Duplicate Payment, Masalah Yang Sering Ditemui dan Solusi Mencegahnya.

Paper.id Blog – Duplicate payment merupakan sebuah masalah yang sering ditemui oleh para pebisnis atau pemilik usaha UMKM. Duplicate Payment sering menjadi salah satu kendala utama dalam keuangan yang sering ditemui salah satunya pembayaran invoice dua kali. 

Kalau kalian bayar dua kali, pastinya duit yang kalian keluarkan tersebut kebuang secara percuma. Tentunya ini sangat menghambat kemajuan keuangan perusahaan kalian dan juga memakan margin keuangan kalian.

Dikutip dari halaman pyrus.com, pada tahun 2014, pada laporan US Government Accountability Office (GAO), disebutkan bahwa GAO mencegah pembayaran yang tidak semestinya dilakukan dengan total nominal $124,7 miliar hanya pada 22 lembaga federal saja.

Selanjutnya disebutkan rata-rata 0,05% invoice yang dibayar itu salah. Kebanyakan dari itu melakukan duplicate payment pada satu invoice yang sama. Tentunya hal ini penting bagi para tim financing untuk selalu mengecek dan waspada agar faktur atau invoice tidak terbayar dua kali. 

Baca Juga:Tentang QRIS, Metode Pembayaran Baru & Efeknya Terhadap Bisnis di Indonesia

Apa Itu Duplicate Payment? 

Duplicate Payment merupakan sebuah pembayaran yang terduplikasi atau pembayaran yang dilakukan dua kali di invoice yang sama. Duplicate payment merupakan sebuah masalah yang sering ditemui di banyak perusahaan kecil, menengah, besar, hingga institusi pemerintah sekalipun.

Dalam sebuah studi, persentase terjadinya duplicate payment di sebuah perusahaan bisa mencapai 3%, dan 20% responden yang mempunyai pengelolaan account payable yang baik pun masih mengalami masalah tersebut walaupun hanya 1%. 

Penyebab dari duplicate payment pun beragam, sebuah studi yang dilakukan oleh institute of financial and management disebutkan bahwa rasio duplicate payment diatas 0,5% terjadi dikarenakan kurangnya pengawasan dan pengelolaan dokumen yang kurang sistematis/rapi.

Kenapa Duplicate Payment Bisa Terjadi? 

Ada beberapa sebab kenapa Duplicate Payment bisa terjadi, berikut beberapa kesalahan yang sering ditemui:

1. Kesalahan pada Vendor

Hal yang sering ditemui pertama adalah kesalahan dari Vendor. Penyimpanan invoice ditempat yang sama lebih dari satu adalah salah satu alasan kesalahan vendor yang menyebabkan duplicate payment bisa terjadi.

Padahal itu semua sangat bertentangan dengan prinsip penyimpanan dokumen yang baik dan benar. Hal ini tentunya dapat menimbulkan kesalahpahaman antara vendor atau supplier dan juga perusahaan yang berujung pada duplicate payment.

2. Human Error

Kedua adalah Human Error, Dikutip dari situs online-pajak.com, sebuah studi yang dilakukan oleh Aberdeen Institute mengatakan bahwa persentase kesalahan dalam pengelolaan invoice yang dilakukan secara manual bisa mencapai menyentuh kisaran angka 12%-15% akibat human error. 

Hal yang bisa terjadi disebabkan seperti invoice yang dikerjakan terlalu banyak, lalu kesalahan dalam penginputan data, tidak adanya dokumen pre-order, banyaknya dokumen ganda, atau staff yang masih belum berpengalaman. 

3. Fraud

Ketiga ialah fraud, fraud sendiri bisa terjadi dari kedua belah pihak, baik itu dari pihak vendor, maupun staff dari perusahaan. Dari pihak staff sendiri, bisa jadi mereka mengambil kesempatan yang diberikan, sehingga akhirnya disalahgunakan sehingga mereka mengambil keuntungan dengan melakukan duplicate payment.

Sedangkan dari sisi Vendor, bisa jadi mereka akan melakukan pembuatan invoice palsu, kemudian mereka mengaku belum menerima pembayaran atau mengirimkan invoice diluar kontrak yang telah disepakati bersama.

Baca Juga:Dampak Naiknya Cukai Minuman Manis Terhadap Bisnis UMKM

Hal Buruk Yang Bisa Terjadi Ketika Duplicate Payment Dilakukan

Seperti yang sudah disebutkan diatas, bahwa duplicate payment atau pembayaran yang terduplikasi bisa menyebabkan kredibilitas sebuah perusahaan menjadi buruk di depan vendor, hal ini bisa merepotkan vendor ketika mereka melakukan pengecekan ulang dokumen. 

Salah satu solusi yang bisa diambil adalah duplicate payment yang telah diterima vendor bisa dijadikan budget untuk pengadaan selanjutnya. Tentunya ini kembali lagi berdasarkan kesepakatan bersama, selain itu juga duplicate payment yang sering terjadi bisa menyebabkan perusahaan menderita kerugian yang cukup besar. 

Solusi Terhindar dari Duplicate Payment

Dalam penerapannya, perusahaan sering sekali menemui duplicate payment sebagai kendala, ada beberapa solusi yang ditawarkan untuk menyelesaikan masalah ini, solusi ini bisa berhubungan dengan pihak ketiga atau penggunaan penerapan teknologi. 

Sebelum perusahaan mencoba pihak ketiga atau menerapkan teknologi sebagai solusinya, perusahaan bisa membenah diri dari internal terlebih dahulu. Hal yang bisa dilakukan seperti melakukan review secara berkala terhadap dokumen atau invoice yang diterima dari vendor. 

Hal ini tentunya bisa menjadi solusi agar terhindar dari pembayaran yang terduplikasi dan juga dokumen yang terduplikasi, meskipun masih ada beberapa hal yang menjadi pemicu kenapa duplicate payment terjadi. 

Setelah melakukan review dokumen yang diterima dari vendor, sebaiknya kita juga melakukan pengecekan invoice dari vendor. Terkadang vendor juga terburu-buru dalam mengirimkan invoice. Sehingga kita kadang tidak mendapatkan informasi bahwa invoice telah dikirimkan, dan kadang vendor mengirimkan kembali invoice yang sebelumnya sudah terkirim, hal ini bisa menyebabkan duplicate payment bisa terjadi. 

Selanjutnya kalian bisa menandai faktur atau invoice yang sudah dibayar. Ini bertujuan untuk menutup pesanan pembelian agar tidak pernah dibayar lagi. 

Invoice yang sudah terbayar akan ditandai dengan benar sehingga bisa ketahuan mana yang sudah dibayar dan mana yang belum. Jadi bisa memperkecil resiko double payment.

Selanjutnya, kita bisa menggunakan pihak ketiga sebagai audit eksternal. Sebuah data yang didapat dari survey yang dilakukan oleh Institute of Finance & Management, dikatakan bahwa 38% perusahaan dengan jumlah karyawan lebih dari 5000 memilih untuk menggunakan jasa audit eksternal untuk pemantauan pembayaran. 

Selain dengan menggunakan pihak ketiga yaitu jasa audit eksternal keuangan, juga bisa menggunakan dengan mengimplementasi teknologi. Penggunaan SaaS atau Software as a Service sering menawarkan fitur pemantauan real time terhadap proses pembayaran, tentunya ini sangat membantu perusahaan dalam memantau keuangan perusahaan.

Solusi duplicate payment juga tersedia di Paper.id. Ada beberapa solusi yang ditawarkan agar kalian terhindar dari duplicate payment, berikut beberapa solusi agar terhindar dari duplicate payment:

1.Review secara berkala dokumen atau invoice dari vendor

Pertama kalian bisa secara berkala mereview dokumen yang diberikan oleh vendor, tentunya ini bertujuan agar tidak ada dokumen yang terduplikasi. Biasanya, Sistem ERP dirancang untuk mengakomodasi satu dokumen induk dari setiap pemasok. Namun ada beberapa hal yang memicu duplikasi dokumen.

2.Pembagian Tugas dan Wewenang yang Jelas

Kedua, pembagian tugas mulai dari memasukan data ke sistem, mempersiapkan pembayaran, membuat transaksi transfer hingga permintaan otorisasi harus dibagi dengan jelas. Tentunya ini meminimalisir kesalahan dalam prosesnya.

3. Kontrol permintaan cek yang terburu-buru

Beberapa vendor mungkin meminta cek terburu-buru (seringkali dikeluarkan dengan formulir permintaan cek) bahkan sebelum mereka mengirimkan faktur mereka. Memberikan cek tidak buruk, tetapi masalah muncul ketika tidak ada cadangan yang tepat untuk cek terburu-buru, atau informasi yang menunjukkan bahwa vendor telah mengeluarkan cek. Dan ketika vendor akhirnya mengirimkan faktur asli, pembayaran duplikat dapat terjadi.

Untuk menghindari hal ini, pastikan bahwa ada cadangan yang solid dan informasi pembayaran dimasukkan ke dalam sistem segera setelah mengeluarkan cek. Jika tidak, bersiaplah untuk melakukan pembayaran rangkap setiap kali cek terburu-buru diberikan.

4.Jangan membayar dari dokumen yang sama

Jika vendor mengirimkan dua dokumen sumber yang berbeda untuk satu pembayaran, salah satu dokumen sumber biasanya berbeda dari yang lain; dapat berupa pernyataan atau kutipan. Ketika ini terjadi, selalu ada kemungkinan pembayaran digandakan karena dokumen sumber yang digandakan.

5.Tandai faktur yang telah dibayar

Setelah membayar dari salinan asli, tandai faktur sebagai lunas. Ini adalah cara menutup pesanan pembelian agar tidak pernah dibayar lagi

Itulah beberapa solusi yang bisa dilakukan agar terhindar dari duplicate payment, hal ini tentunya bisa mengurangi kerugian bisnis kalian dari pembayaran yang tidak perlu dilakukan. 

Kalian bisa menggunakan Paper.id dalam melakukan pembayaran kepada supplier atau vendor. Dengan paper.id kalian bisa membayar, mengirim, dan membuat invoice, tentunya mudah dilakukan. Semua itu bisa kalian lakukan dengan 1 aplikasi dari Paper.id, yuk cobain sekarang juga dengan klik tombol dibawah berikut ini!