Untuk perusahaan yang bergerak dalam pengadaan barang, hampir pasti membutuhkan staf seperti purchasing officer. Staf satu ini mempunyai posisi dan bertanggung jawab pada kelengkapan administrasi dalam pengadaan barang atau jasa. Contohnya seperti faktur, invoice, hingga purchase order.
Karena perannya yang penting, purchasing officer sangat vital untuk perusahan. Agar lebih jelas, kita simak purchasing officer hingga tanggung jawabnya.
Apa Itu Purchasing Officer?
Purchasing officer adalah profesional yang memiliki peran strategis dalam mengelola proses pembelian barang dan jasa untuk memenuhi kebutuhan operasional perusahaan. Mereka bertanggung jawab memastikan bahwa semua kebutuhan organisasi terpenuhi secara tepat waktu, berkualitas, dan sesuai anggaran.
Salah satu tugas utama seorang purchasing officer adalah memilih vendor atau pemasok yang andal. Kemudian, melakukan negosiasi harga dan kontrak, serta memastikan pengiriman barang/jasa sesuai dengan spesifikasi yang ditetapkan.
Selain itu, mereka juga berperan dalam mengawasi kualitas produk yang dibeli dan mengelola inventaris agar tidak terjadi kelebihan atau kekurangan stok. Peran ini sangat penting karena dapat membantu perusahaan menghemat biaya operasional dan meningkatkan efisiensi kerja.
Baca Juga: 7 Tugas Purchasing, Jaga Bisnis Tetap Berlangsung Optimal
Perbedaan Purchasing Officer dan Admin Purchasing
Peran purchasing officer dan admin purchasing mempunyai perbedaan dalam tanggung jawab dan fokus kerja.
Purchasing officer bertanggung jawab atas pengelolaan administrasi dan hubungan dengan pihak ketiga terkait pengadaan barang atau jasa.
Tugas mereka meliputi pemilihan vendor, negosiasi harga, penyusunan kontrak, serta memastikan ketersediaan produk sesuai kebutuhan perusahaan.
Mereka juga berperan dalam memastikan kelengkapan dokumen seperti faktur, invoice, dan purchase order.
Skill Purchasing Officer
Saat bertugas menjadi purchasing officer, tentunya perlu memahami apa saja skill yang dibutuhkan. Beberapa kemampuan yang perlu dikuasai adalah sebagai berikut.
1. Komunikasi
Skill pertama yang harus dikuasai adalah komunikasi. Hal tersebut disebabkan mereka memiliki tugas yang tidak hanya di internal melainkan bagian eksternal. Untuk bagian internal, mereka berdiskusi dengan divisi lain, khususnya pengadaan barang. Sedangkan untuk eksternal, mereka akan menjadi orang pertama yang berhubungan dengan pihak lain.
2. Relasi
Kemampuan kedua yang perlu dikuasai adalah relasi. Tidak bisa dipungkiri bahwa setiap PO harus membangun relasi yang baik. Hal tersebut berhubungan dengan pengadaan barang perusahaan. Seandainya, perusahaan membutuhkan pengadaan alat tulis kantor. Bahkan, makanan dan minuman mudah bagi mereka untuk mencari rekanan.
3. Mengecek dokumen
Selanjutnya yang cukup krusial dan perlu diketahui secara aktif adalah mampu mengecek dokumen. Dalam setiap pengadaan barang, ada banyak dokumen yang diserahkan baik dalam bentuk hardcopy atau softcopy. Oleh karena itu, penataan administrasi menjadi skill yang penting dan tidak boleh terlewatkan.
4. Paham berbagai aplikasi
Jika perusahaan mencantumkan lowongan pekerjaan, memiliki kemampuan untuk mengoperasikan aplikasi seperti Word, Excel, dan Power Point adalah kemampuan yang baik. Hal ini disebabkan pekerjaan mereka lebih banyak berhubungan dengan aplikasi tersebut. Maka dari itu, penting untuk menguasainya agar hasil pekerjaan menjadi sempurna.
5. Paham pajak
Ada pengadaan, maka ada pajak. Dua hal yang tidak bisa dipisahkan dan terikat satu sama lain. Sebab, pengadaan harus berurusan dengan kapan. Lalu, berapa pajak yang harus dibayar perusahaan atau rekanan. Maka, memahami pajak adalah suatu kewajiban umum.
Baca Juga: Procurement vs Purchasing, Pengertian dan Perbedaannya
Tanggung Jawab Utama Purchasing Officer
Seperti yang diketahui bahwa purchasing officer mempunyai tanggung jawab yang besar. Beberapa tanggung jawabnya adalah sebagai berikutnya.
1. Mengelola pengadaan barang
Salah satu tugas dari purchasing officer merupakan mengelola pengadaan barang. Hal ini penting untuk menjaga kebutuhan barang agar terkontrol. Tidak kekurangan dan juga tidak berlebihan.
2. Menganalisis calon vendor atau supplier
Karena tugasnya berhubungan dengan pihak ketiga, maka mereka juga perlu cermat dan teliti dalam memilih calon vendor atau supplier yang sesuai kebutuhan perusahaan.
3. Negosiasi harga
Ketika calon vendor atau supplier membuat penawaran soal harga, purchasing officer akan mengecek dan meninjau apakah harga yang ditawarkan sesuai dengan spesifikasi produknya. Lalu, purchasing officer pun berhak melakukan negosiasi harga yang sesuai kebutuhan perusahaan.
4. Mengecek kelengkapan dokumen
Setelah melalui proses penawaran, maka muncul keputusan untuk menetapkan mana penawaran yang sesuai bagi perusahaan. Sebelum menentukannya, purchasing officer wajib mengecek sekaligus meninjau bagaimana kelengkapan dokumen supplier atau vendor. Hal ini menjadi penting agar tidak mendapatkan supplier atau vendor yang abal-abal.
5. Menyusun laporan pembelian
Tanggung jawab kelima dari purchasing officer adalah melakukan pembelian barang maupun jasa. Setelah melakukan hal tersebut, mereka perlu membuat laporan pembelian. Tujuannya agar pengeluaran perusahaan dapat terkontrol dengan baik.
6. Memastikan ketersediaan produk
Karena mengelola gudang dan mengatur arus keluar masuk produk, maka purchasing officer perlu memastikan ketersediaan produk. Untuk memudahkan kinerja, mereka dapat bekerja sama sekaligus berkoordinasi dengan divisi lain agar pekerjaan bisa efektif. Jika pekerjaan efektif, mudah bagi purchasing officer untuk mencapai tujuan perusahaan.
7. Berkoordinasi dengan divisi lainnya
Tugas dan tanggung jawab yang terakhir adalah purchasing officer harus dan mau melakukan koordinasi dengan divisi lainnya. Koordinasi menjadi penting agar tercipta kondusifitas perusahaan. Selain itu, melalui koordinasi yang tepat, maka mudah bagi setiap karyawan untuk berkontribusi memajukan perusahaan.
Baca Juga: 7 Tugas Purchasing, Jaga Bisnis Tetap Berlangsung Optimal
Nah, itulah penjelasan tentang purchasing officer yang begitu banyak tugasnya. Untuk membuat peran seorang purchasing officer makin efektif dan efisien, kamu bisa menggunakan Paper.id.
Dengan Paper.id, kamu bisa mengelola stok, invoice, dan pembayaran dari satu dashboard praktis.
Buat invoice dalam 5 menit, rekonsiliasi otomatis, dan jumlah stok langsung ter-update tanpa repot memperbarui sendiri.
Yuk, pelajari selengkapnya tentang aplikasi invoice Paper.id dan registrasikan bisnismu gratis!
