Pembayaran yang terlambat dari klien sering kali menyakiti perusahan Anda. Beberapa kali untuk diingatkan masih saja klien membayar telat. Lalu dimana letak kesalahannya? Mungkin Anda dapat memulai dari memilih format invoice untuk meminimalisir keengganan klien membayar. Mengapa?

Walaupun informasi yang Anda sudah masukan sudah benar, terkadang klien Anda memperhatikan desain dari invoice yang Anda kirimkan. Jadi, kekreatifitasan sebuah invoice memang perlu, tapi invoice yang efektif lah yang akan memenangkan hati klien.

Jika Anda pemula dalam pembuatan invoice, banyak hal yang perlu Anda perhatikan. Dalam pembuatan invoice sendiri, maupun elemen pendukung yang akan meningkatkan cash flow perusahaan. Apa yang termasuk dalam elemen pendukung?

Branding dan marketing. Dalam pembuatan invoice, Anda memiliki kesempatan untuk menjual brand perusahaan Anda. Tapi untuk saat ini, kami akan berikan tips dasar terlebih dahulu. Simaklah 6 langkah penting untuk membuat format invoice bagi pemula.

Baca Juga: Apa itu Invoice dan Perbedaannya dengan Nota maupun Kwitansi?

Header yang Profesional

Header adalah hal pertama yang klien Anda akan lihat ketika membuka invoice.  Oleh sebab itu, header yang paling baik adalah header yang menjawab 3 poin dibawah ini:

  • Siapa yang mengirimkan invoice?
  • Dimana lokasi perusahaan?
  • Apakah ada nomor yang dapat nanti dihubungi?

Selain ketiga poin diatas, yang perlu Anda perhatikan juga adalah alamat website dan logo perusahaan. Letak logo sendiri yang paling efektif adalah di sebelah kanan. Ingat ini tentang branding perusahaan Anda.

Ini adalah satu cara yang dapat membuat klien Anda mengingat perusahaan terus-menerus. Kesempatan branding ini bukan untuk mendapatkan bayaran. Melainkan untuk melahirkan impression dari klien.

Baca Juga: Contoh Invoice Tagihan dan Panduannya Untuk Para Pemula

Kontak Info Klien

Kontak Info Klien - Format Invoice

Letakkan informasi klien tepat dibawah informasi perusahaan Anda. Ini akan membuat klien Anda merasa bahwa mereka penting. Anda juga bisa menyebutkan nama, email dan website klien Anda.

Nomor Invoice dan Tanggal

Nomor invoice dan tanggal ada baiknya tepat di seberang kanan informasi kontak klien. Anda bisa meletakkan disana dan berikut ini urutan yang benar:

  • Nomor invoice
  • Tanggal invoice dibuat
  • Tenggat waktu pembayaran
  • Opsi pembayaran

Untuk tetap rapih, gunakan software invoicing Paper.id yang bisa membantu Anda membuat nomor invoice dan tanggal. Paper.id juga dapat mengarsipkan sampai melacak semua invoice penjualan Anda. Segala urusan format invoice selesai dan Anda akan semakin fokus dalam mengembangkan perusahaan Anda.

Baca Juga: 5 Langkah Cara Membuat Invoice Dengan Mudah & Cepat, Pebisnis Wajib Tahu!

Format Invoice: Pisah Layanan Anda

Tidak ada klien yang ingin menghabiskan uang mereka secara brutal. Karena itu, Anda mesti memisahkan layanan dan biaya dalam kolom berbeda, sehingga klien Anda akan lebih nyaman membayar. Ingatkan klien pada layanan atau produk yang Anda punya beserta penjelasan singkatnya. Berikut adalah format efektifnya:

  • Pelayanan atau produk
  • Tanggal
  • Jumlah kuantitas
  • Rate
  • Jam layanan (optional)
  • Subtotal

Syarat dan Ketentuan

Syarat dan Ketentuan - Format Invoice

Jangan membayangkan bahwa membuat syarat dan ketentuan akan sulit. Format invoice juga harus diimbangi dengan syarat dan ketentuan yang simpel. Satu-satunya tujuan adalah mengklarifikasi detail perjanjian dengan klien. Sebagai contoh, jika Anda menjual barang, apa kebijakan pengembaliannya? Lalu bagaimana ketentuan perusahaan terhadap pembayaran yang telat? Atau berapa lama klien harus membayar sebelum penagihan invoice baru? 

Atur Metode Pembayaran

Bayangkan jika klien Anda dapat membayar lebih cepat dengan beragam metode pembayaran? Apakah klien Anda bisa membayar tagihan invoice Anda via Paypal? Atau apakah Anda hanya menerima cek kertas? Jangan sampai. Pakailah metode pembayaran yang memungkinkan klien Anda membayar invoice digital dari mana pun dan kapan pun.

Tahukah Anda? Semua langkah-langkah diatas sudah ada di Paper.id. Anda semakin mudah dalam membuat invoice sederhana. Anda dapat dengan santai mengisi format invoice untuk klien yang akan ditagih. Metode pembayaran (online) yang tersedia di Paper.id, juga memungkinkan Anda dibayar secepat mungkin oleh klien.

Daniel Nugraha
Latest posts by Daniel Nugraha (see all)