses Pembayaran

Berkaitan poin nomor dua, langkah selanjutnya adalah memperkuat aturan proses pembayaran invoice ke supplier. Misalnya, kamu bisa menerapkan aturan bahwa invoice hanya dibayarkan jika memiliki pesanan pembelian, atau jika invoice berasal dari supplier yang terdaftar dalam jaringan bisnismu.

Jika ada permintaan pembayaran yang tidak biasa atau tiba-tiba, lakukan verifikasi sebelum menyetujuinya. Proses ini mengurangi risiko penipuan atau kesalahan dalam manajemen account payable dan memastikan semua pembayaran sesuai prosedur.

4. Melakukan Audit secara Berkala

Mengutip Bill, cara selanjutnya adalah dengan melakukan audit secara rutin. Cara ini membantumu dalam menemukan masalah atau ketidaksesuaian pada data keuangan, seperti transaksi dan invoice yang mencurigakan, hingga pola pembayaran yang tidak teratur.

Contoh kasusnya menimpa Toshiba tahun 2015, di mana audit rutin berhasil mengungkap penipuan oleh mantan karyawannya yang membuat invoice palsu dan mengarahkan pembayaran ke rekening pribadinya. Setelah terungkap, Toshiba melaporkan insiden ini ke pihak berwenang, dan mantan karyawannya itu didakwa atas penipuan.

Kasus tersebut menunjukkan bahwa audit rutin memungkinkan perusahaan mengambil tindakan hukum, mengurangi kerugian, dan memperkuat kontrol internal untuk mencegah penipuan dalam account payable. Nah, cara ini bisa menjadi pilihan efektif untuk keberlangsungan perusahaanmu. 

Baca Juga: 4 KPI yang sering digunakan dalam Account Payable

5. Rekonsiliasi Bank yang Rutin

Proses ini mengacu pada pencocokan catatan transaksi perusahaan dengan bank untuk memastikan keakuratan data dan mencegah kesalahan. Langkah ini krusial untuk mencegah fraud dalam account payable, dimulai dengan pengumpulan data dari sistem akuntansi perusahaan dan laporan bank, kemudian memeriksa serta mencatat setiap perbedaan transaksi.

Misalnya, PT XYZ menemukan perbedaan transaksi sebesar Rp20 juta pada laporan bank di bulan Juli saat melakukan rekonsiliasi. Penyelidikan lebih lanjut mengungkap bahwa perbedaan tersebut disebabkan oleh pembayaran kepada supplier untuk pengiriman barang yang belum tercatat invoice-nya oleh bagian akuntansi perusahaan.

Kejadian ini menunjukkan betapa pentingnya proses rekonsiliasi bank dalam menjaga keakuratan dan kejelasan keuangan perusahaan, sambil secara efektif meningkatkan komunikasi internal untuk menghindari kesalahan serupa di masa mendatang.

6. Pelatihan Anti Fraud untuk Karyawan

Melansir Bill, business owner dapat memberikan pelatihan kepada karyawannya mengenai berbagai macam fraud yang sering terjadi dalam proses AP dan cara mengidentifikasi gejalanya. Misalnya, dengan melakukan sosialisasi dan pelatihan sejak awal penerimaan karyawan baru secara berkala selama karyawan bekerja di perusahaan.

Seminar dan diskusi juga bisa kamu lakukan untuk menegaskan pentingnya integritas dan kepatuhan terhadap kebijakan perusahaan. Ini karena banyak skandal akuntansi termasuk yang terkait dengan account payable menimpa perusahaan besar di dunia. 

Sebagai contoh nyata, Enron yang mengalami skandal akuntansi besar-besaran pada awal tahun 2000-an, merupakan kasus yang menyoroti pentingnya pencegahan fraud dalam proses keuangan. Enron adalah contoh manipulasi praktik akuntansi yang menyebabkan kerugian besar bagi perusahaan dan pemegang sahamnya.

7. Otomatisasi Proses Account Payable

Menerapkan otomatisasi dalam proses AP dengan teknologi machine learning dan AI adalah langkah yang efektif untuk mencegah fraud. Sistem otomatisasi AP menggunakan algoritma untuk mengidentifikasi aktivitas mencurigakan, seperti duplikat invoice atau pembayaran ganda kepada supplier yang sama. 

Alat ini tidak hanya mempercepat dan menyederhanakan proses pembayaran, tetapi juga memberikan lapisan keamanan tambahan yang secara otomatis mendeteksi dan menandai potensi kesalahan atau kecurangan. Kini, sudah tersedia platform untuk memudahkan proses AP pada bisnismu.

Kamu bisa menggunakan platform invoice dan pembayaran secara digital ke supplier dengan Paper.id. Bayar tagihan ke supplier jadi lebih mudah dengan berbagai metode pembayaran, seperti kartu kredit, transfer bank, Shopee, Tokopedia, Blibli, QRIS, hingga e-wallet!

Supplier juga tak perlu repot untuk membuat invoice manual dan mengingatkan buyer akan invoice yang perlu dibayar, karena Paper.id menyediakan fitur invoice digital dan invoice reminder yang secara otomatis mengingatkan buyer atas tagihannya. Dengan begitu, penagihan jadi lebih efisien.