Apa itu Kwitansi: Pengertian, Fungsi, dan Contohnya

Sebagai business owner, kamu mungkin sering mendengar istilah “kwitansi” dalam transaksi sehari-hari, tapi tahukah kamu apa sebenarnya arti dan fungsi dari dokumen ini? Bukan hanya sekadar bukti pembayaran, kwitansi punya peran penting lho sebagai jaminan tertulis bahwa sebuah transaksi telah diselesaikan.

Bayangkan, jika setiap transaksi bisnis yang dilakukan tidak memiliki bukti seperti kwitansi — tentu akan sulit melacak pembayaran dan klaim di kemudian hari. Selain itu, dengan dokumen ini juga, untuk memastikan tidak ada kesalahpahaman antara penjual dan pembeli.

Untuk itu, penasaran bagaimana cara membuat kwitansi yang benar dan efektif? Yuk, pelajari lebih lanjut mengenai pengertian, fungsi, dan contohnya dalam artikel ini!

Pengertian Kwitansi

Kwitansi adalah dokumen resmi yang berfungsi sebagai bukti pembayaran antara pihak pembeli dan penjual. Dokumen ini umumnya berisi rincian transaksi seperti jumlah uang yang dibayarkan, tanggal transaksi, dan pihak-pihak yang terlibat.

Biasanya, kwitansi akan ditandatangani oleh pihak yang terlibat dalam transaksi, baik penjual maupun pembeli. Jika nominal transaksi cukup besar, maka kwitansi akan dibubuhkan materai sebagai bukti salah satu utama syarat bukti legalitas dokumen.

Baca juga: Cara Membuat Kwitansi di Word dan Excel, Mudah dan Cepat!

Fungsi Kwitansi

1. Sebagai bukti pembayaran

Fungsi paling fundamental dari kwitansi adalah sebagai bukti tertulis bahwa transaksi pembayaran telah dilakukan. Dalam dunia bisnis, terutama B2B (Business-to-Business), kwitansi menjadi alat bukti sah yang bisa digunakan jika terjadi perselisihan terkait pembayaran. 

Misalnya, jika salah satu pihak mengklaim belum menerima uang, pihak lainnya bisa menunjukkan kwitansi sebagai bukti transaksi yang valid. Hal ini mencegah terjadinya masalah seperti pengulangan pembayaran atau penundaan penerimaan barang/jasa.

Dengan adanya kwitansi, setiap pembayaran yang dilakukan dapat dilacak dengan mudah, menjaga kepercayaan dan keamanan dalam transaksi.

2. Mempermudah audit dan pelaporan keuangan

Kwitansi memiliki peran penting dalam pencatatan dan pelaporan keuangan. Setiap transaksi yang terdokumentasi dengan kwitansi menciptakan jejak kertas yang dapat ditinjau saat proses audit.

Ketika auditor atau pihak internal bisnis ingin menilai kondisi keuangan perusahaan, kwitansi memberikan bukti konkret dari setiap transaksi yang telah dilakukan. Ini bukan hanya membantu dalam menjaga ketertiban keuangan, tetapi juga mencegah kebocoran atau penipuan dalam proses pembukuan.

Dengan kwitansi yang tertata rapi, pembuatan laporan keuangan menjadi lebih mudah, dan segala bentuk transaksi bisa dilacak tanpa ada yang terlewat.

3. Menjaga hubungan profesional dengan mitra bisnis

Di dunia bisnis, kepercayaan dan transparansi adalah segalanya. Memberikan kwitansi sebagai bukti pembayaran menunjukkan bahwa perusahaan berkomitmen pada keterbukaan dalam setiap transaksi. Ini tidak hanya menambah kepercayaan mitra, tetapi juga menunjukkan tingkat profesionalisme yang tinggi.

Dengan adanya kwitansi, kedua belah pihak memiliki catatan yang sama terkait pembayaran, sehingga meminimalkan risiko kesalahpahaman. Ini sangat penting untuk menjaga hubungan jangka panjang, karena kwitansi menggarisbawahi integritas dan tanggung jawab bisnis terhadap transaksi yang telah disepakati.

Baca juga: Perbedaan Nota dan Kwitansi, Serupa Tapi Tak Sama! 

Elemen Penting dalam Kwitansi

Kwitansi yang baik biasanya mencakup beberapa elemen penting seperti:

1. Nomor kwitansi

Setiap kwitansi perlu memiliki nomor unik untuk memudahkan pelacakan. Nomor ini berfungsi sebagai kode identifikasi yang mempermudah dalam mencatat, mengorganisir, dan mencari transaksi tertentu. 

Dalam bisnis, ini sangat penting untuk keperluan audit atau jika ada perselisihan terkait pembayaran. Nomor kwitansi juga membantu memastikan bahwa tidak ada duplikasi transaksi.

2. Tanggal transaksi

Tanggal di mana transaksi dilakukan harus selalu dicantumkan. Ini berguna untuk mencatat kapan pembayaran diterima dan dapat digunakan sebagai referensi saat melakukan rekonsiliasi keuangan. Tanggal juga penting untuk menjaga ketepatan pencatatan, terutama dalam laporan keuangan dan audit.

3. Nama penerima pembayaran

Nama penerima harus dicantumkan jelas sebagai tanda bahwa uang sudah diterima oleh pihak yang berhak. Ini biasanya adalah nama perusahaan atau individu yang menerima pembayaran. Dengan adanya nama penerima, kwitansi bisa dijadikan bukti sah bahwa uang telah diterima oleh orang yang benar.

4. Nama pemberi pembayaran

Nama orang atau entitas yang melakukan pembayaran juga harus dicatat. Ini memberikan kejelasan siapa pihak yang telah melakukan transaksi. Elemen ini penting untuk menghindari kesalahpahaman, terutama jika ada beberapa pihak yang terlibat dalam transaksi.

5. Jumlah uang yang dibayarkan

Jumlah uang yang dibayarkan harus ditulis dalam dua bentuk: angka dan huruf. Misalnya, jika pembayaran adalah Rp 1.500.000, maka harus ditulis juga “satu juta lima ratus ribu rupiah.” Ini untuk memastikan tidak ada kebingungan atau manipulasi terkait jumlah yang dibayarkan.

6. Keterangan transaksi

Kwitansi juga harus mencantumkan keterangan mengenai alasan atau tujuan pembayaran. Misalnya, apakah pembayaran tersebut untuk pembelian barang, jasa, atau pelunasan hutang. Keterangan ini memberikan kejelasan tentang latar belakang transaksi dan membantu dalam pelacakan serta audit.

7. Tanda tangan penerima

Tanda tangan penerima adalah elemen terakhir yang mengesahkan kwitansi sebagai bukti pembayaran. Dengan adanya tanda tangan, kwitansi menjadi bukti otentik bahwa penerima telah menerima pembayaran secara sah. Ini juga menambah validitas dokumen jika diperlukan di kemudian hari.

Baca juga: Rekomendasi Aplikasi Kwitansi, Terbaik dan Mudah Digunakan!

Contoh Kwitansi

Terdapat beragam contoh kwitansi yang ada. Nah, berikut ini ada 3 contoh kwitansi yang perlu kamu ketahui, di antaranya:

1. Contoh kwitansi pembayaran produk atau jasa

2. Kwitansi pembayaran uang muka atau booking fee

3. Kwitansi pembayaran cicilan atau angsuran

4. Contoh kwitansi jual beli tanah

Tips Membuat Kwitansi yang Efektif

Untuk membuat kwitansi yang rapi dan profesional, kamu bisa menggunakan template yang sudah tersedia, atau lebih praktis lagi, kamu bisa menggunakan aplikasi seperti Paper.id. 

Paper.id menyediakan fitur pembuatan kwitansi digital yang bisa langsung dikirim ke buyer melalui Email, WhatsApp, hingga SMS. Dengan sistem ini, kamu juga bisa menyimpan data transaksi dengan aman tanpa takut kehilangan dokumen fisik.

Mengapa harus Paper.id? Platform invoicing dan digital payment ini mendukung pembuatan kwitansi digital yang terintegrasi dengan sistem akuntansi bisnis. Dengan satu platform, kamu bisa mencatat transaksi, membuat kwitansi, dan mengelola keuangan bisnis secara otomatis dan praktis. 

Yuk, daftarkan bisnis kamu sekarang dan nikmati kemudahan dalam mengelola kwitansi serta transaksi dengan Paper.id dengan cara klik tombol di bawah ini!