Menurut laporan Credit Research Foundation dari Zoho, sekitar 61% keterlambatan pembayaran disebabkan oleh masalah administrasi seperti salah dalam membuat invoice. Maka dari itu, invoice atau faktur harus jelas agar terhindar dari kesalahan tersebut.

Invoice yang akurat informasinya mencerminkan bahwa bisnis yang sedang kamu jalani penuh profesionalisme dan berfungsi sebagai ekuitas merek, serta membantu mempertahankan lebih banyak customer.

Sebaliknya, invoice yang tidak akurat cenderung akan membingungkan customer, menurunkan minat mereka untuk berbisnis dengan kamu, dan menyebabkan penundaan pembayaran yang berakibat mempengaruhi arus kas bisnis kamu.

Lantas, bagaimana cara terbaik buat invoice atau surat tagihan untuk customer? Berikut 8 langkah membuat surat tagihan atau invoice/faktur agar kamu terhindar dari keterlambatan pembayaran.

Berikut ini contoh template invoice dari Paper.id, tentu ini akan sangat membantu bisnismu dalam membuat invoice. Sebelum membaca artikel, kamu bisa mencobanya langsung lewat demo produk di bawah.

Coba Buat Invoice Gratis Tanpa Daftar

Hanya 5 Menit & Mudah

powered by Advanced iFrame. Get the Pro version on CodeCanyon.

Baca juga: Contoh Surat Tagihan Pembayaran Dan Penjelasannya

Cara Membuat Invoice

Agar surat tagihan bisnis kamu terkesan jelas dan akurat, berikut beberapa komponen penting yang harus kamu sertakan dalam invoice atau surat tagihan kamu, diantaranya:

1. Masukkan merek invoice

Surat tagihan atau invoice harus disesuaikan dengan merek bisnis kamu, ini membantu meningkatkan kesadaran customer. Warna, font, logo, dan komponen branding lainnya membuat faktur terlihat lebih profesional dan mencerminkan nilai yang ingin diwakili oleh bisnis kamu kepada customer.

Setelah itu, pastikan juga desain surat tagihan sesuai dengan elemen dan warna situs web, media sosial, dan halaman konten lainnya, karena ini sangat penting untuk menjaga konsistensi dan akan mudah dikenali seluruh customer.

2. Tambahkan header profesional

Mulai faktur dengan header profesional yang menyertakan nama bisnis, logo bisnis (jika ada), alamat, dan informasi kontak. Setelah itu, tambahkan juga nama bisnis klien, nama kontak, dan informasi kontak. 

Contoh header pada invoice atau surat tagihan
Contoh Header pada Invoice atau Surat Tagihan

3. Sertakan informasi tagihan

Beri label dokumen dengan kata “Invoice” agar customer dapat mengidentifikasinya dengan mudah. Sertakan nomor ID faktur unik untuk melacak transaksi kamu. ID faktur biasanya berupa alfanumerik dan mencakup informasi khusus seperti nama proyek atau tanggal penerbitan faktur. 

4. Cantumkan tanggal

Cantumkan tanggal pengiriman barang/jasa (tanggal persediaan) dan tanggal faktur diterbitkan, untuk menentukan garis waktu dan melacak pembayaran.

Baca juga: Apa Itu Invoice? Pengertian, Fungsi, Hingga Contohnya

5. Beri deskripsi barang/jasa yang dikirim

Invoice harus mencantumkan semua barang yang dijual atau layanan yang diberikan. Sertakan setiap item yang terjual, kuantitasnya, tarif per unit, dan subtotal. Untuk layanan, sertakan waktu yang dihabiskan untuk setiap item dan berikan detail untuk layanan spesifiknya.

6. Sertakan detail pajak dan total uang yang terutang

Persyaratan pembayaran menentukan kapan dan bagaimana bisnis mengharapkan customer membayarnya. Ini harus mencakup:

  • Tanggal penerbitan faktur
  • Tanggal pembayaran yang diharapkan
  • Metode pembayaran yang diterima oleh bisnis (kartu kredit, cek, PayPal, dll.)
  • Denda keterlambatan pembayaran
  • Mata uang yang diterima bisnis
  • Ketentuan pembayaran lainnya, termasuk diskon pembayaran awal
Invoice Penjualan

7. Sertakan syarat pembayaran

Sertakan detail pajak yang berlaku untuk penjualan, yang bervariasi tergantung pada peraturan negara, tarif pajak lokal, jenis bisnis, dan faktor lainnya. Biasanya, ketika faktur memiliki beberapa item baris, kewajiban pajak total dihitung untuk jumlah akhir faktur dan ditampilkan di bagian bawah.

8. Tambahkan catatan penjelasan dengan syarat dan ketentuan

Meskipun faktur sudah cukup jelas, ada kemungkinan kebingungan. Misalnya, customer mungkin melewatkan bahwa kamu telah menetapkan harga diskon untuk salah satu produk kamu. Untuk mencegah hal ini, kamu dapat menambahkan catatan kaki penjelasan tentang diskon sehingga customer memahami bahwa faktur mendatang mungkin menampilkan tarif yang lebih tinggi untuk produk yang sama.

Baca juga: Mengenal Invoice Penagihan atau Penjualan untuk Bisnis

Contoh Surat Tagihan

Contoh Surat Tagihan Invoice
Contoh Surat Tagihan Invoice (Sumber: Paper.id)

Gambar diatas merupakan salah satu contoh invoice atau surat tagihan yang didalamnya sudah terdapat komponen yang sebelumnya sudah dijelaskan. Nah, kamu pengen membuat faktur pembayaran untuk customer menjadi lebih mudah?

Ya, kamu bisa menggunakan platform Paper.id secara gratis untuk membantu kamu membuat invoice menjadi lebih praktis. Jadi, kamu tidak perlu repot-repot lagi, karena templatenya sudah tersedia. Tertarik?

Segera daftarkan bisnis kamu di Paper.id sekarang dan nikmati seluruh keuntungan dari setiap fiturnya dengan cara klik tombol di bawah ini!

Daftar Sekarang
Muhamad Dika Wahyudi
Latest posts by Muhamad Dika Wahyudi (see all)