Proforma Invoice: Pengertian, Contoh, hingga Cara Membuat

Invoice biasanya digunakan sebagai dokumen atau bukti transaksi pembelian barang atau jasa dari supplier. Perlu kamu ketahui, invoice memiliki beragam jenis, salah satunya proforma invoice yang sudah tidak asing lagi dalam industri bisnis. 

Meskipun terlihat mirip, nyatanya proforma invoice berbeda dengan invoice. Perbedaan tidak hanya terletak di waktu penerbitan, tetapi juga fungsi. Namun, sebelum ke sana, business owner perlu memahami apa itu proforma invoice beserta contoh dan cara membuatnya. Simak penjelasannya di bawah ini. 

Pengertian Proforma Invoice

Proforma invoice adalah tagihan awal yang dikirimkan kepada buyer sebelum pembayaran dan barang disediakan. Invoice jenis ini biasanya akan menjelaskan item yang dibeli, harga, serta informasi penting lainnya yang umumnya ada dalam invoice, namun secara fungsi berbeda. 

Misalnya, jika supplier memerlukan pembayaran di muka untuk memastikan dana sudah tersedia sebelum mereka memproduksi barang atau menyediakan layanan, proforma invoice bisa digunakan untuk memberikan rincian transaksi yang akan datang.

Dengan menyetujui proforma invoice di awal, proses penjualan menjadi lebih efisien. Sehingga, supplier tidak perlu lagi menyesuaikan harga atau buyer menegosiasikan harga setelah transaksi dimulai, karena semua syarat seperti harga, biaya tambahan, dan ketentuan pengiriman sudah tersampaikan jelas di awal.

Baca Juga: Proforma Invoice vs Invoice: Penting Diketahui untuk Bisnis

Perbedaan Proforma Invoice dan Invoice

Proforma invoice memiliki perbedaan dengan invoice pada umumnya dari segi tujuan, waktu penerbitan, hingga status hukumnya. Berikut ini perbedaan dari keduanya yang perlu kamu ketahui:

Perbedaan	Proforma Invoice	Invoice
Tujuan	Proforma invoice membantu buyer memahami apa yang akan mereka terima dan berapa biayanya, sebelum transaksi dilakukan.	Invoice berfungsi sebagai dokumen formal yang diberikan kepada buyer untuk membayar jumlah tagihan yang tertera.
Diterbitkan	Diterbitkan sebelum transaksi resmi atau penjualan disetujui sepenuhnya.	Diterbitkan setelah barang atau layanan dikirim atau sampai ke tangan buyer.
Status Hukum	Tidak memiliki status hukum yang mengikat, karena hanya sebagai dokumen yang berisi estimasi atau perkiraan harga yang diberikan sebelum transaksi dilakukan.	Memiliki status hukum karena dokumen resmi yang mencatat rincian transaksi yang harus atau telah diselesaikan.
Akuntansi	Tidak dapat digunakan untuk tujuan akuntansi karena hanya dokumen perkiraan.	Dapat digunakan untuk tujuan transaksi karena merupakan dokumen resmi penjualan atau pembelian.

Contoh Proforma Invoice

Berikut adalah contoh proforma invoice yang bisa menjadi referensi kamu. Tak perlu rumit, invoice ini dapat didesain dengan simpel dan informasi yang disajikan mudah dipahami bagi penerima.

Untuk mempermudah kamu dalam pembuatan proforma invoice, berikut template kosongnya yang bisa kamu unduh di bawah ini. Dengan begitu, kamu tak perlu membuat invoice secara manual!

Baca Juga: Contoh Pembuatan Proforma Invoice Sederhana Untuk Bisnismu

Cara Membuat Proforma Invoice

Kamu bisa menggunakan metode yang sama seperti saat membuat invoice, baik itu menggunakan Microsoft Word, Excel, Google Docs, Spreadsheet, atau aplikasi khusus pembuatan invoice. Informasi yang tercantum di dalamnya pun sama seperti yang ada pada invoice, antara lain:

• Nomor invoice
• Nama perusahaan supplier, alamat, dan detail kontak
• Nama dan alamat buyer
• Tanggal penerbitan dan tanggal jatuh tempo
• Deskripsi barang
• Masa berlaku harga
• Syarat atau ketentuan yang berlaku
• PPN (Supplier tetap harus menunjukkan perkiraan jumlah PPN yang dikenakan)

Kini, membuat invoice tidak perlu manual lagi melalui Ms. Word, Excel, atau Spreadsheet karena kamu cukup menggunakan Paper.id sebagai platform invoicing yang mampu membuat, membayar, hingga mengirim invoice digital secara otomatis. Kamu bisa membuat invoice digital yang telah tersedia template-nya, bisa cek di sini. 

Invoice dari Paper,id juga telah dilengkapi e-Materai dari PERURI. Buyer pun akan dikirimkan pengingat secara otomatis untuk membayar invoice-nya, sehingga business owner tak perlu mengingatkan buyer satu per satu. Buyer juga bisa membayar melalui metode QRIS, VA, Tokopedia, Shopee, Blibli, hingga kartu kredit untuk tambahan tempo pembayaran. 

Kamu juga tak perlu khawatir karena daftar Paper.id gratis. Simak informasinya lengkapnya di bawah ini.