Purchase Order Management System: Pengertian, Cara Kerja, & Manfaatnya

Bagaimana jadinya ketika kamu harus mengelola pesanan pembelian dan volume transaksi sedang meningkat? Bayangkan, akan seberapa rumit hal ini jika masih dilakukan dengan cara manual?

Di sinilah Purchase Order Management System (POMS) bisa menjadi solusi untuk mengatasi masalah tersebut. Sistem ini membantu kamu dalam melacak pesanan, memastikan setiap pembelian berjalan lancar dan tepat waktu.

Lantas, bagaimana cara kerja Purchase Order Management System dan apa saja manfaatnya yang bisa didapatkan bisnis? Yuk, simak pembahasan lengkapnya di bawah ini!

Apa Itu Purchase Order Management System?

Purchase Order Management System adalah sistem yang mengotomatiskan proses pembelian dalam bisnis. Melalui sistem ini, proses membuat, mengirim, dan melacak pesanan menjadi lebih sederhana dan efisien. 

POMS menyederhanakan proses pemesanan dengan mencatat semua detail yang diperlukan—mulai dari item, jumlah, harga, hingga pengiriman. Dengan begitu, setiap transaksi terdokumentasi rapi dan mudah ditinjau. 

Alhasil, kamu bisa memastikan pesanan dengan tepat waktu, sesuai dengan kebutuhan, dan terhindar dari kesalahan manual yang sering terjadi dalam pemrosesan pembelian tradisional, seperti pengisian data yang salah hingga pesanan yang ter-double.

Omong-omong soal purchase order, di Paper.id, kamu bisa buat PO secara digital. Lebih praktisnya lagi, PO bisa langsung dikonversi menjadi invoice dan surat jalan.

Selengkapnya, kamu bisa menyimak fitur lengkapnya di sini.

Cara Kerja Purchase Order Management System

POMS bekerja mulai dari saat pesanan diajukan hingga diterima. Berikut adalah langkah-langkah cara kerja Purchase Order Management System:

1. Permintaan Pembelian: Kamu mengajukan permintaan melalui POMS dengan spesifikasi barang, jumlah, dan harga. Sistem otomatis mencatat semua data ini.

2. Persetujuan Pembelian: Permintaan diajukan untuk persetujuan. Atasan atau manajer bisa menyetujui atau mengedit permintaan sesuai kebutuhan.
3. Pembuatan PO: Setelah disetujui, sistem secara otomatis membuat Purchase Order (PO) dan mengirimkannya ke vendor atau supplier terkait.

4. Konfirmasi Vendor atau Supplier: Vendor atau supplier menerima dan meninjau PO, lalu mengonfirmasi atau memberikan respons melalui sistem.

5. Pelacakan dan Pembaruan Status: Setiap status pesanan, dari pengiriman hingga penerimaan barang, diperbarui dalam sistem, memudahkan pelacakan untuk inventaris.

6. Penyelesaian Pesanan: Setelah barang diterima dan diperiksa, sistem memperbarui inventaris dan menyimpan riwayat transaksi untuk referensi.

Baca Juga: Rekomendasi Software Purchase Order Digital untuk Pebisnis

Manfaat Menggunakan Purchase Order Management System

Berikut beberapa manfaat yang akan  kamu dapatkan jika menggunakan POMS:

1. Efisiensi operasional

Dengan POMS, proses pesanan jadi lebih cepat dan otomatis. Misalnya, jika sebelumnya tim perlu beberapa jam untuk memverifikasi dan mengirim pesanan secara manual, dengan sistem ini, semua langkah itu bisa selesai dalam hitungan menit.

2. Biaya terkontrol lebih baik

Dengan POMS, pengeluaran bisa dipantau secara real-time, sehingga jika suatu barang harganya lebih tinggi dari alokasi biaya, sistem bisa memberi peringatan. Ini membantu bisnis menghindari pemborosan. 

Contoh sederhana, jika ada pesanan tidak terduga atau pembelian berlebih, sistem akan menunjukkan itu, dan tim keuangan bisa segera mengambil tindakan.

Baca Juga: Kelemahan Buat Purchase Order (PO) di Spreadsheet, Pakai Cara Otomatis!

3. Pengurangan kesalahan manual

Pencatatan pesanan manual rentan terhadap kesalahan seperti keliru mencatat jumlah atau lupa mengirimkan PO. POMS mengurangi risiko ini dengan otomatisasi. Misalnya, tidak ada lagi kesalahan menghitung stok karena semua data langsung tersinkronisasi dan ter-update secara otomatis.

4. Kolaborasi tim menjadi lebih lancar

Informasi pesanan yang ada dalam satu sistem memungkinkan tim logistik, keuangan, dan pembelian untuk mengakses data yang sama secara bersamaan. Ini mempermudah koordinasi. Misalnya, tim keuangan bisa melihat status pembayaran pesanan, sementara tim logistik tahu kapan barang akan sampai.

5. Hubungan dengan vendor atau supplier menjadi lebih baik

POMS meningkatkan kecepatan dan transparansi dalam pemesanan. Vendor atau supplier bisa langsung mengetahui status pesanan dan pengiriman, mempercepat komunikasi dan membangun hubungan jangka panjang yang lebih solid.

Sebagai contoh, vendor atau supplier yang mendapat konfirmasi pesanan dengan cepat dari sistem lebih cenderung merasa dihargai dan lebih loyal.

Baca Juga: Contoh Purchase Order: Yuk, Praktikkan di Bisnismu!

Demikian penjelasan mengenai Purchase Order Management System, mulai dari pengertian, cara kerja, hingga manfaatnya untuk bisnis. Pada kesimpulannya, di era digital, sistem ini bisa menjadi langkah tepat untuk menjaga bisnis tetap kompetitif karena pengelolaan pesanan lebih efisien.

Namun, pertanyaannya adalah, bagaimana jika kamu bisa memaksimalkan seluruh proses supply chain, mulai dari pengadaan barang hingga ke pembayarannya, dalam satu sistem yang terintegrasi?

Terlebih, menggunakan solusi digital seperti Procure-to-Pay dan Order-to-Cash bisa memberikan keuntungan lebih besar dalam manajemen alur kerja dan pembayaran karena proses bisnis bisa menjadi lebih efisien, menghemat waktu, dan mengurangi biaya.

Salah satu contoh penerapan solusi ini adalah melalui enterprise solution Paper.id, yang mengintegrasikan seluruh proses pengadaan, pemesanan, pembayaran, hingga pemantauan status invoice dalam satu platform.

Dengan fitur seperti terintegrasi pembayaran via kartu kredit, kamu bisa mengurangi risiko keterlambatan pembayaran, memperkuat koordinasi antar tim, serta mengoptimalkan hubungan dengan vendor atau supplier.

Menarik sekali, bukan? Yuk, temukan informasi lebih lanjut mengenai enterprise solution ini dengan cara klik tombol di bawah ini!