Contoh Surat Tagihan– Berapa banyak produk yang telah kamu jual dalam seminggu terakhir? Itu adalah pertanyaan yang biasanya terlontar dalam diskusi bisnis. Kenyataannya, jumlah produk yang terjual bukanlah inti dari berbisnis. Percuma saja ada ribuan produk terjual namun banyak diantara pelanggan masih menunggak.

“Lebih baik menjual 10 produk kepada pelanggan namun dibayar secara lunas dari pada 1000 produk terjual tetapi pelanggan menunggak”

Produk terjual sedikit tetapi pembayaran dilunasi secara penuh memang lebih baik dibandingkan menjual banyak produk namun semuanya menunggak. Kenapa? karena kamu bisa mengetahui berapa banyak keuntungan yang didapatkan. Di sisi lain, banyaknya tunggakan akan membuat bingung karena pelanggan memiliki sifat yang unik.

70% pelanggan yang menunggak biasanya tidak melunasi pembayaran tepat waktu. Dengan kata lain, hanya sebagian kecil saja yang ‘sadar’ untuk membayar pada tanggal yang ditentukan. Jika hal itu terjadi, kamu akan mengalami kerugian bahkan ada yang hingga gulung tikar lantaran pelanggannya tidak kunjung membayar.

Lantas, bagaimana cara untuk mengingatkan pelanggan? jawabannya adalah dengan memberikan surat tagihan. Sebelum Paper.id memberikan contoh surat tagihan, mari mengenal apa sih pengertian dan tujuan dari pemberian surat ini? Dan, apakah surat tagihan benar-benar efektif dilakukan?

Baca Juga: 4 Trik Ampuh Memperoleh Pembayaran Surat Tagihan dengan Cepat

Apa Itu Surat Tagihan?

Cara Membuat Surat Tagihan
Cara Membuat Surat Tagihan

Surat Tagihan adalah sebuah dokumen tertulis yang dibuat oleh penjual atau pemilik usaha kepada para pelanggannya. Tujuan dari pengiriman surat ini adalah untuk mendapatkan pembayaran atas jasa ataupun produk yang telah diberikan sebelumnya namun belum dibayarkan oleh pihak pelanggan.

Setidaknya, terdapat dua faktor yang membuat pelanggan telat dalam melunasi tagihannya. Yang pertama, pelanggan terlalu sibuk untuk mengurusi bisnis mereka sehingga tidak sempat untuk membayarkan tagihannya kepada pihal penjual. Kedua, pelanggan sengaja lupa untuk mengulur-ulur waktu.

Biasanya, surat tagihan akan dikirimkan setelah pembayaran melewati jatuh tempo. Namun dalam beberapa kasus, ada juga pemilik usaha yang mengirimkan dokumen tertulis ini beberapa hari menjelang hari terakhir pembayaran. Pengiriman bisa dilakukan kapan saja karena memang tidak ada regulasi untuk memberikannya.

Penagihan Intensif

Fundera, website bisnis kecil terkemuka, memberikan sedikit cara bagaimana melakukan penagihan yang kepada pelanggan yang membandel. Menurut mereka, pelanggan yang acap kali telat melunasi tagihan harus diberikan peringatan dengan memberikan surat penagihan secara intensif.

“Jika kamu menghadapi pelanggan yang sering telat melakukan pembayaran, kamu harus terus follow up (dengan memberikan surat tagihan) hingga kamu mendapatkan uang tagihannya”

Lebih lanjut, website tersebut juga menjelaskan jika ada 5 surat penagihan yang bisa dikirimkan kepada seorang pelanggan apabila telat melunasi pembayaran. Semua surat tersebut diberikan dengan perbedaan waktu sebagai berikut:

1. Initial Reminder (Dikirim seminggu sebelum jatuh tempo)
2. Second Reminder (Dikirim pada saat hari jatuh tempo)
3. Third Reminder (Dikirim seminggu setelah jatuh tempo)
4. Fourth Reminder (Dikirim dua minggu setelah jatuh tempo)
5. Final Reminder (Dikirim sebulan setelah jatuh tempo)

Setiap surat tagihan yang dikirimkan memiliki ‘level’ yang berbeda. Semakin lama tagihan dilunasi, semakin intens saja dokumen tertulis tersebut diberikan oleh pihak penjual kepada pelanggan.

Baca Juga: Bagaimana Cara Membuat Surat Tagihan Untuk Pelanggan?

Contoh Surat Tagihan

Jika kamu tidak ingin terlalu mendesak pelanggan kamu dengan cara yang dianjurkan oleh Fundera di atas, kamu bisa saja mengirimkan satu surat tagihan. Akan tetapi, surat yang kamu kirimkan harus formal dan tidak menyudutkan pelangganmu. Di bawah ini, terdapat contoh surat tagihan yang bisa kamu ikuti:

KOP SURAT

Jakarta, 15 Oktober 2019

Nomor: 001/00x/001
Perihal: Surat Penagihan Hutang
Lampiran: 1 Lembar

Kepada,
Yth. Pimpinan PT. Maju Angkasa
Di Tempat,

Dengan Hormat,

Bersama surat ini, saya ingin memberitahukan jika perusahaan atas nama PT. Maju Angkasa masih belum membayarkan tagihan sebesar 100 juta rupiah. Jumlah tersebut sesuai dengan nomor Invoice yang telah kami kirimkan sebelumnya (IIX-IIO-OOI).

Hingga disampaikannya surat ini, kami belum menerima kabar kapan pihak PT. Maju Angkasa akan melunasi pembayarannya. Terhitung, Surat Tagihan ini kami berikan setelah 30 hari melewati batas waktu yang telah disepakati bersama sebelumnya.

Demikian pemberitahuan ini saya berikan agar bisa menjadi perhatian bapak/ibu perwakilan untuk melunasi hutangnya.

Hormat Kami,
Mita Adi Finance

Bisa Tagih Tanpa Surat Tagihan?

Tidak semua pemilik usaha setuju dengan keputusan menggunakan Surat Tagihan untuk mengingatkan pelanggan. Lantas, bagaimana cara memberitahu para pelanggan yang telah melakukan pembayaran? Caranya adalah dengan menggunakan Invoice Reminder. Apa dan bagaimana maksudnya?

Singkatnya, Invoice Reminder adalah fitur Gratis yang diberikan oleh Paper.id. Sebagai Software Akuntansi di Indonesia, Paper.id menggunakan fitur tersebut untuk membantu para pemilik usaha untuk mengingatkan pelanggan melalui Invoice yang dikirimkan.

Jadi, apabila kamu mengirimkan Sales Invoice atau Invoice Penjualan melalui Paper.id, kamu bisa mengatur dan mengaktifkan Invoice Reminder tersebut. Nantinya, kamu tidak perlu mengingatkan pelanggan lagi untuk membayar sebab Paper.id secara otomatis akan membantu kamu dengan mengirimkan notifikasi via email ke pelanggan.

Mau tau lebih lanjut, silahkan klik tombol di bawah dan daftar Gratis saat ini juga.

 

 

Daniel Nugraha
Latest posts by Daniel Nugraha (see all)