Surat Serah Terima Barang: Definisi dan Contoh Terbaiknya untuk Bisnis

Pernah tidak kamu mengalami kesalahpahaman dalam transaksi bisnis karena tidak ada bukti tertulis saat barang diterima? Hal ini bisa berisiko lho, terutama jika terjadi selisih jumlah barang, kerusakan, atau kendala lainnya.

Inilah mengapa surat serah terima barang sangat penting dalam dunia bisnis. Dokumen ini sebagai bukti sah bahwa barang telah diterima sesuai kesepakatan. Dengan adanya surat ini, baik pihak pengirim maupun penerima memiliki pegangan jelas jika sewaktu-waktu ada masalah.

Lantas, apa sebenarnya surat serah terima barang, bagaimana cara membuatnya, dan seperti apa contoh terbaiknya untuk bisnis? Simak selengkapnya di bawah ini!

Apa Itu Surat Serah Terima barang?

Surat serah terima barang adalah dokumen resmi yang menjadi bukti bahwa suatu barang atau jasa telah diterima. Biasanya, surat ini dikirimkan bersamaan dengan produk yang dikirim melalui jasa ekspedisi.

Meski sering disamakan dengan kwitansi, keduanya sebenarnya memiliki fungsi yang berbeda. Surat serah terima barang menandakan bahwa produk sudah sampai di tangan penerima, sedangkan kwitansi adalah bukti bahwa pembayaran telah diselesaikan.

Artinya, sebelum kwitansi diterbitkan, surat serah terima barang biasanya sudah lebih dulu diberikan kepada penerima.

Baca Juga: [Update 2025] 13 Contoh Invoice Penjualan dan Pembelian Plus Cara Mudah Buatnya

Fungsi Surat Serah Terima Barang

Sebagai bagian dari proses bisnis, surat serah terima barang memiliki beberapa fungsi penting yang membantu kelancaran operasional perusahaan, antara lain:

1. Mencegah kecurangan

Dalam transaksi jual-beli, surat serah terima barang menjadi bukti sah yang memastikan bahwa barang telah dikirim dan diterima sesuai kesepakatan. Dengan adanya dokumen ini, risiko kecurangan, baik dari pihak pengirim maupun penerima bisa dikurangi.

2. Mempermudah pencatatan stok barang

Selain sebagai bukti transaksi, surat serah terima barang juga berfungsi sebagai laporan stok. Dokumen ini membantu perusahaan dalam melacak jumlah barang yang masuk atau keluar dari gudang, sehingga pencatatan inventaris menjadi lebih akurat dan efisien. 

Dengan begitu, perusahaan bisa lebih mudah dalam mengontrol ketersediaan barang dan menghindari kekurangan atau kelebihan stok.

Jenis Surat Tanda Terima Barang

Dalam dunia bisnis, ada beberapa jenis surat serah terima barang yang sering digunakan. Berikut adalah penjelasannya:

1. Surat serah terima toko

Surat ini dibuat oleh toko saat menyerahkan barang kepada pihak lain, misalnya saat sebuah toko elektronik mengirimkan produk kepada pembeli atau mitra bisnis. Dokumen ini berfungsi sebagai bukti bahwa barang telah diterima dalam kondisi baik, sehingga kedua belah pihak memiliki kepastian mengenai kualitas barang yang dikirimkan.

2. Surat serah terima dinas

Surat serah terima ini digunakan dalam lingkungan dinas, terutama ketika ada kerja sama antara dua pihak yang melibatkan pengiriman barang. Dokumen ini memastikan bahwa barang telah diterima dengan kondisi yang sesuai dengan kesepakatan.

3. Surat serah terima PT (Perseroan Terbatas)

Dalam sebuah perusahaan atau PT, perpindahan barang antar divisi atau antar kantor cabang adalah hal yang umum terjadi. Surat serah terima ini berperan sebagai dokumen resmi yang memastikan bahwa barang telah diserahkan dan diterima dengan benar, sehingga dapat menghindari kesalahpahaman antara kedua belah pihak.

4. Surat serah terima kantor

Surat ini umumnya digunakan dalam lingkungan kantor untuk mencatat pengadaan barang, seperti perlengkapan alat tulis atau peralatan kerja lainnya. Dengan adanya dokumen ini, perusahaan dapat memastikan stok barang tetap terkontrol dan pengelolaan inventaris menjadi lebih tertata.

5. Surat serah terima sekolah

Jenis surat ini digunakan dalam transaksi antara toko atau penyedia alat pendidikan dengan pihak sekolah. Biasanya, barang yang dicatat dalam surat ini adalah perlengkapan belajar-mengajar, seperti buku, komputer, atau peralatan laboratorium, sehingga pihak sekolah dapat memastikan barang diterima dalam kondisi baik dan sesuai pesanan.

Baca Juga: Perbedaan Faktur dan Invoice dalam Bisnis, Apa Saja?

Komponen Surat Serah Terima Barang

Seperti halnya dokumen resmi lainnya, surat serah terima barang dapat memiliki format yang berbeda-beda tergantung pada kebijakan masing-masing perusahaan. Namun, ada beberapa elemen penting yang wajib dicantumkan dalam surat ini, yaitu:

1. Judul surat

Bagian pertama yang harus ada dalam surat serah terima barang adalah judul. Biasanya, judul ini ditulis dengan huruf kapital dan diletakkan di bagian paling atas dokumen. Judul berfungsi untuk memperjelas bahwa dokumen tersebut adalah surat serah terima barang.

2. Tanggal penerimaan barang

Komponen berikutnya adalah tanggal penerimaan barang. Informasi ini harus dicantumkan setelah judul dan berfungsi sebagai catatan resmi mengenai waktu barang diterima oleh pihak yang bersangkutan.

3. Tanggal pengiriman barang

Selain tanggal penerimaan, surat ini juga harus mencantumkan tanggal pengiriman barang. Bagian ini menunjukkan kapan barang dikirim dari pihak pengirim ke penerima, sehingga bisa menjadi acuan dalam proses pencatatan atau jika terjadi kendala dalam pengiriman.

4. Tanda tangan pengirim dan penerima

Agar dokumen ini sah dan memiliki kekuatan hukum, tanda tangan dari pihak yang mengirim dan menerima barang harus dicantumkan. Dengan adanya tanda tangan, surat ini bisa digunakan sebagai bukti legal jika ada permasalahan terkait pengiriman atau penerimaan barang di kemudian hari.

Cara Membuat Surat Serah Terima Barang

Sebagai dokumen resmi yang berfungsi sebagai bukti sah dalam suatu transaksi atau proses serah terima, surat ini harus disusun dengan format yang sesuai standar.

Selain itu, meski banyak perusahaan telah memiliki format standar sendiri, kamu tetap bisa membuatnya sendiri dengan mengikuti panduan berikut:

1. Gunakan kop surat (jika diperlukan)

Jika surat ini diterbitkan oleh lembaga resmi, sebaiknya gunakan kop surat sebagai identitas. Namun, jika berasal dari instansi non-resmi atau individu, kop surat bisa diganti dengan judul yang jelas.

2. Gunakan bahasa indonesia yang formal

Pastikan surat ditulis dengan bahasa yang sesuai dengan kaidah KBBI dan EYD. Gunakan frasa yang jelas dan tidak menimbulkan ambiguitas agar isi surat mudah dipahami.

3. Cantumkan identitas pihak yang terlibat

Informasi lengkap mengenai pihak yang menyerahkan dan menerima barang harus dicantumkan secara detail, termasuk nama, jenis kelamin, jabatan, alamat, dan informasi penting lainnya.

4. Sertakan detail serah terima

Jelaskan latar belakang serah terima, waktu pelaksanaan, daftar barang atau objek yang diserahkan, kondisi barang, jumlah, lokasi serah terima, serta informasi lain yang relevan.

5. Lengkapi dengan tanda tangan pihak terkait

Surat serah terima harus disahkan dengan tanda tangan dari semua pihak yang terlibat untuk memperjelas tanggung jawab masing-masing.

6. Gunakan materai dan saksi jika diperlukan

Jika diperlukan, dokumen ini bisa disertai materai dan tanda tangan saksi. Hal ini tergantung pada nilai atau jenis barang yang diserahkan serta kesepakatan antara kedua belah pihak.

7. Lakukan pemeriksaan sebelum digunakan

Sebelum surat digunakan, pastikan tidak ada kesalahan dalam penulisan maupun tata bahasa. Surat yang disusun dengan baik akan meningkatkan kredibilitas perusahaan atau pihak yang menerbitkannya.

Baca Juga: Kwitansi Jual Beli: Definisi dan Cara Membuatnya dengan Mudah

Contoh Surat Serah Terima Barang

1. Contoh surat serah terima barang lembaga resmi

2. Contoh surat serah terima barang non-lembaga resmi

Demikian penjelasan mengenai surat serah terima barang dan contohnya. Pada kesimpulannya, dengan dokumen ini, kamu bisa memastikan bahwa setiap transaksi berjalan lebih aman, transparan, dan terdokumentasi dengan baik.

Namun, pencatatan barang secara manual bisa merepotkan lho, terutama jika volume transaksi bisnismu terus meningkat.

Agar lebih praktis, kamu bisa menggunakan Paper.id dengan fitur Inventory Management yang membantumu mencatat keluar-masuk barang secara otomatis.

Dengan sistem yang lebih rapi dan terintegrasi, stok barang selalu terpantau dan laporan inventaris bisa diakses kapan saja dengan mudah.

Yuk, coba Paper.id sekarang dan kelola stok bisnismu dengan lebih efisien.

Klik tombol di bawah ini untuk info lebih lanjut mengenai fitur inventory!

Lalu, registrasikan bisnismu ke Paper.id untuk nikmati semua fiturnya, ya!