Banyak pelaku bisnis yang masih kesusahan untuk merampingkan proses pembuatan invoice mereka. Kadang kala pelaku invoice tidak memperhatikan form invoice atau template invoice untuk bisnis mereka. Padahal dengan sistem invoicing yang baik akan memudahkan pelaku bisnis mengetahui arus kas bisnisnya sedang sehat atau tidak.

Tentu invoicing erat hubungannya dengan cashflow bisnis. Ketika tagihan (invoice) tidak dapat ditagih karena prosesnya yang ribet atau terlambat untuk dibayar membuat cashflow bisnis Anda tidak sehat. Namun Anda dapat siasati dengan pembayaran klien yang tepat waktu.

Pembayaran tepat waktu dari pelanggan bagai angin segar untuk bisnis Anda. Dengan sistem invoicing sederhana, gratis dan mudah seperti Paper.id Anda dapat fokus pada peningkatan bisnis Anda. Anda tidak perlu sibuk mengejar klien yang terus lalai untuk membayar tagihannya. Berikut ini lima cara yang efektif untuk invoice atau tagihan Anda dibayar tepat waktu.

  1. Memanfaatkan Alat (Tools) yang Tepat

Mungkin saat ini Anda belum mencoba bisnis go paperless? Kalau begitu, Anda harus segera mencoba metode ini! Mengapa? Karena dengan mengirim sampai melacak (tracking) invoice online Anda, Anda pasti akan lebih dapat menghemat waktu dan uang. Kini sudah banyak platform invoice online yang akan menyelesaikan masalah penagihan bisnis dengan mudah seperti Paper.id

  1.   Temukan Kontak yang Tepat

Tiap kali Anda siap untuk mengirimkan invoice, pastikan bahwa Anda memiliki kontaknya benar. Orang yang Anda ajak berkomunikasi mungkin bukan orang yang bertanggung jawab atas tagihan, sehingga akan menunda proses lebih lanjut. Oleh karena itu, Anda harus menjalin hubungan dengan kontak yang tepat di awal pekerjaan. Dengan cara ini, Anda dapat memotong perantara dan dibayar tepat waktu.

  1.   Waktu Adalah Segalanya

Hari untuk mengirim invoice juga tidak bisa sembarangan. Aturan umum menyatakan bahwa hari Minggu adalah hari buruk untuk mengirim invoice. Sedangkan secara statistik, hari Kamis menjadi hari terbaik untuk mengirim invoice. Jika Anda mengirim invoice berulang, pastikan untuk membuat interval pembayaran yang jelas. Disini peran form invoice akan semakin memudahkan Anda dalam mengirim invoice berulang. Tetapkan tenggat waktu dan pastikan klien Anda menghargai waktu Anda.

  1.   Invoice Efektif

Invoice efektif dapat meninggalkan sedikit rasa bingung pada klien ketika Anda mengirimkannya. Berikut ini adalah beberapa hal yang perlu diingat dalam pembuatan form invoice terbaik.

  • Sebelum Anda memulai dengan klien melalui persyaratan dan penandatanganan perjanjian, sebaiknya membahas syarat pembayaran lebih dulu sampai deal
  • Simpan catatan waktu dan inventaris yang sangat rinci. Semakin rinci tagihan Anda terkait dengan tenggat waktu atau biaya-biaya, semakin sedikit kebingungan yang dihadapi klien saat hari pembayaran
  • Buat form invoice Anda sesederhana mungkin. Hal yang ekstra akan terlihat bagus namun tidak akan membuat tagihan Anda dibayar lebih cepat
  1.   Tindak Lanjut

Hampir semua aspek bisnis memerlukan tindak lanjut berulang kali. Memang tidak semua klien dan tidak semua kasus berujung pada penindaklanjutan.

Namun, jika hal ini terjadi Anda dapat melakukan beberapa hal, yaitu:

  • Kirim ulang invoice dengan pengingat email yang ramah
  • Menghubungi klien atau meninggalkan pesan agar bisa berbicara di lain waktu
  • Tindakan hukum diperlukan jika klien masih menghindari email dan telepon Anda. Option terakhir ini merupakan kejadian langka karena membutuhkan biaya yang lebih mahal daripada tagihan itu sendiri

Semoga kelima cara diatas membantu agar invoice atau tagihan bisnis Anda dibayar tepat pada waktu yang Anda kehendaki. Paper.id merupakan aplikasi invoicing dan akunting gratis #1 di Indonesia dapat menjadi salah satu pilihan tepat yang dapat Anda gunakan.

Masalah tenggat waktu penagihan yang biasa Anda alami dapat diselesaikan segera dengan Paper.id. Karena sebagai software invoice pertama di Indonesia, Paper.id telah dipercaya oleh 470.000 UKM di Indonesia dan telah berhasil mengatasi transaksi lebih dari jutaan invoice bisnis.

Daniel Nugraha
Latest posts by Daniel Nugraha (see all)