Dalam menjalankan sebuah bisnis, salah satu dokumen yang sangat penting dalam bisnis adalah invoice atau bisa disebut juga dengan faktur. Dokumen invoice ini penting karena digunakan sebagai bukti transaksi antara penjual dan pembeli.

Dokumen ini bukan hanya bermanfaat sebagai catatan atau bukti transaksi. Tanpa disadari, proses invoicing yang efektif dan cepat juga bisa membuat bisnismu makin cepat dibayar. Kalau makin cepat dibayar, tentu cash flow bisnis bisa makin cepat berputar dan punya kemungkinan lebih besar untuk tetap stabil, bukan?

Jika invoice dibuat secara asal-asalan, makna dan tujuannya menjadi tidak jelas sehingga membingungkan klien kamu untuk melunasi tagihannya, sehingga proses pelunasan juga bisa jadi lebih lama.

Oleh karena itu, yuk, pelajari 5 langkah cepat membuat invoice untuk bisnismu di bawah ini!

Baca Juga: 3 Cara Membuat Nomor Invoice agar Cepat Dibayar

Mengapa Invoice Penting?

Sebelum masuk ke langkah, ada baiknya kamu memahami dulu betapa pentingnya invoice. Meski sudah sedikit disebutkan di bagian pembuka, berikut adalah penjelasan yang lebih mendalam tentang dokumen yang tidak boleh diremehkan ini.

Invoice itu penting karena mampu mengurangi kemungkinan kesalahan dalam pembayaran. Dalam beberapa kasus ada juga pelanggan yang lupa dalam melakukan pelunasan karena penjualan tidak tercatat dengan rapi dalam sebuah dokumen.

Biasanya, didalam invoice terdapat rincian biaya transaksi yang terjadi, dimana harus dilunasi oleh pembelinya dalam rentang waktu tertentu.

Secara umum, penjual akan membuat invoice dengan rangkap tiga. Biasanya rangkap pertama akan diberikan kepada pembeli, kemudian simpanan bagi penjual, yang terakhir disimpan sebagai arsip perusahaan.

Cara Membuat Invoice dengan Mudah, Cepat & Efektif

Keefektifan sebuah invoice bisa terlihat dari setelah pelanggan mendapatkan surat tagihannya. Jika mereka melakukan pembayaran dengan cepat, maka mereka paham dengan maksud dari isi invoice-nya. Sebaliknya, jika mereka lambat membayar, maka ada masalah dalam kirim invoice-nya. 

Terdapat 6 komponen yang tidak boleh dilewatkan dalam cara membuat invoice secara efektif:

  1. Kejelasan tanggal jatuh tempo.
  2. Penjelasan tipe pembayaran yang bisa dilakukan dan caranya.
  3. Ketahui siapa penerima invoice (nama dan alamat lengkapnya).
  4. Detail seluruh produk dan harga total yang perlu dibayarkan.
  5. Berikan peringatan apabila penerima invoice lupa.
  6. Pertimbangkan pemberian denda apabila pelanggan lupa membayar.

Jika kamu menawarkan tipe usaha di bidang jasa (fotografi atau percetakan), kamu bisa menuliskan deskripsi yang lebih lengkap. Sebab, pelanggan kamu harus bisa mengetahuinya secara lengkap. Dengan begitu, tidak akan ada kesalahpahaman di dalam pengiriman Invoice.

Berikut beberapa tahapan bagaimana cara membuat invoice mudah:

1. Masukkan data pembeli

Langkah pertama yang kalian lakukan dalam cara membuat invoice ialah memasukkan data pembeli ke dalam Invoice. Hal ini penting untuk dilakukan, kalian wajib menuliskan nama pelanggan dengan jelas.

Kalau Invoice yang kalian buat ini mau dikirim ke perusahaan, maka jangan lupa menuliskan nama perusahaan tersebut dengan lengkap dan baik, hal ini bertujuan untuk menghindari kesalahpahaman.

Selain itu juga, kalian harus mencantumkan alamat dari pelanggan kalian, kalau perlu masukan juga kontak mereka. Dengan begitu, para pelanggan jadi tahu, bahwa mereka harus membayar tagihan ini.

2. Sertakan data penerima pembayaran

Selain memasukkan data pelanggan, kalian juga perlu menyertakan data penerima pembayaran sebagai cara membuat invoice tagihan. Kenapa harus? karena dengan itu, para pelanggan bisa langsung mengenali bahkan langsung membayar tagihan tersebut.

Selain itu juga mencantumkan data penerima pembayaran bisa menjaga keamanan data pelanggan juga. Dengan itu, mereka bisa langsung mengetahui nomor rekening yang harus dibayarkan. Cara ini juga mencegah terjadinya penipuan lho.

3. Masukkan daftar produk atau jasa

Selanjutnya, kalian bisa memasukan daftar produk atau jasa yang dibeli sekaligus kuantitasnya. Tulislah daftar produk yang dibeli oleh pelanggan, serta cantumkan deskripsi yang jelas agar mereka paham tujuan akan pengiriman invoice ini.

Deskripsi yang ada didalamnya harus memuat nama produk, jumlah, serta harga dan total harga produk yang dibeli. Kalau kalian memberikan diskon didalamnya, maka sertakan diskon didalmnya, agar tidak terjadi kesalahpahaman. Terakhir sertakan total pembayaran yang harus dibayar oleh pelanggan nantinya.

4. Tambahkan tanggal dan nomor invoice

Keempat, kalian bisa memasukan tanggal juga nomor invoice didalam dokumen invoice kalian. Dengan ini maka akan memudahkan kalian untuk mengenali transaksi, serta membantu kalian dalam menyusun laporan keuangan nantinya.

Tanggal yang dicantumkan juga harus ada deadline kapan pembayaran harus diselesaikan. Selain tanggal, kalian juga menuliskan nomor invoice tagihan. Invoice yang bertanggal memudahkan kalian dalam pengarsipan nantinya.

5. Jangan lupakan ketentuan pembayaran

Terakhir, kalian meseti mencantumkan informasi cara dan juga ketentuan pembayaran nantinya. Kalian bisa menuliskan seperti “Pembayaran bisa dilakukandengan melalui transfer bank ke rekening bla bla bla”.

Selain itu juga perlunya kesepakatan pembayaran, kapan invoice ini harus dibayar dengan lunas. Umumnya invoice memiliki jangka waktu 30 hari sejak diterbitkan, artinya pihak pembeli harus membayar invoice ini dalam jangka waktu 30 hari.

Biasanya ini bisa dibilang dengan Net 30 atau n/30. Tapi hal itu bisa disesuaikan kembali dengan kesepakatan pembayaran nantinya.

Baca Juga: 6 Aplikasi Invoice Online yang bisa kalian gunakan GRATIS

Cara Membuat Invoice Digital dalam 5 Menit di Paper.id

Daripada membuat invoice secara manual yang membutuhkan banyak waktu, kamu bisa membuat invoice digital hanya dalam waktu 5 menit menggunakan Paper.id. Paper.id adalah platform pembuatan invoice digital untuk bisnis. Langkah-langkahnya bisa kamu simak di bawah ini.

Nah, kamu bisa mencobanya langsung lewat demo produk di bawah.

Rasakan Kemudahan Buat Invoice,
Hanya 5 Menit & Gratis.

Coba via demo produk ini.

powered by Advanced iFrame. Get the Pro version on CodeCanyon.

Dengan cara ini, dipastikan membuat invoice menjadi jauh lebih cepat dan akurat, sehingga kamu lebih cepat juga dibayar oleh customer. Selain itu, ada banyak pilihan template apik yang bisa disesuaikan dengan persona bisnismu. Tentu saja, ada pula e-meterai digital resmi dari PERURI yang siap dibubuhkan pada invoice-mu untuk memastikan kelegalannya dalam transaksi.

Yuk, segera tinggalkan proses pembuatan invoice yang lambat dan tingkatkan efisiensi bisnismu secara GRATIS. Klik tombol di bawah ini sekarang juga!

Daftar Sekarang!
Nadiyah Rahmalia
Latest posts by Nadiyah Rahmalia (see all)