Purchasing atau pengadaan barang merupakan salah satu fungsi penting dalam bisnis.
Tugas purchasing tidak hanya sebatas pembelian barang, tetapi juga mencakup berbagai aspek yang mendukung kelancaran operasional perusahaan.
Oleh karena itu, penting bagi pemilik bisnis untuk memahami tugas utama tim purchasing agar bisnis dapat berjalan secara optimal.
Tim purchasing berperan sebagai salah satu elemen vital dalam perusahaan.
Tugas Utama Tim Purchasing
Untuk memberikan gambaran yang lebih jelas, berikut adalah tujuh tugas utama tim purchasing dalam mendukung operasional bisnis.
1. Mengidentifikasi kebutuhan barang
Tugas pertama tim purchasing adalah mengidentifikasi kebutuhan barang yang diperlukan untuk memenuhi permintaan pasar.
Hal ini melibatkan analisis tren pasar, permintaan pelanggan, serta ketersediaan produk.
Dengan pemahaman yang baik terhadap kebutuhan pasar dan bisnis, tim purchasing dapat memastikan ketersediaan stok yang cukup untuk memenuhi permintaan, sehingga menghindari kendala dalam distribusi dan operasional.
2. Mencari dan memilih pemasok
Purchasing bertanggung jawab dalam mencari dan memilih pemasok yang tepat.
Proses ini mencakup penelitian mengenai reputasi pemasok, kualitas produk, harga, serta syarat pembayaran.
Memilih pemasok yang andal sangat penting untuk memastikan kelancaran rantai pasokan dan kualitas barang yang diterima oleh perusahaan.
3. Melakukan negosiasi kontrak
Setelah menemukan pemasok yang sesuai, tugas berikutnya adalah melakukan negosiasi kontrak.
Proses ini mencakup pembicaraan mengenai harga, syarat pengiriman, waktu pengiriman, serta metode pembayaran.
Negosiasi yang baik dapat membantu perusahaan mendapatkan kesepakatan terbaik yang menguntungkan dari segi biaya maupun ketepatan pengiriman.
Baca Juga: Procurement vs Purchasing, Pengertian dan Perbedaannya
4. Mengelola pesanan
Purchasing juga bertanggung jawab dalam pengelolaan pesanan yang telah dibuat.
Tugas ini mencakup pemantauan status pesanan, memastikan barang dikirim tepat waktu, serta menangani masalah yang mungkin muncul selama proses pengiriman.
Manajemen pesanan yang baik akan membantu perusahaan dalam menjaga stabilitas operasional dan kepuasan pelanggan.
5. Mengendalikan kualitas barang
Setelah barang diterima, tim purchasing harus melakukan pengendalian kualitas guna memastikan bahwa barang yang diterima sesuai dengan spesifikasi yang telah disepakati.
Jika ditemukan ketidaksesuaian, tim purchasing harus segera berkoordinasi dengan pemasok untuk menyelesaikan masalah tersebut.
Pengendalian kualitas yang baik dapat mengurangi risiko kerugian akibat barang cacat atau tidak memenuhi standar perusahaan.
6. Mengelola inventaris
Purchasing juga berperan dalam pengelolaan inventaris, yang mencakup pemantauan tingkat stok, perencanaan pengadaan barang, serta pengendalian biaya. Pengelolaan inventaris yang efektif dapat membantu perusahaan menghindari kelebihan atau kekurangan stok.
7. Melakukan analisis dan pelaporan
Tugas terakhir tim purchasing adalah melakukan analisis dan pelaporan terkait pengadaan barang. Proses ini mencakup analisis biaya, kinerja pemasok, serta efektivitas strategi pengadaan.
Laporan berkala yang dihasilkan dapat membantu perusahaan dalam mengambil keputusan bisnis yang lebih baik untuk masa depan.
Tips Mengoptimalklan Fungsi Purchasing dalam Bisnis
Untuk meningkatkan efektivitas tim purchasing, berikut adalah beberapa strategi yang dapat diterapkan oleh pemilik bisnis:
1. Gunakan teknologi dan software pengadaan
Memanfaatkan teknologi seperti ERP (Enterprise Resource Planning) dapat membantu mempercepat proses pengadaan, memantau status pesanan, serta mengelola inventaris dengan lebih efisien.
Namun, apabila bisnismu masih baru dan belum berskala besar, aplikasi yang lebih sederhana lebih cocok ketimbang yang sudah rumit dan mahal.
Misalnya, kamu bisa menggunakan Paper.id. Paper.id adalah platform yang bukan saja menyediakan fitur invoice dan pembayaran online, tetapi juga pencatatan stok bisnis. Tentunya, ini memudahkan tim purchasing untuk mengelola barang tanpa harus bolak-balik ke gudang dan mengecek setiap saat.
Yuk, pelajari selengkapnya tentang Paper.id dengan klik di sini! Lalu, registrasikan bisnismu untuk nikmati fitur-fiturnya secara gratis.
2. Bangun hubungan baik dengan pemasok
Menjalin hubungan baik dengan pemasok dapat meningkatkan kepercayaan dan kolaborasi. Komunikasi yang terbuka dan transparan akan membantu dalam menyelesaikan kendala dan mendapatkan kesepakatan yang lebih menguntungkan.
3. Lakukan riset pasar secara berkala
Melakukan riset pasar secara berkala dapat membantu tim purchasing memahami tren dan perubahan permintaan, serta menemukan pemasok baru yang dapat menawarkan harga atau kualitas yang lebih baik.
4. Terapkan strategi negosiasi yang efektif
Mengembangkan keterampilan negosiasi yang baik dapat membantu tim purchasing mendapatkan kesepakatan yang lebih kompetitif. Persiapan data yang relevan sebelum negosiasi akan memperkuat posisi perusahaan dalam bertransaksi.
5. Monitor dan evaluasi kinerja pemasok
Secara rutin mengevaluasi kinerja pemasok membantu perusahaan mengidentifikasi pemasok yang berkinerja baik dan mengambil tindakan jika diperlukan, seperti mencari alternatif pemasok yang lebih kompetitif.
Baca Juga: E-Procurement: Pengertian, Jenis, Manfaat, & Bedanya dengan Purchasing Konvensional
6. Berikan pelatihan dan pengembangan kepada tim purchasing
Meningkatkan keterampilan tim purchasing melalui pelatihan dan pengembangan akan membantu mereka menghadapi tantangan serta membuat keputusan yang lebih tepat dalam menjalankan tugasnya.
7. Terapkan prinsip Just-In-Time (JIT)
Mengadopsi strategi Just-In-Time (JIT) dalam pengadaan dapat membantu mengurangi biaya penyimpanan dan meningkatkan efisiensi. Dengan hanya memesan barang saat dibutuhkan, perusahaan dapat menghindari risiko overstocking.
Tugas purchasing merupakan salah satu aspek krusial dalam bisnis.
Dengan memahami tugas utama serta menerapkan strategi optimal dalam pengelolaan pengadaan, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi operasional, menekan biaya, serta meningkatkan kepuasan pelanggan.
Di tengah persaingan bisnis yang ketat, pengelolaan purchasing yang efektif dapat menjadi keunggulan kompetitif yang signifikan bagi perusahaan.
