Apa Itu Purchase Order (PO)?: Manfaat, Proses Pembuatan, & Contohnya

Dalam dunia bisnis, baik itu online maupun offline, pasti kamu sering mendengar istilah Purchase Order atau yang biasa disingkat menjadi PO.

Purchase order merupakan sebuah dokumen pemesanan barang yang dibuat oleh pembeli dan ditujukan kepada pihak penjual. 

PO sendiri dibuat untuk memperjelas pesanan barang yang dibeli dari pihak pembeli, sehingga nantinya terhindar dari kesalahan pesanan saat barang tiba di tempat tujuan. 

Apa itu Purchase Order (PO)?

Purchase Order (PO) adalah dokumen yang dibuat oleh pembeli untuk menunjukkan barang yang ingin dibeli dari pihak penjual. Mudahnya, PO sendiri digunakan sebagai kontrak antara pembeli dan penjual mengenai barang yang akan dibeli nantinya. 

Pada dokumen ini biasanya memuat beberapa informasi tentang detail pesanan seperti jenis, kuantitas, harga, hingga nomor dokumen atau tanggal. Semakin spesifik barang yang dipesan, maka semakin banyak juga rincian yang ada di dalam dokumen tersebut.

Jika kamu ingin membuat purchase order dengan cepat dan praktis, Paper.id solusinya. Platform invoicing dan pembayaran antar bisnis ini memungkinkan kamu membuat dan mengelola PO secara digital.

Menariknya, PO yang kamu buat bisa dengan mudah juga dikonversi menjadi invoice oleh supplier. Cukup beberapa klik, semua data yang ada di dalam PO akan terinput secara otomatis ke dalam invoice sehingga mempercepat proses transaksi.

Yuk, cari tahu informasinya lebih lanjut dengan klik tombol di bawah!

Baca juga: Rekomendasi Software Purchase Order Digital untuk Pebisnis

Fungsi Purchase Order

Purchase order memiliki peran penting bagi kedua belah pihak dalam transaksi bisnis, baik penjual maupun pembeli. Bagi penjual, dokumen ini menjadi bukti resmi bahwa mereka telah menerima pesanan dari pembeli, sehingga dapat menghindari kesalahpahaman terkait jumlah atau spesifikasi barang yang dipesan.

Sementara itu, bagi pembeli, PO berfungsi sebagai dokumen yang menegaskan bahwa mereka telah memesan barang atau jasa sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Selain itu, dokumen ini membantu memastikan pesanan dikirim tepat waktu dan dalam kondisi yang sesuai.

Selain sebagai bukti pemesanan, purchase order juga mempermudah pelacakan status pesanan, mulai dari persiapan hingga pengiriman. Dengan adanya PO, risiko kesalahan dalam jumlah pesanan atau detail transaksi dapat dikurangi, terutama jika sebelumnya ada proses negosiasi antara kedua belah pihak.

Tanpa PO, kesalahan dalam pencatatan pesanan bisa terjadi, yang berpotensi menimbulkan biaya tambahan dan keterlambatan dalam operasional bisnis.

Perbedaan Purchase Order dan Invoice

Perbedaan antara Purchase order dan invoice terletak pada waktu pembuatannya. PO diterbitkan pada awal proses ketika pembeli mulai memesan barang yang dibutuhkan, sedangkan invoice diterbitkan pada akhir proses oleh penjual dengan menggunakan informasi yang ada pada PO itu sendiri. 

Misalnya, sebuah perusahaan membutuhkan 500 unit bahan baku untuk produksi. PO dibuat oleh pembeli untuk memesan bahan baku tersebut dari supplier dengan mencantumkan detail seperti jumlah barang, harga, dan jadwal pengiriman.

Setelah barang diterima sesuai pesanan, supplier akan mengirim invoice sebagai dokumen penagihan resmi dengan rincian yang sama sesuai PO, seperti jumlah barang, harga, hingga syarat dan metode pembayaran yang disepakati.

Baca juga: Kelemahan Buat Purchase Order (PO) di Spreadsheet, Pakai Cara Otomatis!

Manfaat Purchase Order

Berikut adalah beberapa manfaat PO, antara lain:

1. Sebagai bukti transaksi

PO menjadi dokumen resmi yang mencatat permintaan pembelian barang atau jasa dari supplier. Nantinya, dokumen ini bisa digunakan sebagai referensi jika terjadi perbedaan pendapat atau perselisihan terkait pesanan.

2. Memastikan kejelasan pesanan

Dengan adanya PO, pembeli bisa memastikan detail pesanan seperti jumlah barang, spesifikasi, harga, dan tanggal pengiriman yang tercatat secara jelas untuk membantu menghindari miskomunikasi dengan supplier.

3. Memudahkan proses audit

PO memberikan catatan yang rapi dan terstruktur, yang sangat berguna untuk keperluan audit internal atau eksternal. Pasalnya, dokumen ini bisa menunjukkan transparansi dalam proses procurement.

4. Meningkatkan hubungan profesional dengan supplier

Dengan menyediakan PO, pembeli menunjukkan profesionalisme dalam bertransaksi, yang dapat meningkatkan kepercayaan dan kerja sama jangka panjang dengan supplier.

Format Penulisan Purchase Order

Saat menyusun PO, ada beberapa komponen penting yang harus dicantumkan agar transaksi pembelian dapat dikontrol dan dilacak dengan lebih mudah. Berikut adalah komponen utama yang perlu ada dalam format purchase order:

1. Nama pemesan

PO harus mencantumkan nama pemesan atau pembeli untuk memastikan bahwa barang atau jasa yang dipesan sampai ke pihak yang tepat.

3. Nomor pesanan

Setiap PO biasanya memiliki nomor unik yang berfungsi sebagai referensi bagi penjual dan pembeli dalam memverifikasi informasi pengiriman serta faktur. Nomor ini biasanya terdiri dari kombinasi angka yang mencerminkan tanggal pemesanan, nomor urut, atau kode perusahaan.

4. Detail pesanan

Bagian ini mencakup informasi penting seperti alamat tujuan pengiriman, metode pengiriman yang digunakan, serta estimasi waktu pengiriman yang telah disepakati.

5. Jumlah pesanan

Dokumen PO harus mencantumkan jumlah barang atau jasa yang dipesan dengan jelas, termasuk nomor katalog atau kode produk jika diperlukan untuk menghindari kesalahan dalam pengiriman.

Format purchase order dapat bervariasi tergantung pada kebijakan masing-masing perusahaan. Namun, secara umum, dokumen ini harus mencakup informasi-informasi utama di atas agar transaksi berjalan lancar dan terhindar dari kesalahan.

Alur atau Proses Pembuatan Purchase Order

1. Purchase order biasanya diajukan setelah adanya permintaan pengadaan oleh pihak gudang ke bagian pembelian dengan mengisi form permintaan barang.
2. Permintaan disampaikan kepada manajer terkait untuk dicek dan disetujui.
3. Setelah disetujui, maka dilakukan proses pembuatan PO oleh bagian pembelian yang ditujukan kepada supplier barang terkait.
4. Setelah PO diproses oleh supplier, terjadilah penerimaan barang sesuai dengan pesanan yang diajukan di dalam PO. Tahap penerimaan barang ini berupa penerbitan surat tanda terima barang kepada pemesan oleh supplier.
5. Setelah barang diterima, bagian pembelian menerima invoice yang diterbitkan oleh supplier berisi perincian pembelian barang beserta rincian harga yang telah disepakati.
6. Tahap pembayaran utang usaha oleh pembeli kepada supplier sesuai dengan invoice yang diterima sebelumnya.

Mengapa Perlu Menggunakan Purchase Order?

Masih banyak perusahaan yang tidak ingin menggunakan PO karena mereka menganggap bahwa proses pembuatan dokumen ini merepotkan serta memperlambat transaksi. Selain itu, hubungan yang sudah akrab dengan supplier sering dianggap cukup sehingga PO dirasa tidak perlu.

Melakukan pemesanan dalam jumlah kecil mungkin masih biasa dan wajar. Namun, ketika kamu mempunyai bisnis yang besar serta sudah berkembang, tentu hal ini menjadi lebih kompleks dan spesifik. 

Bayangkan, ketika kamu menerima pesanan dan ternyata itu tidak sesuai dengan harapan, sementara kamu tidak ada dokumen yang dapat digunakan sebagai rujukan atau referensi.

Tentu saja, hal tersebut akan menimbulkan kesalahpahaman. Akibatnya, hubungan profesional kamu dengan supplier menjadi renggang, bahkan konflik bisa sulit diselesaikan.

Sebaliknya, dengan menggunakan PO, segalanya tercatat secara profesional. Semua pihak dapat merujuk pada dokumen ini untuk meminimalkan kesalahpahaman, sehingga proses kerja sama tetap lancar dan profesional.

Contoh Purchase Order

Baca juga: Contoh Purchase Order: Yuk, Praktikkan di Bisnismu!

Nah, demikian penjelasan mengenai purchase order, mulai dari pengertian, perbedaannya dengan invoice, manfaat, hingga contohnya. Dengan memahami pentingnya PO dalam transaksi bisnis, kamu dapat menjaga proses procurement tetap terstruktur, transparan, dan terhindar dari risiko kesalahpahaman.

Yuk, gunakan Paper.id secara gratis sekarang! Selain kemudahan dalam mengelola dokumen PO, kamu juga bisa buat dengan praktis dokumen bisnis penting lainnya, seperti invoice, surat jalan, hingga kwitansi, dengan cara klik tombol di bawah!