Peran Vital Collection Officer Dalam Penagihan Piutang Usaha

Dalam suatu perekonomian bisnis baik perusahaan mikro, menengah atau perusahaan besar sekalipun tidak luput dari kebutuhan kredit. Sejak zaman dahulu hingga sekarang kesehatan kredit merupakan tolak ukur bagi suatu lembaga keuangan seperti bank atau perusahaan pemberi kredit. 

Kelancaran kredit yang diberikan ke customer dapat mempengaruhi perkembangan dan laba perusahaan itu sendiri. Kelancaran kredit tersebut juga merupakan hasil dari kerja keras staff penagihan. Seperti yang diketahui, pada umumnya staff penagihan atau Collection merupakan bagian penting dalam sebuah perusahaan perkreditan.

Pada dasarnya, piutang adalah aset perusahaan yang tersebar di pihak lain (debitur). Sesuai dengan sebutannya dan pekerjaan nya seorang collection officer memiliki tugas utama yaitu untuk meng-collect atau mengumpulkan, menjemput, menagih, angsuran para debitur. 

Baca juga: Kelemahan excel invoice yang dapat menghambat perkembangan bisnis Anda

Pada suatu perusahaan, collection officer bertugas untuk menagih semua customer, baik customer yang angsurannya lancar atau tidak menunggak yang merupakan sebagai bentuk pelayanan perusahaan kepada debiturnya atau customernya dan juga kepada nasabah yang menunggak. Namun di beberapa perusahaan ada yang hanya mempekerjakan tenaga collection hanya untuk menagih customer yang angsurannya telat atau tidak lancar pembayarannya.

Pada dasarnya, collection dibagi menjadi beberapa bagian seperti:

• Desk Collector
• Juru Tagih (Field Collector)
• Rhenium/ Remedial (RE)
• Repossession /Repurchase Agreement (REPO)
• Juru Sita (Remedial Collector)

Adapun Tujuan dari Adanya bagian Collection adalah sebagai berikut:

• Mengusahakan agar pembayaran dari konsumen sesuai tanggal jatuh  tempo
• Mengoptimalkan laba
• Meminimalkan kerugian atas angsuran yang tertunggak
• Menjaga kestabilan dan kesehatan keuangan perusahaan (cash flow)
• Melaksanakan hak perusahaan berkaitan dengan term & condition yang telah di sepakati dalam perjanjian, seperti penarikan, pengenaan denda, penalty, dll

Adapun tugas dan tanggung jawab collection officer antara lain:

• Melakukan pengecekan atau monitoring terhadap nasabah perusahaan yang mengalami gangguan angsuran tidak tepat waktu.
• Melakukan penagihan langsung ke nasabah yang terlambat dalam mengangsur kewajibanya.
• Membuat laporan harian terhadap pimpinan atau kepala collection tentang apa yang sudah dialami dalam menangani nasabah.
• Melakukan negosiasi terhadap nasabah yang tertunggak angsurannya agar segera melakukan kewajibannya (yaitu membayar angsuran).
• Membuat laporan kunjungan harian

Untuk menjadi collection officer yang sukses, dibutuhkan kesungguhan, dan tanggung jawab yang besar. Selain itu  juga harus melakukan beberapa hal dibawah ini:

Membangun image collection officer

Kebanyakan masyarakat menilai bahwa kolektor itu menyeramkan dan berperilaku kasar. Pada saat seperti ini, Imej collection officer harus diubah dengan membangun persepsi bahwa kolektor merupakan pihak yang bisa dijadikan konsultan untuk memberikan solusi dari permasalahan yang terjadi. Setelah dirasa waktu yang tepat untuk berbicara masalah angsuran itulah saatnya untuk berbicara lebih serius dan santai. Sehingga nasabah dan kita merasa nyaman dengan obrolan yang singkat itu. 

Membina hubungan dengan nasabah

Membangun hubungan dengan nasabah bukan hanya hak mutlak dari seorang marketing dan sales. Tetapi hubungan baik dengan nasabah bisa juga dibangun oleh kolektor. Sebelum terlalu larut tentu kita harus memahami dahulu apa tugas dan fungsi kita. Artinya, bagaimana kita akan menjadi konsultan jika kita tidak memahami seluk beluk dan prosedur yang ada di perusahaan.

Kemampuan teknis dan analisis

Untuk teknis di lapangan beserta analisis kita dapat koordinasikan dengan senior atau head collector, karena senior dan head collector adalah orang-orang yang berpengalaman di dunia tagih menagih. Tentu saja mereka memiliki cara khusus bagaimana cara menagih yang efektif.

Baca juga: 5 solusi invoice dispute untuk penagihan tanpa masalah

Kejujuran

Hal terpenting dalam berbagai pekerjaan adalah kejujuran, termasuk dalam melakukan penagihan. Banyak nasabah yang akan menitipkan pembayaran kepada collection officer Maka, collection officer harus memiliki kejujuran dan rasa tanggung jawab yang penuh akan pekerjaan nya. dan membayarkan angsuran nasabah yang dititipkan kepada perusahaan.

Tidak terbebani oleh target

Hal yang terpenting menjadi seorang collector adalah bekerja semaksimal mungkin. Jadikan sebuah target dari perusahaan sebagai pemicu untuk memotivasi anda dalam bekerja.